Nos conditions générales

1.1. Aequivalent SA (ci-après «Aequivalent») met à disposition une plateforme en ligne de vérification d’antécédents (ci-après la «Plateforme») dans le cadre de l’emploi permettant de gérer et d’exécuter les programmes de vérification (ci-après les «Background Checks») mis en place par ses clients (ci-après le «Client») dans le cadre de leur recrutement et leur vérification continue des personnes liées à ceux-ci par un contrat de travail ou de services (ci-après l’«Employé» ou les «Employés»).

1.2. La Plateforme permet au Client de vérifier les données personnelles des Employés (ci-après les «Données personnelles») au moyen des services d’Aequivalent (ci-après les «Services») ou au moyen de vérifications individuelles (ci-après les « Vérifications individuelles »).

1.3. Par l’intermédiaire d’une interface électronique sécurisée, le Client peut gérer et consulter la Plateforme et accéder à des programmes de vérification standardisés et personnalisables, à des checks individuels, des questionnaires, des documents et des procédures de vérification.

1.4. Le Client désigne les utilisateurs de la Plateforme au sein de son organisation (ci-après les «Utilisateurs Client»), qui disposent d’un accès personnalisé et sécurisé.

2.1. Les Services consistent en la vérification et la remise d’un dossier détaillé de l’Employé ainsi que d’un rapport récapitulatif de vérification (ci-après le «Dossier de l’Employé»), conformément aux programmes définis et sélectionnés par le Client (le «Programme»).

2.2. Le Client est tenu d’informer l’Employé du traitement et de la vérification des Données personnelles par l’intermédiaire de la Plateforme et des Services d’Aequivalent. Aequivalent ne procède pas aux Services sans confirmation préalable de l’Employé attestant qu’il a été informé par le Client du Background Check qui sera effectué par Aequivalent. Cette confirmation est formalisée via la Plateforme Aequivalent au moyen d’une déclaration d’autorisation, que l’Employé peut signer électroniquement ou à la main.

2.3. Les Employés faisant l’objet des Services sont contactés par Aequivalent et reçoivent leur propre accès unique, personnel et sécurisé à la Plateforme Aequivalent. Cet accès permet à l’Employé de consulter le Programme, de compléter les Données personnelles nécessaires aux vérifications effectuées par Aequivalent et de consulter les Données personnelles jusqu’à leur suppression (voir clause 4.3).

2.4. Le délai d’execution des Services dépend du type de Programme sélectionné par le Client et des Données personnelles devant être vérifiées. L’avancement des Services peut être consulté à tout moment par le Client et, lorsque cette option est activée par le Client sur la Plateforme, par l’Employé. Un rapport final sera établi au plus tard six semaines après la passation de la commande par le Client.

2.5. Sur la base du Dossier de l’Employé et du rapport de vérification fournis par Aequivalent, le Client peut établir et émettre son propre rapport. Il assume l’entière responsabilité de son contenu et de son utilisation.

2.6. Le Dossier de l’Employé est la propriété du Client. Seul le Client décide, en fonction de ses intérêts, s’il accorde à l’Employé l’accès au Dossier de l’Employé. Le Client transmet les instructions correspondantes à Aequivalent par l’intermédiaire de son interface électronique. Aequivalent ne peut être tenue responsable du refus du Client d’accorder l’accès à l’Employé, et le Client indemnisera Aequivalent pour tout dommage éventuel résultant d’un refus illicite.

2.7. Les Services comprennent un service d’assistance disponible pour les Utilisateurs Client et les Employés pendant les heures ouvrables habituelles en Suisse.

3.1. Pour les Vérifications individuelles, la prestation est limitée au résultat obtenu au moyen d’une vérification dans une base de données ou à la remise d’un document provenant d’une source pertinente. Sauf convention expresse contraire, les Vérifications individuelles ne comprennent pas les Services décrits au paragraphe 2 et l’assistance aux Employés est gérée directement par le Client : Aequivalent ne vérifie ni n’interprète le résultat et ne l’intègre pas dans un rapport de screening.

3.2. Les Employés faisant l’objet d’une Vérification individuelle reçoivent leur propre accès unique, personnel et sécurisé à la Plateforme Aequivalent. Cet accès permet à l’Employé de compléter les Données personnelles et de les consulter jusqu’à leur suppression (voir clause 4.3).

3.3. Selon les Vérifications individuelles sélectionnées par le Client, les vérifications peuvent inclure le recours à des prestataires et/ou services tiers et être soumises à des conditions générales supplémentaires. Ces conditions générales supplémentaires doivent être acceptées séparément par le Client lors de chaque commande.

4.1. Les Données personnelles sont stockées en Suisse et protégées par des mesures techniques et organisationnelles conformément aux normes ISO/IEC 27001 et à la législation suisse en matière de protection des données, jusqu’à leur suppression (voir clause 4.3).

4.2. Aequivalent ne peut utiliser les Données personnelles et le Dossier de l’Employé à d’autres fins que les Services et/ou les Vérifications individuelles qu’elle fournit au Client.

