Une enquête soutient la décision de proposer une norme suisse en matière de vérification des antécédents dans le cadre de décisions d’engagement

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Une enquête soutient la décision de proposer une norme suisse en matière de vérification des antécédents dans le cadre de décisions d’engagement

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Faits Marquants

  • Une enquête a été diffusée pour établir les meilleures pratiques en matière de vérification des antécédents dans le cadre des décisions d’engagement en Suisse.
  • 58% des répondants ont indiqué qu’ils soutenaient l’établissement d’une norme suisse.
  • L’intégrité est considérée comme le risque humain le plus important à atténuer par la vérification des antécédents.
  • 68% des organisations interrogées ont établi une liste des fonctions sensibles.
  • 52% des répondants ont mis en place des politiques de recrutement et des procédures de sélection renforcées.
  • Le rapport fait 5 recommandations pour inclure les meilleures pratiques de vérification des antécédents dans une nouvelle norme suisse pour les diagnostics d’aptitude professionnel.

Introduction

À la suite d’une demande de la Fédération Suisse des Psychologues (FSP), l’Association Suisse de Normalisation (SNV) a mis en place un projet national interdisciplinaire (au sein du comité national de normalisation existant INB/NK 3168) afin de développer une norme pour la mise en œuvre des diagnostics d’aptitude professionnel en Suisse. L’objectif est de créer une norme suisse qui peut servir de référence et de meilleure pratique, et qui garantira les meilleurs résultats possibles pour les évaluations des aptitudes liées à un emploi. La norme devra également garantir la transparence et l’égalité de traitement pour les candidats qui font l’objet de ces évaluations.

La société Aequivalent, la plus grande plateforme suisse pour structurer et digitaliser les processus de vérification des antécédents dans le cadre des procédures d’engagement, a décidé de participer à ce projet interdisciplinaire afin d’y apporter le point de vue de la gestion des risques et de contribuer avec son expertise en matière de vérification des antécédents de gestion des risques humains.

Entre octobre 2021 et mars 2022, une enquête a été diffusée par le réseau de la SNV et des entretiens ont été menés en collaboration avec Aequivalent. Ceci a permis de collecter des données empiriques supplémentaires sur la vérification des antécédents par les employeurs en Suisse, auprès des parties prenantes des autorités publiques, des ONG, des OBNL, de l’industrie et du commerce.

L’enquête a été reçue par 882 organisations publiques et privées basées en Suisse et opérant dans divers secteurs. Les résultats présentés ci-dessous ont permis de mieux analyser les pratiques les plus courantes en matière de vérification des antécédents d’un point de vue de l’atténuation des risques humains, et de sonder le soutien à l’établissement d’une norme.

Résultats d’enquête

42 organisations ont répondu à l’enquête, dont 48% considèrent qu’elles sont actuellement soumises à des réglementations liées à l’atténuation des risques humains.

Bien que 56% des répondants considèrent leurs politiques et procédures de « pre employment screening » comme « bonnes » ou « excellentes », 78% des répondants ont eu une ou plusieurs mauvaises expériences d’embauche.

58% des répondants apprécieraient une norme pour la vérification des antécédents, 42% ont répondu qu’ils pourraient être intéressés, aucun des répondants n’était pas intéressé.

Meilleures pratiques en matière de vérifications des antécédents

Dans la plupart des organisations, c’est le département des ressources humaines qui est responsable de la vérification des antécédents dans les cadres des procédures d’engagement, tandis que les départements de gestion des risques, de sécurité et de conformité sont le plus souvent invités à jouer un rôle de « soutien ».

Parmi les cinq risques humains énumérés qui doivent être atténués lors de la vérification de l’emploi, c’est le (manque d’) intégrité qui est le plus souvent sélectionné comme « très important ». Viennent ensuite l’absence de qualifications ou la présence de conflits d’intérêts.

68% des organisations ayant répondu ont établi une liste de fonctions sensibles. Au sein des organisations réglementées ayant répondu, ce pourcentage s’élève à 90%. L’accès aux ressources financières, le pouvoir de décision et la responsabilité juridique sont les 3 principaux éléments qui définissent une fonction comme « à risque ». L’accès aux infrastructures stratégiques, l’accès aux données des clients et les fonctions liées à la sécurité suivent de près et sont considérés comme à risque par plus de deux tiers des organisations ayant répondu.

80% des répondants ont mis en place des politiques ou des procédures pour atténuer le risque humain au sein de l’organisation. Le plus souvent, ces politiques concernent la mise en œuvre de procédures de recrutement et de sélection renforcées (52%). Elles sont suivies, à une certaine distance, par les procédures de « whistleblowing » (24%) et les autres procédures de contrôle interne renforcées (14%).

78% des répondants ont formalisé leurs politiques et procédures et 58% des répondants les appliquent également aux contractants ou consultants externes.

