FAQ für Kandidaten/Mitarbeitende
Pre-Employment Überprüfung
Ein Pre-Employment Background Check unterstützt Ihren zukünftigen Arbeitgeber, wichtige Angaben aus Ihrer Bewerbung zu überprüfen, bevor eine Einstellungsentscheidung getroffen wird. Ziel ist es sicherzustellen, dass Ihr Profil, Ihre Qualifikationen und Ihr beruflicher Werdegang mit den Anforderungen der Position, den internen Rekrutierungsrichtlinien sowie den Sicherheits- und Compliance-Vorgaben des Unternehmens übereinstimmen.
Ihr zukünftiger Arbeitgeber hat festgelegt, welche Überprüfungen durchgeführt und/oder welche Dokumente im Rahmen des Verifizierungsprozesses eingereicht werden müssen. Umfang und Art der Überprüfung hängen von der Position, der Branche und dem Verantwortungsbereich ab. Je nach Funktion können unter anderem die Identität, der berufliche Werdegang, Ausbildungen, Diplome, Zertifikate, Referenzen, Strafregisterdokumente, finanzielle Integrität oder weitere Informationen überprüft werden. In Ihrem sicheren und personalisierten Aequivalent-Portal sehen Sie jederzeit, welche Informationen und Dokumente für Ihre individuelle Überprüfung verlangt werden.
Aequivalent ist ein unabhängiger Schweizer Anbieter von Background Checks (Hintergrundprüfungen) und wurde von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber mit der Durchführung der Überprüfung beauftragt. Im Rahmen des Screening-Prozesses sammelt und verifiziert Aequivalent die erforderlichen Informationen, unterstützt Sie während des gesamten Verfahrens und erstellt einen objektiven Prüfbericht für Ihren Arbeitgeber. Werden Unstimmigkeiten oder Abweichungen festgestellt, werden diese im Bericht dokumentiert. Ihr Arbeitgeber kann sich anschliessend mit Ihnen in Verbindung setzen, um zusätzliche Informationen oder Erläuterungen einzuholen. Aequivalent trifft keine Einstellungsentscheidungen. Die Beurteilung des Prüfberichts sowie sämtliche daraus resultierenden Entscheidungen liegen ausschliesslich in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers.
Aequivalent vor Beginn der Überprüfung Ihre unterzeichnete Einwilligungserklärung. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie von Ihrem Arbeitgeber über den Screening-Prozess informiert wurden und dass Aequivalent mit der Erhebung und Verifizierung bestimmter Informationen beauftragt wurde. Ihre Zustimmung kann zudem erforderlich sein, um Dokumente oder Bestätigungen von Dritten einzuholen, die für die angeforderten Überprüfungen relevant sind, beispielsweise von Behörden, Hochschulen, früheren Arbeitgebern, Referenzpersonen oder offiziellen Registern.
Ja. Sie haben das Recht, die Teilnahme an einem von Ihrem Arbeitgeber angeforderten und von Aequivalent durchgeführten Überprüfungsprogramm abzulehnen. Wenn Sie eine Verweigerung in Betracht ziehen, empfehlen wir Ihnen, dies direkt mit Ihrem zukünftigen Arbeitgeber zu besprechen. Dieser entscheidet gemäss seinen internen Richtlinien, den Anforderungen des Rekrutierungsprozesses und der betreffenden Funktion über das weitere Vorgehen.
Ihre Daten werden von Aequivalent im Auftrag Ihres Arbeitgebers und ausschliesslich für das angeforderte Überprüfungsprogramm verarbeitet. Daher sollten alle Fragen zu den Ergebnissen oder zur Verwendung der Überprüfungsergebnisse direkt an Ihren Arbeitgeber gerichtet werden. Aequivalent ist nach ISO 27001 zertifiziert, nutzt sichere Systeme und setzt strenge Massnahmen zur Informationssicherheit und zum Datenschutz um. Ihre personenbezogenen Daten und eingereichten Dokumente werden 90 Tage nach Zustellung des Prüfberichts an Ihren Arbeitgeber automatisch gelöscht. Über Ihr personalisiertes Aequivalent-Portal können Sie zudem jederzeit eine frühere Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen.