4.3. Aequivalent supprime toutes les Données personnelles et tous les Dossiers des Employés 90 jours après la remise du rapport de vérification final, sauf si le Client demande une suppression anticipée, auquel cas Aequivalent donnera suite à cette demande dans les meilleurs délais possibles.

4.4. Aequivalent est autorisée à utiliser, à des fins statistiques, certaines données (sexe, nationalité, pays de résidence, année de naissance et pays de travail) ayant été irréversiblement anonymisées et ne pouvant plus être rattachées à une personne identifiable.

4.5. Le Client et Aequivalent sont tenus de respecter toutes les lois et dispositions applicables en matière de protection des données et de droit du travail. En Suisse, il s’agit notamment de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et de son ordonnance, ainsi que des dispositions applicables en matière de droit du travail et de protection des travailleurs. Dans la mesure où il est applicable, le Règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD) doit également être respecté.

4.6. Les Utilisateurs Client reçoivent un accès personnel unique et sécurisé, un mot de passe personnel et un code d’authentification pour chaque session. Le Client est responsable du respect des mesures de sécurité usuelles par les Utilisateurs Client ainsi que de la mise à jour de la liste de ces Utilisateurs. Aequivalent se réserve le droit de modifier les données d’accès en cas de doute concernant la sécurité de ces accès.

4.7. Le Client peut choisir de gérer l’accès de ses Utilisateurs en mettant en place une connexion Single Sign-On (SSO) liée à son Active Directory. À cette fin, cette fonctionnalité doit être activée sur la Plateforme par Aequivalent.

4.8. Les mesures susmentionnées ne libèrent ni le Client ni Aequivalent de leur obligation de veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse accéder aux Données personnelles et aux Dossiers des Employés, et de mettre en œuvre des mesures de sécurité supplémentaires et appropriées.

4.9. Le Client est responsable envers Aequivalent de tout préjudice résultant du non-respect des obligations susmentionnées, notamment en raison d’indiscrétions ou d’une utilisation abusive des Données personnelles divulguées.

4.10. Lorsque les Services nécessitent la vérification de données à l’étranger, telles que l’expérience professionnelle, les qualifications ou les documents officiels d’un Employé, Aequivalent est autorisée à transférer les Données personnelles strictement nécessaires à cette fin à la source concernée à l’étranger, uniquement afin d’effectuer cette vérification et dans le respect de la législation applicable en matière de protection des données.

4.11. Aequivalent investit activement dans le respect des lois et normes applicables en matière de protection des données et de sécurité de l’information, notamment en maintenant sa certification ISO 27001 et en mettant à la disposition des Clients la documentation pertinente, telle que son certificat ISO 27001 en cours de validité, sa Politique de sécurité de l’information et son Accord sur le traitement des données. Compte tenu du nombre de ses Clients, Aequivalent ne peut pas répondre à des questionnaires de sécurité supplémentaires, effectuer des évaluations de conformité ou établir des documents spécifiques, ni négocier des conditions générales individuelles ou d’autres dispositions contractuelles personnalisées pour certains Clients. Toute demande supplémentaire fait l’objet d’un accord séparé et peut donner lieu à des frais.

4.12. Pour toute question supplémentaire concernant la protection des données, le Client et l’Employé peuvent consulter la FAQ d’Aequivalent relative à la protection des données ou contacter le Délégué à la protection des données d’Aequivalent à l’adresse dpo@aequivalent.ch.

5.1. L’ouverture d’un compte pour le Client et l’utilisation de la Plateforme dans sa configuration standardisée sont gratuites pour un maximum de trois Utilisateurs Client. Afin de bénéficier d’une Plateforme dotée de fonctionnalités avancées, le Client peut choisir une configuration adaptée à ses besoins et calculer les frais annuels applicables.

5.2. Les comptes et abonnements sont automatiquement renouvelés sauf résiliation écrite par le Client ou Aequivalent au moins 30 jours avant la date d’échéance.

5.3. Afin d’utiliser la Plateforme, le Client doit disposer d’un compte avec un crédit suffisant. Le Client peut acquérir à tout moment un crédit (supplémentaire), y compris pour chaque Dossier de l’Employé. Le Client peut également sélectionner des options de facturation avancées permettant de recevoir des factures a posteriori ou de travailler avec plusieurs devises.

5.4. Les frais relatifs aux Services dépendent du prix du ou des Programmes et/ou des Vérifications individuelles sélectionnés par le Client et sont automatiquement débités du compte du Client lors de la passation d’une commande sur la Plateforme.

5.5. Si un Employé refuse de faire l’objet des Services avant d’avoir reçu un accès à la Plateforme, le Client en est informé et les frais relatifs aux Services sont recrédités sur son compte après confirmation par le Client de l’annulation de la commande. Les frais relatifs aux Vérifications individuelles ne peuvent être remboursés une fois que la commande a été approuvée sur la Plateforme.

