Egal, wie Sie das Screening-Verfahren in Ihrem Unternehmen nennen: «Hintergrundprüfung», «Background Check», «Lebenslauf-Check», «Integrity Check», «Sicherheits-, Compliance- oder Reputations-Check», für einen Arbeitgeber geht es letztlich darum, sicherzustellen, dass die Aussagen eines Bewerbers im Rahmen seiner Einstellung den Tatsachen entsprechen. Wichtig ist jedoch immer, dass der Fokus stets auf dem Erlebnis des Kandidaten bleibt.

Bei diesem Prozess geht es in der Regel darum, einige einfache Ziele zu erfüllen:

Es ist daher leicht zu verstehen, warum diese Art von Überprüfung für einen Arbeitgeber von strategischer Bedeutung sein kann, da die Mitarbeiter das Fundament für das Funktionieren einer jeden Organisation darstellen. Fehl-Einstellungen können schnell teuer werden und kosten ein Unternehmen zwischen einem halben Jahressalär bis zu vier Jahressalär, je nach Position.

Leider kann der Screening-Prozess, wenn er nicht standardisiert und transparent in einer Organisation implementiert ist, sowohl für die Bewerber als auch für den potenziellen Arbeitgeber zu einer negativen und zeitraubenden Erfahrung werden.

Ziel dieses Artikels ist es, dem Leser einige wichtige Hinweise zu geben, um im Rahmen des Background-Checks ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen, welches eine gesunde Grundlage für einen ruhigen und vertrauensvollen Start des Arbeitsverhältnisses darstellt.

1.         Den Bedarf im Voraus definieren

Beim Screening handelt es sich um einen Prozess, der, um relevant zu sein und eine Ungleichbehandlung zu vermeiden, auf systematische und standardisierte Weise für die Kandidaten und Mitarbeiter durchgeführt werden muss. Als Arbeitgeber bestimmen Sie die Risikokategorien anhand verschiedener Kriterien, die mit der Stelle zusammenhängen, z. B. Zugang zu sensiblen Daten oder Infrastrukturen, Umgang mit gefährdeten Personen oder Medienpräsenz.

Définir les besoins en amont

Der Prüfungsumfang sollte sich nach der Risikoklasse richten, die der jeweiligen Stelle zugeordnet ist. Dies wird auch dazu beitragen, Ihre Organisation vor möglichen Diskriminierungsvorwürfen zu schützen.

2.         Transparent sein

Im Idealfall erwähnen Sie als Arbeitgeber bereits bei der Stellenausschreibung, dass der Bewerber im Rahmen des Einstellungsverfahrens einem Screening unterzogen werden muss. Erstens wird dadurch die Bereitschaft des Bewerbers sichergestellt, sich dem Verfahren zu unterziehen, und er wird das Screening als einen Schritt erleben, der ihn der angestrebten Stelle näherbringt.

Zweitens wird durch die Transparenz, die bereits bei der Veröffentlichung des Inserats herrscht, vermieden, dass sich Personen bewerben, die nicht bereit sind, die notwendigen Bemühungen für die Stelle zu unternehmen und/oder wissen, dass das Ergebnis der Überprüfung sie in einem ungünstigen Licht erscheinen lassen wird, so dass keine Zeit und Energie verschwendet wird.

Sobald der Screening-Prozess läuft, sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, dem Bewerber den Prozess mündlich zu erläutern, um eventuelle Fragen zu beantworten und ihn regelmässig über den Fortgang seines Dossiers auf dem Laufenden zu halten. Wir empfehlen Ihnen daher, sich an einen vertrauenswürdigen Partner zu wenden, welcher in der Lage ist, Ihren Mitarbeitern zuzuhören und auf ihre Wünsche und Bedenken einzugehen.

„Die Rekrutierung ist ein Prozess während der beide Parteien versuchen herauszufinden, ob sie miteinander arbeiten möchten. Transparenz hilft beiden Parteien dabei, die richtige Entscheidung zu treffen.“

– Michael Platen, Founder & CEO

Michael Platen

3.         Diskutieren der Ergebnisse

Wenn der Background Check durchgeführt und ein Abschlussbericht erstellt wurde, wird empfohlen, diesen mit der betreffenden Person zu besprechen, insbesondere wenn es sich um Elemente handelt, die Sie als Risikoträger identifiziert haben.

Ein Bericht, egal wie umfassend er ist, kann nämlich nur einen begrenzten Einblick in das Leben oder einen Teil des Lebens einer Person geben. Die einzige Möglichkeit, ein vollständiges Bild zu erhalten, besteht darin, den Bewerber zu Wort kommen zu lassen und sich offen über ein Ergebnis, das möglicherweise ein Risiko anzeigt, auszutauschen.

Letztendlich raten wir Ihnen, dass Sie sich an einen konsistenten Entscheidungs-Prozess halten, um das Vertrauen in Ihre Unternehmung als verantwortungsvollen Arbeitgeber zu schaffen.

4.         Lassen Sie sich von einem einzigen Ansprechpartner beraten

Je nach Empfindung einer einzelnen Person können Hintergrundüberprüfungen als aufdringlich empfunden werden. Dieses Gefühl verstärkt sich, wenn der/die Bewerber/-in in jeder Phase seines/ihres Dossiers mit neuen Ansprechpartnern konfrontiert wird. In der Tat ist der Aufbau von Vertrauen zwischen der Person, die die Überprüfung durchführt (Screener) und den Bewerber/-innen ein langwieriger Prozess, der ein hohes Mass an Zuhören und Empathie erfordert.

Lassen Sie sich von einem einzigen Ansprechpartner beraten

Diese Vertrauensbasis wird fast unmöglich, wenn in jeder Phase des Prozesses eine neue Ansprechperson hinzukommt; die  Bewerber/-innen wissen nicht mehr, an wen sie sich innerhalb der Struktur, welche die Überprüfungen durchführt, wenden sollen. Abgesehen von dem Vertrauensverlust, der durch die Anwesenheit zahlreicher Ansprechpartner/-innen entsteht, könnte auch die Qualität der Überprüfungen in Bezug auf die Kohärenz der Dossiers und Informationen beeinträchtigt werden, wenn unterschiedliche Personen jeden Schritt der Überprüfung separat behandeln.

5.         Digitalisieren des Prozesses

Digitalize the process

Es kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber mühsam und kostspielig sein, die richtigen Prüfungen und Dokumente zu beschaffen und zu bezahlen, um ein Dossier lückenlos zu vervollständigen. Es ist daher äusserst sinnvoll, den Prozess über eine digitale und anerkannte Anwendung zu digitalisieren. Auf diese Weise lassen sich auch optimale Verfahren für die Einwilligung, die Transparenz und die Verwaltung personenbezogener Daten, einschliesslich der Löschung, realisieren.

Dies wird die Erfahrung der Mitarbeiter erheblich verbessern. Zusammenfassend ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen bei der Einführung einer Hintergrundüberprüfung für Ihre Mitarbeiter konsequent, transparent und respektvoll vorgeht, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Bewerber den Überprüfungsprozess verstehen und akzeptieren. Die oben genannten Punkte werden dazu beitragen, dass Ihr Kandidat im Mittelpunkt des Überprüfungsprozesses steht, eine positive Erfahrung macht und somit den Ruf Ihres Unternehmens und Ihre Marke als Arbeitgeber stärkt.

Datum Erstveröffentlichung : 24.01.2022

Autor: Marc Tinguely