Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.1. Aequivalent AG (nachfolgend «Aequivalent») stellt eine Online-Plattform für Background Screenings im Beschäftigungskontext (nachfolgend die «Plattform») zur Verfügung, um die von ihren Kunden (nachfolgend der «Kunde») im Rahmen der Einstellung und laufenden Überprüfung von Personen, die mit ihnen in einem Arbeits- oder Dienstleistungsverhältnis stehen (nachfolgend «Mitarbeiter»), eingerichteten Qualitätssicherungsprogramme (nachfolgend «Background Checks») zu verwalten und durchzuführen.

1.2. Die Plattform ermöglicht es dem Kunden, personenbezogene Daten von Mitarbeitern (nachfolgend «Personendaten») über die Dienstleistungen von Aequivalent (nachfolgend «Dienstleistungen») oder mittels Einzelprüfungen (nachfolgend «Einzelprüfungen») zu überprüfen.

1.3. Über eine sichere elektronische Benutzeroberfläche kann der Kunde die Plattform verwalten und einsehen und erhält Zugang zu standardisierten und individuell konfigurierbaren Prüfprogrammen, Einzelprüfungen, Fragebögen, Dokumenten und Prüfverfahren.

1.4. Der Kunde bestimmt die Benutzer der Plattform innerhalb seines Unternehmens  (nachfolgend die «Kundenbenutzer»), die einen personalisierten und sicheren Zugang erhalten.

2.1. Die Dienstleistungen bestehen in der Überprüfung und Bereitstellung eines detaillierten Mitarbeiterdossiers und eines zusammenfassenden Screening-Berichts (nachfolgend das «Mitarbeiterdossier») gemäss den vom Kunden definierten und ausgewählten Prüfprogrammen (nachfolgend das «Programm»).

2.2. Der Kunde ist verpflichtet, den Mitarbeiter über die Bearbeitung und Überprüfung der Personendaten über die Aequivalent Plattform und die Dienstleistungen zu informieren. Aequivalent führt die Dienstleistungen nicht durch, bevor der Mitarbeiter bestätigt hat, dass er vom Kunden über den von Aequivalent durchzuführenden Background Check informiert wurde. Diese Bestätigung wird über die Aequivalent Plattform mittels einer Einwilligungserklärung formalisiert, die der Mitarbeiter elektronisch oder handschriftlich unterzeichnen kann.

2.3. Mitarbeiter, die Gegenstand der Dienstleistungen sind, werden von Aequivalent kontaktiert und erhalten einen eigenen, eindeutigen, persönlichen und sicheren Zugang zur Aequivalent Plattform. Dieser Zugang ermöglicht es dem Mitarbeiter, das Programm einzusehen, die für die Überprüfung durch Aequivalent erforderlichen Personendaten zu vervollständigen und die Personendaten bis zu deren Löschung einzusehen (siehe Ziffer 4.3.).

2.4. Die Dauer der Erbringung der Dienstleistungen hängt von der Art des vom Kunden ausgewählten Programms und den zu überprüfenden Personendaten ab. Der Fortschritt der Dienstleistungen kann vom Kunden jederzeit und, sofern vom Kunden auf der Plattform aktiviert, auch vom Mitarbeiter eingesehen werden. Ein Abschlussbericht wird spätestens sechs Wochen nach der Anfrage des Kunden erstellt.

2.5. Auf Grundlage des von Aequivalent bereitgestellten Mitarbeiterdossiers und Prüfberichts kann der Kunde einen eigenen Bericht erstellen und ausstellen. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für dessen Inhalt und Verwendung.

2.6. Das Mitarbeiterdossier ist Eigentum des Kunden. Ausschliesslich der Kunde entscheidet, ob und in welchem Umfang er dem Mitarbeiter Zugang zum Mitarbeiterdossier gewährt. Der Kunde erteilt Aequivalent die entsprechenden Anweisungen über seine elektronische Benutzeroberfläche. Aequivalent kann nicht für die Weigerung des Kunden, dem Mitarbeiter Zugang zu gewähren, haftbar gemacht werden, und der Kunde entschädigt Aequivalent für allfällige Schäden, die aus einer rechtswidrigen Verweigerung entstehen.

2.7. Die Dienstleistungen umfassen einen Kundensupport, der Kundenbenutzern und Mitarbeitern während der üblichen Geschäftszeiten in der Schweiz zur Verfügung steht.