Ja. Aequivalent ist nach ISO 27001 zertifiziert und wendet strenge Standards für Informationssicherheit und Datenschutz an. Dies garantiert höchste Sorgfalt im Umgang mit Ihren Daten, wie damit umgegangen und gearbeitet wird. Der Austausch von Informationen mit Dritten wird auf ein Minimum reduziert. Zudem halten wir uns strikt an die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – sofern anwendbar – der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Der Prüfbericht wird ausschliesslich Ihrem Arbeitgeber über die sichere Plattform von Aequivalent zur Verfügung gestellt. Wenn Sie den Bericht einsehen oder dessen Inhalt besprechen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Je nach internen Richtlinien und Prozessen Ihres Arbeitgebers können der Bericht oder relevante Informationen mit Ihnen geteilt werden.
Wenn Sie Fragen zum Background Check, zu dessen Auswirkungen auf Ihre Bewerbung oder zu einer Entscheidung Ihres Arbeitgebers haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Falls Sie technische Unterstützung oder Hilfe bei der Nutzung der Aequivalent-Plattform benötigen, kontaktieren Sie Aequivalent per E-Mail: service@aequivalent.ch.
In-Employment Überprüfung
Eine Überprüfung während des Arbeitsverhältnisses ermöglicht es Ihrem Arbeitgeber, Ihr Personaldossier zu aktualisieren oder bestimmte Informationen während Ihrer Beschäftigung zu bestätigen. Dies kann bei internen Compliance-Anforderungen, Sicherheitsrichtlinien, regulierten Funktionen, sensiblen Verantwortlichkeiten oder einem Positionswechsel erforderlich sein. Ziel ist es, die Personaldaten aktuell zu halten und sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen der jeweiligen Funktion entsprechen.
Ihr Arbeitgeber legt fest, welche Überprüfungen im Rahmen des Verifizierungsprozesses durchgeführt werden. Welche Informationen geprüft werden, hängt von Ihrer Funktion sowie den Richtlinien Ihres Arbeitgebers ab. Dies kann Identitätsdaten, Strafregisterauszüge, Angaben zur finanziellen Integrität, Zertifikate, berufliche Qualifikationen, Interessenkonflikte oder andere funktionsspezifische Informationen umfassen. In Ihrem sicheren Aequivalent-Portal sehen Sie jederzeit, welche Überprüfungen für Sie vorgesehen sind.
Aequivalent ist ein unabhängiger Schweizer Anbieter von Background Checks. Ihr Arbeitgeber beauftragt Aequivalent damit, die erforderlichen Informationen in einem standardisierten und sicheren Verfahren zu erfassen, zu überprüfen und zu dokumentieren. Aequivalent erstellt einen objektiven Prüfbericht, trifft jedoch keine Einstellungs-, Beschäftigungs- oder sonstigen geschäftlichen Entscheidungen im Namen Ihres Arbeitgebers. Werden während des Überprüfungsprozesses Unstimmigkeiten oder Abweichungen festgestellt, werden diese im Bericht dokumentiert. Ihr Arbeitgeber kann sich anschliessend mit Ihnen in Verbindung setzen, um zusätzliche Informationen oder Erläuterungen einzuholen. Die Beurteilung des Berichts sowie sämtliche daraus resultierenden Entscheidungen liegen ausschliesslich in der Verantwortung Ihres Arbeitgebers.
Aequivalent vor Beginn des Überprüfungsprozesses Ihre unterzeichnete Einwilligungserklärung. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie von Ihrem Arbeitgeber über den Background Check informiert wurden und dass Aequivalent beauftragt wurde, bestimmte Informationen zu erheben und zu verifizieren. Ihre Einwilligung kann zudem erforderlich sein, damit Aequivalent bei relevanten Drittparteien Dokumente oder Bestätigungen einholen kann.