5.6. Les prix des Programmes comprennent les coûts des documents officiels et des sources de vérification en Suisse et dans l’Union européenne requis dans le cadre des procédures de vérification standard d’Aequivalent. Les coûts liés à des documents ou vérifications supplémentaires demandés par le Client, ainsi qu’aux documents ou sources de vérification en dehors de la Suisse et de l’Union européenne, sont débités séparément du compte du Client. Les coûts supérieurs à CHF 150.– hors TVA sont soumis à l’accord préalable du Client. Si le Client ne dispose pas d’un crédit suffisant sur son compte, ces coûts lui seront facturés ultérieurement.

5.7. Les Services qui ne sont pas standardisés (ci-après les «Services supplémentaires»), notamment l’exécution de demandes de conformité personnalisées, le développement de programmes et de procédures de vérification sur mesure, le développement de systèmes informatiques et les services d’assistance pour l’intégration de systèmes informatiques via l’API Aequivalent, les demandes de documents officiels ou de vérifications supplémentaires, les rapports statistiques personnalisés ainsi que les services de conseil et de formation, sont fournis à la demande du Client et font l’objet de coûts supplémentaires selon un accord séparé avec le Client.

5.8. Si le compte du Client n’a pas été utilisé pendant douze mois consécutifs, Aequivalent est en droit de facturer des frais administratifs de CHF 480.- ou de désactiver le compte. Tout crédit restant sera acquis à Aequivalent lors de la clôture du compte, sauf accord écrit contraire.

5.9. Les factures sont envoyées à l’Utilisateur principal du Client par voie électronique au format PDF.

5.10. Le délai de paiement des factures est de 30 jours. En cas de retard de paiement, Aequivalent est en droit de percevoir un intérêt moratoire de 5 % ainsi qu’une indemnité de CHF 20.- pour chaque rappel de paiement. Les montants dus par le Client ne peuvent être compensés avec des créances ni imputés sur d’autres services. En cas de retard de paiement, Aequivalent est autorisée, sans préavis, à interrompre les Services jusqu’à réception du paiement intégral des Services fournis.

5.11. Aequivalent se réserve le droit d’adapter ses prix en fonction de l’indice suisse des prix à la consommation (IPC) ou d’une augmentation des frais externes, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

5.12. Tous les montants indiqués dans les présentes Conditions générales et dans le contrat du Client s’entendent hors TVA, sauf indication contraire.

6.1. Les informations fournies par Aequivalent sont uniquement destinées à soutenir la prise de décision du Client et ne remplacent pas l’appréciation du Client. L’interprétation des informations reçues par le Client ainsi que la prise de décision elle-même relèvent de la seule responsabilité du Client.

6.2. Aequivalent assume la responsabilité des dommages directs subis par le Client en relation avec l’exécution du présent contrat, dans les conditions et limites définies ci-dessous. Conformément à l’article 100, alinéa 1, du Code suisse des obligations, la responsabilité d’Aequivalent est engagée sans limitation contractuelle en cas de dol ou de faute grave. Aequivalent est tenue de disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant ce type de risque. Dans tous les autres cas, la responsabilité d’Aequivalent est limitée au montant total des Services fournis, hors taxes. Dans tous les cas, le Client doit informer Aequivalent dès qu’il prend connaissance d’une situation susceptible de lui causer un préjudice. Dans une telle situation, le Client accorde à Aequivalent un délai raisonnable pour remédier à la situation afin de réduire, voire d’éviter, tout dommage susceptible d’être subi par le Client. La responsabilité d’Aequivalent ne couvre pas les dommages indirects, tels que notamment la perte de bénéfices, la perte d’un client ou d’une opportunité commerciale, l’atteinte à la réputation, les frais de gestion interne ou tout autre dommage résultant de l’événement initial.

7.1. Aequivalent s’engage à traiter de manière confidentielle et à garder secrètes toutes les données et informations concernant l’entreprise et les activités du Client qui lui sont communiquées aux fins de l’exécution du contrat, sauf lorsqu’il s’agit d’informations publiques.

7.2. Les Clients respectent les droits d’auteur et les droits de propriété intellectuelle d’Aequivalent et traitent les Données personnelles conformément au contrat et à la législation applicable. Les Clients s’engagent à ne pas divulguer à des tiers tout ou partie des informations de nature interne, confidentielle ou bilatérale (notamment les méthodes, prix et processus) résultant de leur collaboration avec Aequivalent ou provenant d’autres sources liées aux Services. Cette obligation subsiste après la fin du contrat.

8.1. Le non-respect des obligations mentionnées dans le présent document peut entraîner le refus d’Aequivalent de fournir les Services et les Vérifications individuelles.

8.2. Les accords dérogeant aux présentes Conditions générales ne sont valables que s’ils ont été convenus par écrit avec Aequivalent. En cas de doute, les présentes Conditions générales s’appliquent.

8.3. Les présentes Conditions générales ainsi que la relation contractuelle entre Aequivalent et le Client sont soumises au droit suisse. Le for exclusif pour toute procédure judiciaire découlant du présent contrat est le siège d’Aequivalent.