3.1. Bei Einzelprüfungen beschränkt sich die Leistung auf das Ergebnis einer Datenbankprüfung oder die Bereitstellung eines relevanten Quelldokuments. Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, umfassen Einzelprüfungen nicht die in Ziffer 2 beschriebenen Dienstleistungen, und die Betreuung der Mitarbeiter erfolgt direkt durch den Kunden: Aequivalent verifiziert oder interpretiert das Ergebnis nicht und fasst es nicht in einem Screening-Bericht zusammen.

3.2. Mitarbeiter, die Gegenstand einer Einzelprüfung sind, erhalten einen eigenen, eindeutigen, persönlichen und sicheren Zugang zur Aequivalent Plattform. Dieser Zugang ermöglicht es dem Mitarbeiter, die Personendaten zu vervollständigen und die Personendaten bis zu deren Löschung einzusehen (siehe Ziffer 4.3).

3.3. Abhängig von den vom Kunden ausgewählten Einzelprüfungen können Drittanbieter und/oder deren Dienstleistungen eingesetzt werden und zusätzlichen Geschäftsbedingungen unterliegen. Diese zusätzlichen Geschäftsbedingungen müssen vom Kunden bei jeder Bestellung separat bestätigt werden.

4.1. Die Personendaten werden in der Schweiz gespeichert und durch technische und organisatorische Massnahmen gemäss den Anforderungen der ISO/IEC-27001-Standards sowie dem Schweizer Datenschutzrecht geschützt, bis sie gelöscht werden (siehe Ziffer 4.3).

4.2. Aequivalent darf die Personendaten und das Mitarbeiterdossier für keinen anderen Zweck als die für den Kunden erbrachten Dienstleistungen und/oder Einzelprüfungen verwenden.

4.3. Aequivalent löscht sämtliche Personendaten und Mitarbeiterdossiers 90 Tage nach Bereitstellung des abschliessenden Prüfberichts, sofern der Kunde keine frühere Löschung verlangt. In diesem Fall kommt Aequivalent dem Antrag zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach.

4.4. Aequivalent ist berechtigt, bestimmte Daten (Geschlecht, Nationalität, Wohnsitzland, Geburtsjahr und Arbeitsland), die unwiderruflich anonymisiert wurden und keiner identifizierbaren Person mehr zugeordnet werden können, für statistische Zwecke zu verwenden.

4.5. Der Kunde und Aequivalent sind verpflichtet, sämtliche anwendbaren Gesetze und Bestimmungen im Bereich des Datenschutzes und des Arbeitsrechts einzuhalten. In der Schweiz gelten insbesondere das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und die dazugehörige Verordnung sowie die anwendbaren Bestimmungen des Arbeitsrechts. Soweit anwendbar, ist zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) zu beachten.

4.6. Die Kundenbenutzer erhalten einen eindeutigen und sicheren persönlichen Zugang, ein persönliches Passwort und einen Authentifizierungscode für jede Sitzung. Der Kunde ist für die Einhaltung der üblichen Sicherheitsmassnahmen durch die Kundenbenutzer sowie für die Aktualisierung der Liste dieser Kundenbenutzer verantwortlich. Aequivalent behält sich das Recht vor, die Zugangsdaten zu ändern, wenn Zweifel an der Sicherheit dieser Zugänge bestehen.

4.7. Der Kunde kann die Zugänge seiner Kundenbenutzer über eine mit seinem Active Directory verbundene Single-Sign-On-Verbindung (SSO) verwalten. Hierfür muss diese Funktionalität von Aequivalent auf der Plattform aktiviert werden.

4.8. Die vorgenannten Massnahmen entbinden weder den Kunden noch Aequivalent von der Verpflichtung, sicherzustellen, dass unbefugte keinen Zugriff auf die Personendaten und Mitarbeiterdossiers erhalten und zusätzliche angemessene Sicherheitsmassnahmen getroffen werden.

4.9. Der Kunde haftet gegenüber Aequivalent für sämtliche Schäden, die aus der Nichteinhaltung der vorgenannten Verpflichtungen entstehen, insbesondere aufgrund von Indiskretionen oder einer missbräuchlichen Verwendung der offengelegten Personendaten.

4.10. Soweit die Dienstleistungen die Überprüfung von Daten im Ausland erfordern, beispielsweise hinsichtlich der Berufserfahrung, Qualifikationen oder amtlichen Dokumente eines Mitarbeiters, ist Aequivalent berechtigt, die für diesen Zweck unbedingt erforderlichen Personendaten an die jeweils zuständige Quelle im Ausland zu übermitteln, ausschliesslich zur Durchführung dieser Überprüfung und unter Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts.