Ja. Sie haben das Recht, die Teilnahme an einem von Ihrem Arbeitgeber angeforderten und von Aequivalent durchgeführten Überprüfungsprogramm abzulehnen. Wenn Sie unsicher sind, warum die Überprüfung durchgeführt wird oder welche Informationen geprüft werden, wenden Sie sich bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber. Dieser entscheidet gemäss seinen internen Richtlinien, gesetzlichen Verpflichtungen und den mit Ihrer Funktion verbundenen Verantwortlichkeiten über das weitere Vorgehen.
Ihre Daten werden von Aequivalent im Auftrag Ihres Arbeitgebers und ausschliesslich für das angeforderte Überprüfungsprogramm verarbeitet. Daher richten Sie Ihre Fragen zu den Ergebnissen oder zur Verwendung der Überprüfungsergebnisse richten bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Aequivalent ist nach ISO 27001 zertifiziert, nutzt sichere Systeme und wendet strenge Standards für Vertraulichkeit, Informationssicherheit und Datenschutz an. Ihre personenbezogenen Daten und eingereichten Dokumente werden spätestens 90 Tage nach Zustellung des Prüfberichts an Ihren Arbeitgeber gelöscht. Über Ihr personalisiertes Aequivalent-Portal können Sie zudem jederzeit eine frühere Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen.
Ja. Aequivalent ist nach ISO 27001 zertifiziert und wendet strenge Standards für Informationssicherheit und Datenschutz an. Dies garantiert höchste Sorgfalt im Umgang mit Ihren Daten, wie damit umgegangen und gearbeitet wird. Der Austausch von Informationen mit Dritten wird auf ein Minimum reduziert. Zudem halten wir uns strikt an die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – sofern anwendbar – der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Der Prüfbericht wird ausschliesslich Ihrem Arbeitgeber über die sichere Plattform von Aequivalent zur Verfügung gestellt. Wenn Sie die einsehen oder besprechen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Aequivalent unterstützt Sie gerne bei technischen Fragen zum Zugriff auf die Plattform. Fragen zur Interpretation oder Beurteilung des Prüfberichts sollten jedoch direkt mit Ihrem Arbeitgeber geklärt werden.
Wenn Sie Fragen zum Background Check haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Falls Sie technische Unterstützung oder Hilfe bei der Nutzung der Aequivalent-Plattform benötigen, kontaktieren Sie Aequivalent per E-Mail: service@aequivalent.ch
FAQ für Unternehmen
Ein Background Check, oder Hintergrundüberprüfung genannt dient dazu, die von Bewerbenden oder Mitarbeitenden gemachten Angaben zu bestätigen, etwa Identität, beruflicher Werdegang, Abschlüsse, Referenzen, Reputation, Nebenbeschäftigungen oder Strafregistereinträge. In der Schweiz muss dieser strukturierte Überprüfungsprozess relevant, verhältnismässig und datenschutzkonform sein.
Background Checks helfen, mögliche Reputations- und Personalrisiken bei Neueinstellungen zu minimieren, Kandidatenangaben zu verifizieren sowie Vertrauen, Compliance und Reputation zu schützen. Sie können Unstimmigkeiten, gefälschte Diplome, falsche Angaben zur Berufserfahrung, nicht offengelegte Interessenkonflikte oder andere Integritätsrisiken vor einer definitiven Einstellungsentscheidung aufdecken. Sie schaffen von Beginn an Vertrauen und Transparenz zwischen Unternehmen und Kandidat:innen und tragen langfristig dazu bei, Fluktuation und kostspielige Fehlbesetzungen zu reduzieren.
Aequivalent bietet ein breites Spektrum an Screening-Dienstleistungen, darunter Identitätsprüfungen, Diplom- und Zertifikatsverifizierungen, Überprüfung der Berufserfahrung, Referenzprüfungen, Strafregisterprüfungen, finanzielle Integritätsprüfungen, Social-Media-Screenings, internationale Due Diligence, Interessenkonfliktprüfungen und vieles mehr.