Les diplômes et qualifications (76%), les casiers judiciaires (61%), les anciens employeurs (59%) et la probité financière (37%) sont le plus souvent vérifiés « systématiquement » lors de la vérification préalable à l’embauche. La présence publique sur Internet, les activités annexes (conflits d’intérêts) et les interruptions d’activité professionnelle sont également « parfois » ou « souvent » vérifiées. Afin de pouvoir vérifier correctement ces éléments, 71% des organisations interrogées vérifient l’identité et 59% vérifient l’adresse actuelle (59%) du candidat. L’historique des adresses est rarement vérifié (ce qui expose ces organisations à certains risques de conformité).

Les extraits de casier judiciaire, les documents de probité financière, les permis de travail, les anciens employeurs et les diplômes et qualifications sont le plus souvent vérifiés à la source. Pour les activités annexes, les activités pendant les périodes d’inactivité et les dossiers de conduite, on se fie plus souvent aux documents ou aux déclarations des employés (ce qui expose ces organisations à des risques d’intégrité).

Lors des vérifications des références chez les anciens employeurs, les raisons du départ (69%), les performances (69%) et les responsabilités (63%) sont le plus souvent vérifiées. L’intitulé du poste, les dates de début et de fin, la personnalité ainsi que l’absence des procédures d’intégrité ou disciplinaires sont vérifiés systématiquement dans plus de 40% des organisations qui ont répondu.

L’obtention formelle du diplôme (72%) est vérifiée le plus systématiquement lors des contrôles de diplômes. Le titre officiel du diplôme (55%), le niveau académique correspondant (52%) et les dates de début et de fin (45%) sont vérifiés systématiquement dans plus de 40% des organisations.

Lors des vérifications de l’e-réputation (internet), l’absence de remarques discriminatoires (73%) et la divulgation d’informations confidentielles (68%) sont le plus souvent indiquées comme des éléments « très importants » à vérifier lors de la sélection des emplois. L’absence de contenu problématique (54%), les incohérences avec le CV (48%) et l’appartenance à des groupes controversés (48%) sont également considérés comme très importants par plus de 40% des organisations.

Autres éléments d’importance

49% des répondants ont mis en place un processus de « re-screening » après l’arrivée de personnes dans l’organisation : 20% pour tous les rôles dans l’organisation et 29% pour une partie des rôles. La sélection est le plus souvent effectuée tous les 2 ou 3 ans. Les éléments les plus vérifiés lors d’une re-vérification sont le casier judiciaire (90%), la probité financière (80%) et les activités annexes (60%). L’adresse et la présence publique sur Internet sont vérifiées par plus de 40% des organisations lors d’une nouvelle vérification.

En ce qui concerne la protection des données des employés et des candidats, 95% des entreprises participantes indiquent qu’elles se conforment à la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD), tandis que 32 % se conforment au règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Une majorité de 80 % des répondants ont répondu que leur organisation dispose d’un code de conduite. Seuls 10 % des organisations disposent actuellement d’une certification en matière de sécurité de l’information.

Conclusions et recommandations

Les résultats de l’enquête soutiennent l’initiative visant à intégrer les aspects relatifs au contrôle des antécédents dans l’adoption suisse de la norme allemande DIN 33430 (« job related proficiency assessment ») et donnent une bonne indication des éléments considérés comme les plus importants ou les meilleures pratiques en matière de vérification des antécédents en Suisse.

Sur la base des résultats de l’enquête, le rapport propose :

  • D’intégrer la perspective de la gestion des risques humains et les meilleures pratiques en matière de vérification des antécédents dans la nouvelle norme suisse pour les diagnostics d’aptitudes professionnelles.
  • De prescrire l’établissement d’une liste de fonctions sensibles au sein de l’organisation, en fonction de leur exposition aux risques humains stratégiques (les plus importants) de l’organisation.
  • D’utiliser la liste des fonctions sensibles comme référence pour définir l’application de (différents niveaux de) programmes standardisés de vérification des antécédents pendant les évaluations des aptitudes professionnelles.
  • D’inclure la vérification de l’intégrité (76% des répondants considèrent qu’il s’agit d’un élément de risque humain très important) comme une vérification standard lors des évaluations des compétences liées à l’emploi pour les fonctions sensibles. Cela peut se faire par la méthode d’analyse des documents qui est spécifiquement mentionnée dans la norme.
  • L’établissement et l’utilisation d’une checklist afin de se conformer aux réglementations et aux meilleures pratiques en termes d’expérience des candidats, de protection des données et de sécurité de l’information lors de la mise en place des procédures de vérification des antécédents.

Pour plus d’informations sur les résultats de l’enquête, veuillez contacter info@aequivalent.ch ou T +41 24 524 30 02.  Si vous souhaitez participer activement ou en savoir plus sur l’élaboration de la norme, veuillez contacter lea.leibundgut@snv.ch.

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    Crédits image : www.freepik.com

    Date de publication : 07.02.2023

    Auteur : L’équipe marketing et commerciale d’Aequivalent