4.11. Aequivalent investiert aktiv in die Einhaltung der anwendbaren Datenschutz- und Informationssicherheitsgesetze und -standards. Dazu gehören insbesondere die Aufrechterhaltung ihrer ISO-27001-Zertifizierung sowie die Bereitstellung relevanter Dokumentation für Kunden, beispielsweise des gültigen ISO-27001-Zertifikats, der Informationssicherheitsrichtlinie und der Vereinbarung zur Auftragsdatenbearbeitung. Aufgrund der Vielzahl seiner Kunden kann Aequivalent keine zusätzlichen Sicherheitsfragebögen, kundenspezifischen Compliance-Prüfungen oder Dokumentationsanfragen bearbeiten und keine individuellen Geschäftsbedingungen oder sonstigen kundenspezifischen vertraglichen Bestimmungen für einzelne Kunden verhandeln. Zusätzliche Anfragen bedürfen einer separaten Vereinbarung und können mit zusätzlichen Gebühren verbunden sein.

4.12. Bei weiteren Fragen zum Datenschutz können der Kunde und der Mitarbeiter die Datenschutz-FAQ von Aequivalent konsultieren oder den Datenschutzbeauftragten von Aequivalent unter dpo@aequivalent.ch kontaktieren.

5.1. Die Eröffnung eines Kontos für den Kunden und die Nutzung der Plattform in ihrer standardisierten Konfiguration sind für maximal drei Kundenbenutzer kostenlos. Um eine Plattform mit erweiterten Funktionen zu nutzen, kann der Kunde eine seinen Bedürfnissen entsprechende Konfiguration auswählen und die anwendbare jährliche Gebühr berechnen.

5.2. Konten und Abonnements verlängern sich automatisch, sofern sie nicht vom Kunden oder von Aequivalent mindestens 30 Tage vor Ablauf schriftlich gekündigt werden.

5.3. Zur Nutzung der Plattform muss der Kunde über ein Konto mit ausreichendem Benutzerguthaben verfügen. Der Kunde kann jederzeit (zusätzliches) Guthaben erwerben, auch für jedes einzelne Mitarbeiterdossier. Der Kunde kann zudem erweiterte Rechnungsoptionen wählen, die eine nachträgliche Rechnungsstellung oder die Abrechnung in mehreren Währungen ermöglichen.

5.4. Die Gebühren für die Dienstleistungen richten sich nach den Preisen der vom Kunden ausgewählten Programme und/oder Einzelprüfungen und werden bei Auftragserteilung über die Plattform automatisch vom Konto des Kunden abgebucht.

5.5. Lehnt ein Mitarbeiter die Durchführung der Dienstleistungen nicht zu, bevor er Zugang zur Plattform erhalten hat, wird der Kunde informiert, und die Gebühren für die Dienstleistungen werden seinem Konto gutgeschrieben, sobald der Kunde die Stornierung des Auftrags bestätigt. Gebühren für Einzelprüfungen können nicht zurückerstattet werden, sobald die Bestellung über die Plattform genehmigt wurde.

5.6. Die Programmpreise beinhalten die Kosten für offizielle Dokumente und Verifizierungsquellen in der Schweiz und der Europäischen Union, die gemäss den Standard-Verifizierungsverfahren von Aequivalent erforderlich sind. Kosten für zusätzliche, vom Kunden gewünschte Dokumente oder Verifizierungen sowie für Dokumente oder Verifizierungsquellen ausserhalb der Schweiz und der Europäischen Union werden dem Kundenkonto separat belastet. Kosten von mehr als CHF 150.– exkl. MwSt. bedürfen der vorherigen Zustimmung des Kunden. Verfügt der Kunde über ein unzureichendes Guthaben, werden diese Kosten nachträglich in Rechnung gestellt.

5.7. Nicht standardisierte Dienstleistungen (nachfolgend «Zusatzdienstleistungen»), insbesondere die Bearbeitung kundenspezifischer Compliance-Anfragen, die Entwicklung kundenspezifischer Programme und Prüfverfahren, die Entwicklung von IT-Systemen und Supportleistungen für die Integration von IT-Systemen über die Aequivalent API, Anfragen nach zusätzlichen amtlichen Dokumenten oder zusätzlichen Überprüfungen, kundenspezifische statistische Berichte sowie Beratungs- und Schulungsleistungen, werden auf Wunsch des Kunden erbracht und unterliegen zusätzlichen Kosten gemäss einer separaten Vereinbarung mit dem Kunden.