Aequivalent ist ein Schweizer Unternehmen, das sich auf Background Checks und Verifizierungsprogramme für Kandidaten und Mitarbeitende spezialisiert hat. Die Überprüfungen können Identität, finanzielle Integrität, Interessenkonflikte, Ausbildung, Berufserfahrung oder Social-Media-Screenings umfassen. Seit über 11 Jahren unterstützt Aequivalent Unternehmen in der Schweiz und weltweit dabei, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, Risiken zu minimieren und Vertrauen zu stärken. Mit Standorten in Bern und Yverdon kombiniert das Unternehmen sichere digitale Prozesse, objektive Verifizierungsberichte und nahtlose Integrationen in führende HR-Systeme wie Workday, SAP SuccessFactors, Lucca, PeopleWeek, Abacus und Adequasys.
Ja. Background Checks sind in der Schweiz erlaubt, sofern sie relevant, verhältnismässig, transparent und mit der jeweiligen Funktion verbunden sind. Der Umfang der Überprüfung muss durch die Position, Branche, Verantwortlichkeiten und das Risikoprofil gerechtfertigt sein. In bestimmten Branchen (z. B. Bildung oder Finanzwesen) sind solche Überprüfungen sogar gesetzlich oder regulatorisch vorgeschrieben. Aequivalent führt alle Verifizierungen transparent und ausschliesslich mit der vorgängigen Zustimmung der Kandidatinnen und Kandidaten oder Mitarbeitenden durch – in Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, sofern anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Ein Schweizer Background Check folgt den Schweizer rechtlichen, administrativen und datenschutzrechtlichen Anforderungen. Internationale Background Checks können unterschiedliche Behörden, Institutionen, Sprachen, Prozesse und rechtliche Rahmenbedingungen umfassen. Aequivalent passt den Verifizierungsprozess an jedes Land an und gewährleistet gleichzeitig einen einheitlichen Compliance- und Sicherheitsstandard für internationale Arbeitgeber.
Die erforderlichen Dokumente hängen vom jeweiligen Verifizierungsprogramm ab. In den meisten Fällen müssen Kandidaten oder Mitarbeitende eine unterzeichnete Einwilligungserklärung, einen Identitätsnachweis sowie – falls erforderlich – unterstützende Dokumente wie Diplome, Zertifikate oder Angaben zu früheren Arbeitsverhältnissen einreichen. Die sichere Aequivalent-Plattform führt die Personen Schritt für Schritt durch den Prozess.
Ja. Aequivalent benötigt eine ausdrückliche Einwilligung, bevor Verifizierungsaktivitäten gestartet und Informationen bei Dritten eingeholt werden. Dies gewährleistet einen transparenten Prozess und bestätigt, dass der Kandidat oder Mitarbeitende über die Prüfungen informiert wurde. Eine Verweigerung ist ein Recht der betroffenen Person, kann jedoch auf potenzielle Integritätsrisiken hinweisen und im Einzelfall Einfluss auf die Einstellungsentscheidung haben. Bestimmte offizielle Dokumente wie Wohnsitzbestätigungen, Strafregister- oder Betreibungsregisterauszüge können nur mit einer unterzeichneten Einwilligung eingeholt werden.
Aequivalent führt Background Checks in der Schweiz und international durch. Je nach Land, Art der Überprüfung und beruflichem oder akademischem Werdegang werden Informationen direkt bei früheren Arbeitgebern, Bildungsinstitutionen, Behörden oder anderen offiziellen Quellen verifiziert.
Das Unternehmen registriert sich bei Aequivalent und wählt einzelne Prüfungen oder vollständige Pre-Employment- bzw. In-Employment-Programme aus. Die Person erhält eine sichere Einladungvon Aequivalent, erstellt und bestätigt ihr Profil, unterzeichnet eine Einwilligung und übermittelt die erforderlichen Informationen online. Aequivalent sammelt und verifiziert anschliessend die relevanten Informationen und stellt einen strukturierten Verifizierungsbericht über die Plattform oder direkt über die HR-System-Integration des Kunden bereit. Für zusätzliche Transparenz können die Ergebnisse auch mit dem Kandidaten geteilt werden.
