Quel que soit le nom que vous ayez décidé de donner au processus de « screening » au sein de votre entreprise : « background check », CV check, « integrity check », vérification des antécédents, contrôle de sécurité, de conformité ou encore de réputation ; il s’agit en définitive pour un employeur de s’assurer que les déclarations d’un-e candidat-e dans le cadre de son recrutement sont bien conformes à la réalité. Néanmoins, en tant qu’employeur, vous devriez toujours vous concentrer sur l’expérience du candidat durant ce processus.

Celui-ci vise généralement à remplir quelques objectifs simples :

Il est donc facile de comprendre pourquoi ce type de vérification peut être d’importance stratégique pour un employeur. Les employés sont à la base du succès de toute organisation et les erreurs de recrutements coutent selon certaines estimations entre un demi et quatre salaires annuels. Malheureusement, quand il n’est pas implémenté de manière standardisée et transparente au sein d’une organisation, le processus de screening peut se révéler être une expérience négative et fastidieuse, aussi bien pour les candidats-es que pour l’employeur potentiel.

Le but de cet article est de donner au lecteur quelques clés afin de créer un environnement de confiance dans le cadre du background check, qui sera une base saine afin de débuter la relation de travail de manière sereine et confiante.

1.     Définir les besoins en amont

Le screening est un processus qui, afin d’être pertinent et pour éviter des différences de traitement doit être appliqué aux employés-es de manière systématique et standardisée. Ainsi, en tant qu’employeur, il est recommandé de définir des classes de risques, basées sur divers critères liés au poste tels que l’accès à des données ou des infrastructures sensibles, l’interaction avec des personnes vulnérables, le pouvoir de décision ou encore l’exposition médiatique.

Définir les besoins en amont

Il conviendra d’appliquer un screening plus ou moins extensif selon la classe de risque attribuée à chaque poste. Ce point permettra également de protéger votre organisation contre d’éventuelles accusations de discrimination.

2.     Faire preuve de transparence

Dans un scénario idéal, vous, l’employeur, mentionnerez la nécessité pour l’employé-e d’effectuer un screening dans le cadre du processus de recrutement dès la publication de l’offre d’emploi. Cela permettra premièrement d’assurer la collaboration du/de la candidat-e qui sera ainsi préparé-e psychologiquement à se soumettre à l’exercice et vivra le déclenchement du screening comme une étape le rapprochant du poste qu’il/elle convoite. Deuxièmement, être transparent dès la publication de l’offre permettra d’éviter de recevoir des candidatures de personnes qui ne sont pas prêtes à investir les efforts nécessaires pour le poste et/ou savent que le résultat de la vérification ne les montrera pas sous un jour favorable et ainsi d’éviter une perte de temps et d’énergie.

Une fois le processus de vérification lancé, prenez également le temps d’expliquer oralement le déroulement de la procédure afin de répondre aux éventuelles questions du/de la candidat-e et d’assurer un suivi régulier afin de l’informer de l’avancée de son dossier. Si vous n’avez pas les ressources et/ou l’expertise à l’interne, vous pourriez faire appel à un partenaire de confiance, qui saura rester à l’écoute de vos employés afin de répondre à leurs demandes et éventuelles inquiétudes.

« Le recrutement est un processus pendant lequel candidat-e et employeur cherchent à savoir si ils désirent travailler ensemble. Faire preuve de transparence aide chacun des partis à prendre la bonne décision »

– Michael Platen, Fondateur & CEO

Michael Platen

3.     Discuter des résultats

Une fois le « background check » effectué et un rapport final établi, il est préconisé de discuter de celui-ci avec le/la candidat-e en question, notamment quand il s’agit d’éléments que vous avez identifiés comme vecteurs de risque. En effet, un rapport, aussi complet soit-il, ne peut donner qu’une vision limitée de la vie ou d’une partie de la vie d’une personne. Le seul moyen d’obtenir une vision complète est de donner la parole au/à la candidat-e et d’échanger de manière ouverte d’un résultat potentiellement indicateur de risque, ainsi que les solutions. Enfin, quels que soient les résultats, veillez à appliquer une procédure de décision cohérente afin d’inspirer la confiance dans votre organisation en tant qu’employeur responsable.

4.     Faire appel à un interlocuteur unique

Faire appel à un interlocuteur unique

Les vérifications d’antécédents peuvent être vécues comme une procédure intrusive selon la sensibilité de chacun. Ce sentiment n’en sera que renforcé si le/la candidat-e doit faire face à de nouveaux interlocuteurs, à chaque étape de son dossier. En effet, construire la confiance entre la personne devant effectuer les vérifications (vérificateur) et les candidats-es est un processus long et demandant une grande capacité d’écoute et d’empathie.

Cette confiance devient quasiment impossible lorsqu’un nouvel interlocuteur intervient à chaque étape du processus : les employé-es ne savent plus à qui s’adresser au sein de la structure qui effectue les vérifications.

En plus de la perte de confiance engendrée par la présence de nombreux interlocuteurs, la qualité des vérifications pourrait être impactée en terme de cohérence des dossiers et des informations si des personnes différentes traitent chaque étape de vérification séparément.

5.     Digitaliser le processus

Il peut être fastidieux et couteux pour l’employé comme pour l’employeur de soumettre, d’obtenir et de payer les vérifications et documents corrects et nécessaires pour compléter un dossier sans lacunes. Il est donc fortement recommandé de digitaliser le processus via une application sécurisée. Ceci permettra également d’appliquer les meilleures pratiques au niveau du consentement des employés-es, de la transparence et de la gestion des données personnelles, y compris leur suppression. L’expérience de l’employé-e en sera grandement améliorée.

Pour conclure, si vous souhaitez mettre en place un contrôle des antécédents de vos employé-es, il est primordial pour votre organisme de faire preuve de cohérence, de transparence et de respect afin de sensibiliser les collaborateurs. Les quelques points décrits ci-dessus permettront aussi de garder votre candidat-e au centre du processus de screening, de lui assurer une expérience positive et permettront ainsi d’améliorer la réputation et la marque de votre société en tant qu’employeur.

Digitaliser le processus

Date de publication : 24.01.2022

Auteur : Marc Tinguely