5.8. Wurde das Konto des Kunden während zwölf aufeinanderfolgenden Monaten nicht genutzt, ist Aequivalent berechtigt eine Verwaltungsgebühr von CHF 480.- zu erheben oder das Konto zu deaktivieren. Ein zum Zeitpunkt der Kontoschliessung noch vorhandenes Guthaben verfällt zugunsten von Aequivalent, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

5.9. Rechnungen werden dem Hauptbenutzer des Kunden elektronisch im PDF-Format zugestellt.

5.10. Die Zahlungsfrist für Rechnungen beträgt 30 Tage. Bei Zahlungsverzug ist Aequivalent berechtigt, einen Verzugszins von 5 % sowie eine Entschädigung von CHF 20.- für jede Zahlungserinnerung zu erheben. Die vom Kunden geschuldeten Beträge dürfen weder mit Gegenforderungen verrechnet noch mit Ansprüchen auf andere Dienstleistungen aufgerechnet werden. Bei Zahlungsverzug ist Aequivalent berechtigt, die Dienstleistungen ohne vorherige Ankündigung auszusetzen, bis die vollständige Zahlung für die erbrachten Dienstleistungen eingegangen ist.

5.11. Aequivalent behält sich das Recht vor, ihre Preise entsprechend dem Schweizer Landesindex der Konsumentenpreise (LIK) oder aufgrund einer Erhöhung externer Kosten anzupassen, sofern eine Vorankündigungsfrist von drei Monaten eingehalten wird.

5.12. Sämtliche in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und im Kundenvertrag genannten Beträge verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

6.1. Die von Aequivalent bereitgestellten Informationen dienen lediglich als Unterstützung bei der Entscheidungsfindung des Kunden und ersetzen nicht dessen eigene Beurteilung. Die Interpretation der vom Kunden erhaltenen Informationen sowie die Entscheidungsfindung selbst liegen in der alleinigen Verantwortung des Kunden.

6.2. Aequivalent übernimmt die Verantwortung für direkte Schäden, die dem Kunden im Zusammenhang mit der Erfüllung dieses Vertrags entstehen, unter den nachstehend festgelegten Bedingungen und innerhalb der nachstehend festgelegten Grenzen. Die Haftung von Aequivalent ist gemäss Artikel 100 Absatz 1 des Schweizerischen Obligationenrechts bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit vertraglich unbeschränkt. Aequivalent verpflichtet sich, eine Berufshaftpflichtversicherung zu unterhalten, die diese Art von Risiken abdeckt. In allen anderen Fällen ist die Haftung von Aequivalent auf den Gesamtbetrag der erbrachten Dienstleistungen, exklusive Steuern, beschränkt. In jedem Fall muss der Kunde Aequivalent informieren, sobald er Kenntnis von einer Situation erhält, die ihm Schaden zufügen könnte. In einem solchen Fall gewährt der Kunde Aequivalent eine angemessene Frist zur Behebung der Situation, um einen dem Kunden möglicherweise entstehenden Schaden zu mindern oder zu vermeiden. Die Haftung von Aequivalent erstreckt sich nicht auf indirekte Schäden, insbesondere entgangenen Gewinn, Verlust eines Kunden oder einer Geschäftsmöglichkeit, Reputationsschäden, interne Verwaltungskosten oder sonstige Schäden, die aus dem ursprünglichen Ereignis resultieren.

7.1. Aequivalent verpflichtet sich, sämtliche Daten und Informationen, welche die Organisation und Geschäftstätigkeit des Kunden betreffen und Aequivalent zur Erfüllung des Vertrags mitgeteilt werden, vertraulich zu behandeln und geheim zu halten, sofern es sich nicht um öffentlich zugängliche Informationen handelt.

7.2. Die Kunden respektieren die Urheber- und Immaterialgüterrechte von Aequivalent und bearbeiten Personendaten gemäss dem Vertrag und der anwendbaren Gesetzgebung. Die Kunden verpflichten sich, Dritten keine internen, vertraulichen oder bilateralen Informationen (insbesondere Methoden, Preise und Prozesse), die aus der Zusammenarbeit mit Aequivalent oder aus anderen mit den Dienstleistungen zusammenhängenden Quellen stammen, ganz oder teilweise offenzulegen. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrags fort.

8.1. Die Nichteinhaltung der in diesem Dokument genannten Verpflichtungen kann dazu führen, dass Aequivalent die Erbringung der Dienstleistungen und Einzelprüfungen verweigert.

8.2. Von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen abweichende Vereinbarungen sind nur gültig, wenn sie schriftlich mit Aequivalent vereinbart wurden. Im Zweifelsfall gelten diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

8.3. Auf diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen und das Vertragsverhältnis zwischen Aequivalent und dem Kunden findet Schweizer Recht Anwendung. Ausschliesslicher Gerichtsstand für sämtliche aus diesem Vertrag entstehenden Rechtsstreitigkeiten ist der Sitz von Aequivalent.