In der Regel dauert ein Background Check zwischen 2 und 15 Arbeitstagen. Die genaue Dauer hängt von Art und Umfang der Überprüfung, den beteiligten Ländern sowie der Reaktionszeit externer Stellen ab. Über unsere geschützte digitale Plattform kann der Fortschritt der Verifizierung rund um die Uhr in Echtzeit verfolgt werden. In vielen Fällen sind erste Ergebnisse bereits nach wenigen Stunden verfügbar, während der finale Bericht schrittweise ergänzt wird. Alle Daten und Dokumente bleiben während des gesamten Prozesses sowie bis zu 90 Tage nach Abschluss der Überprüfung auf der Plattform zugänglich.
Aequivalent garantiert höchste Sorgfalt im Aufbau und Umgang mit den bearbeiteten Daten und der digitalen Plattform. Daten werden verschlüsselt, in der Schweiz gespeichert und über sichere Systeme verarbeitet. Aequivalent ist ISO 27001 zertifiziert, hält sich an das Schweizer Datenschutzgesetz und berücksichtigt die DSGVO, wo anwendbar. Personendaten werden spätestens 90 Tage nach Ausstellung des Screening-Berichts gelöscht.
Der finale Bericht enthält eine farbcodierte Statusbewertung (Ampelsystem – grün, gelb, rot) für jedes Prüfelement und zeigt den Compliance-Status sowie allfällige Abweichungen auf. Wenn ein Online-Profil-Screening enthalten ist, werden die überprüften Webseiten und sozialen Netzwerke aufgeführt und die Ergebnisse zusammengefasst. Die Berichte sind über die sichere Aequivalent-Plattform verfügbar und können eingesehen, heruntergeladen oder in das HR-System des Kunden integriert werden.
Aequivalent löscht personenbezogene Daten und Dokumente spätestens 90 Tage nach Ausstellung des Verifizierungsberichts. Anonymisierte Informationen können zu statistischen oder Optimierungszwecken aufbewahrt werden, ohne Rückschluss auf den Kandidaten oder Mitarbeitenden.
Background Checks helfen Unternehmen, die Qualität im Recruiting zu verbessern, kostspielige Fehlbesetzungen zu reduzieren, die Reputation zu schützen, Compliance zu stärken und bessere HR-Entscheidungen zu treffen. Aequivalent unterstützt zudem die Digitalisierung des Screening-Prozesses, spart Zeit für HR-Teams und liefert verlässliche Informationen über eine sichere und standardisierte Plattform.
Ein Background Check wird in der Regel vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags oder vor Arbeitsbeginn durchgeführt. Immer mehr Schweizer und europäische Unternehmen führen auch regelmässige In-Employment-Verifizierungen durch, beispielsweise alle 2 bis 3 Jahre oder vor einem Wechsel in eine Funktion mit höherer Verantwortung, Zugang zu sensiblen Informationen oder erhöhtem Risikoprofil.
Ja. Aequivalent kann Background Checks in HR-Systeme wie Workday, SAP SuccessFactors, Abacus, Lucca, PeopleWeek und Adequasys integrieren. So können HR-Teams Verifizierungsprozesse direkt aus ihrem HRIS starten, verfolgen und verwalten, entweder über native Integrationen oder individuelle API-Verbindungen.
Aequivalent bietet Self-Service-Checks, standardisierte Verifizierungsprogramme sowie massgeschneiderte Background-Screening-Lösungen an. Self-Service-Optionen eignen sich für schnelle oder gelegentliche Prüfungen, Standardprogramme für wiederkehrende Bedürfnisse von KMU und Custom-Programme eher für grosse Organisationen, regulierte Branchen und komplexe Compliance-Anforderungen.
