Die Einholung von Referenzen ist ungeachtet des gesuchten Kandidatenprofils zweifelsohne ein Schlüsselement jedes Rekrutierungsverfahrens. Während dieser in der Kandidatenauswahl wichtigen Etappe findet ein Informationsaustausch zwischen den Referenzpersonen und dem potentiellen Arbeitgeber statt. Diesbezüglich setzt das Gesetz zur Bewahrung der Persönlichkeitsrechte der Kandidaten gewisse Schranken.

Gemäss den Artikeln 328b Obligationenrecht (OR) sowie 4 und 13 Datenschutzgesetz (DSG) muss bei der Einholung von Referenzen eine Reihe von Prinzipien respektiert werden, die allgemein auf die Daten- und Informationsbeschaffung anwendbar sind.

Zunächst darf die Referenzeinholung in keinem Fall zur Verletzung gesetzlicher Normen führen, z.B. durch die fehlende Zustimmung des Kandidaten zur Datenerhebung oder durch ein fehlendes überwiegendes Interesse des zukünftigen Arbeitgebers. Das überwiegende Interesse ist in der Regel gegeben, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Einstellung des Kandidaten besteht. Hingegen wird die Zustimmungserfordernis vom zukünftigen Arbeitgeber leider nicht immer respektiert. Diese Unterlassung ist nicht nur widerrechtlich, sie widerspricht auch dem guten Glauben, da Informationen ohne das Wissen des Kandidaten gesammelt werden.

Des Weiteren muss die Referenzeinholung unter Achtung des Proportionalitätsprinzips durchgeführt werden. Die gesammelten Informationen müssen für die konkrete Stelle nicht nur relevant sein, es darf bei deren Sammlung auch das für den Rekrutierungsprozess notwendige Mass nicht überschritten werden. So dürfen der Referenzperson Fragen zur Qualität und Quantität der Arbeitsleistung, nicht aber zu Ereignissen im Privatleben des Kandidaten, welche sich negativ auf die Arbeitsleistung ausgewirkt haben, gestellt werden.

Gemäss Art. 4 Abs. 4 DSG muss das Ziel der Referenzeinholung für den Kandidaten erkennbar sein. Es liegt auf der Hand, dass sich der Zweck der Informationssammlung auf eine bessere Beurteilung der Fähigkeiten des Kandidaten durch den zukünftigen Arbeitgeber beschränken muss. Es ist daher nicht erlaubt, sich zwecks Aushandlung eines tieferen Lohns über die finanzielle Lage oder zwecks irgendwelcher Schluss-folgerungen über die sexuelle Orientierung oder familiäre Situation des Kandidaten zu informieren.

Falls derartige Informationen von der Auskunftsperson kommuniziert werden, dürfen sie keinen Einfluss auf das Ergebnis des Rekrutierungsprozesses haben, da der Kandidat der Preisgabe dieser intimen und für die infrage kommende Stelle belanglosen Information nicht zugestimmt hätte.

Als Abschluss dieser kurzen Analyse der Rahmenbedingungen der Referenzeinholung kann feststellt werden, dass dieser Prozess im Einstellungsverfahren entscheidend sein kann. Es ist für das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber daher grundlegend, dass die Informationssammlung im Einklang der verschiedenen oben genannten Prinzipien durchgeführt wird. Die Einholung von Referenzen durch eine unabhängige Drittpartei kann daher gewisse Fallstricke verhindern.