Das passende Überprüfungspaket hängt vom Risikoprofil der jeweiligen Position ab. Hierarchiestufe, Zugang zu sensiblen Daten, finanzielle Verantwortung, regulatorische Anforderungen und Kundenkontakt sollten bei der Definition der Screening-Anforderungen berücksichtigt werden. Aequivalent bietet verschiedene vordefinierte Screening-Programme für unterschiedliche Mitarbeiterkategorien an – von Standardpositionen über Führungsfunktionen bis hin zu regulierten Rollen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Definition von Risikoprofilen und der Auswahl der passenden Screening-Pakete für Ihre Organisation. Dabei profitieren Sie von unserer Erfahrung mit Hunderten von Kunden aus unterschiedlichsten Branchen.
Aequivalent unterstützt Unternehmen aus allen Branchen, darunter Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen, Transport, Bildung, IT, Pharma, Luxus, Energie, Luftfahrt, NGOs, Verteidigung, öffentliche Verwaltung sowie andere regulierte oder sensible Bereiche, in denen Vertrauen, Compliance und Integrität entscheidend sind.
Die Kosten eines Background Checks in der Schweiz hängen von der Art der Prüfung, der Anzahl Checks, dem geografischen Umfang und dem erwarteten Volumen ab. Bei Aequivalent beginnen Überprüfungen bei CHF 10.– für eine einfache Identitätsprüfung und reichen bis zu CHF 975.– für ein umfassendes Executive-Programm. Unternehmen können sich beraten lassen und eine Lösung wählen, die ihren Rekrutierungs-, Compliance- und Risikomanagement-Anforderungen entspricht – ganz unverbindlich.
Eine Referenzprüfung konzentriert sich hauptsächlich auf Rückmeldungen früherer Arbeitgeber oder beruflicher Kontakte. Ein Background Check ist umfassender und überprüft faktische Informationen wie Identität, Ausbildung, Diplome, Berufserfahrung, offizielle Dokumente, finanzielle Integrität oder Interessenkonflikte, abhängig von der Rolle und dem Verifizierungsprogramm.
Aequivalent bietet weit mehr als nur eine Screening-Plattform. Wir übernehmen den gesamten Verifizierungsprozess für Sie und begleiten Kandidaten sowie Mitarbeitende von der ersten Einladung bis zum Abschluss der Überprüfung und der Zustellung des finalen Berichts. Jeder Kandidat erhält einen persönlichen File Manager bei Aequivalent als festen Ansprechpartner während des gesamten Prozesses. Gleichzeitig profitieren Sie von einer Echtzeit-Übersicht über alle laufenden Screenings in der Aequivalent-Plattform. Automatische Benachrichtigungen informieren Sie, sobald Überprüfungen abgeschlossen sind oder kritische Ergebnisse vorliegen, sodass keine manuellen Nachfassaktionen erforderlich sind. Durch die Kombination von Technologie, persönlicher Betreuung und einem kandidatenfreundlichen Ansatz bietet Aequivalent eine effiziente, rechtskonforme und nahtlose Background-Check-Erfahrung für Arbeitgeber, Kandidaten und Mitarbeitende.
Aequivalent gewährleistet Vertraulichkeit durch sichere digitale Prozesse, verschlüsselte Datenverarbeitung, eingeschränkten Zugriff, Datenspeicherung in der Schweiz sowie ISO 27001-zertifizierte Informationssicherheitsstandards. Informationen werden nur dann mit Dritten geteilt, wenn dies für die Durchführung der jeweiligen Verifikation notwendig ist.
Aequivalent speichert alle Daten ausschliesslich in der Schweiz – hochverschlüsselt und in voller Übereinstimmung mit den schweizerischen und europäischen Datenschutzvorgaben. Dadurch wird der Austausch von Informationen mit Dritten während des gesamten Screening-Prozesses auf ein Minimum reduziert. Sämtliche Daten werden spätestens 90 Tage nach Abschluss der Überprüfungen gelöscht.
