Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.1. Aequivalent AG stellt eine Online-Plattform (nachfolgend «die Plattform») zur Verwaltung und Durchführung von Qualitätssicherungsprogrammen, welche ihre Kunden (nachfolgend der «Kunde») während der Einstellung oder des Monitorings von mittels Arbeits- oder Dienstleistungsverträgen bei ihnen beschäftigten Personen (nachfolgend «Mitarbeiter») verwenden, zur Verfügung.

1.2. Die Plattform ermöglicht dem Kunden durch die Nutzung von durch Aequivalent AG angebotenen «Dienstleistungen» oder durch am «Marktplatz» angebotene Tools die Überprüfung persönlicher Daten der Mitarbeiter (nachfolgend «Persönliche Daten»).

1.3. Der Kunde kann die Plattform über ein gesichertes elektronisches Interface aufrufen und verwalten; er hat Zugriff auf standardisierte Überprüfungen, Programme, Fragebögen, Dokumente und Prozeduren.

1.4. Der Kunde bestimmt die Nutzer innerhalb seines Unternehmens, welche einen persönlichen und gesicherten Zugang zur Plattform erhalten (nachfolgend «Client-User»).

1.5. Den Client-Usern und den Mitarbeitern steht während den regulären Geschäftszeiten ein Kundendienst zur Verfügung.

2.1. Die Dienstleistungen umfassen die Überprüfung und die Abgabe eines detaillierten Mitarbeiterdossiers sowie die Erstellung eines Prüfungsberichts (nachfolgend «Mitarbeiterdossier»).

2.2. Die Dienstleistungen werden im Rahmen der vom Kunden ausgesuchten und vorgegebenen Prüfprogramme (nachfolgend «Programme») erbracht. Die Lieferfrist hängt von der vom Kunden ausgewählten Programme und der zu überprüfenden Persönlichen Daten ab. Ein Schlussbericht wird spätestens 6 Wochen nach Anfrage des Kunden erstellt.

2.3. Die von den Dienstleistungen betroffenen Mitarbeiter werden von Aequivalent AG kontaktiert und erhalten einen einzigartigen, persönlichen und gesicherten Zugang zur Aequivalent Plattform. Dieser Zugang ermöglicht dem Mitarbeiter das Aufrufen und die Vervollständigung der von Aequivalent AG überprüften Persönlichen Daten bis zu deren Löschung (siehe Ziff. 4.3.).

2.4. Der Kunde ist verpflichtet, den Mitarbeiter über die Bearbeitung und die Überprüfung seiner Persönlichen Daten durch die Aequivalent Plattform und deren Dienstleistungen zu informieren. Aequivalent AG erbringt die Dienstleistungen nicht ohne die Bestätigung durch den Arbeitnehmer, die über die Aequivalent-Plattform formalisiert wird.

2.5. Das Mitarbeiterdossier ist Eigentum des Kunden. Einzig der Kunde kann dem Mitarbeiter entsprechend seiner Interessen Zugang zum Mitarbeiterdossier gewähren. Der Kunde erteilt Aequivalent AG die entsprechende Anweisung über sein elektronisches Interface. Aequivalent AG ist nicht für die Weigerung des Kunden, dem Mitarbeiter Zugang zum Mitarbeiterdossier zu gewähren, haftbar. Der Kunde ersetzt Aequivalent AG jeden Schaden, welcher dieser durch eine rechtswidrige Weigerung entsteht.

2.6. Nicht standardisiere Leistungen (nachfolgend «Zusätzliche Leistungen»), insbesondere die Entwicklung und Durchführung von massgeschneiderten Programmen und Prüfprozessen, Entwicklungs- und Unterstützungsdienste für die Integration von IT-Systemen über die API, die Bestellung von zusätzlichen amtlichen Dokumenten oder zusätzlicher Überprüfungen sowie die Erstellung massgeschneiderter statistischer Berichte oder die Erbringung von Beratungs- und Schulungsleistungen, werden auf Anfrage des Kunden und gegen zusätzliche Vergütung erbracht (siehe Ziff. 5.6.).

3.1. Die Plattform bietet dem Kunden Zugang zu einem separaten, als „Marktplatz“ bezeichneten, Bereich, auf dem verschiedene Selbstbedienungstools zur Überprüfung und/oder Untersuchung Persönlicher Daten genutzt werden können (nachfolgend «Checks»).

3.2. Der Marktplatz steht (ausschliesslich) Kunden zur Verfügung, die eine Lizenz für die Plattform besitzen, welche diese Funktion beinhaltet.

3.3. Die auf dem Marktplatz zur Verfügung gestellten Checks können die Inanspruchnahme von Drittanbietern und/oder Dienstleistungen bedingen und zusätzlichen Geschäftsbedingungen unterliegen. Je nachdem, welche Checks der Kunde ausgewählt hat, muss dieser separat für jeden Check zusätzliche Geschäftsbedingungen anerkennen.

4.1. Die Persönlichen Daten werden in der Schweiz gespeichert und durch sicherheitstechnische und organisatorische Massnahmen im Einklang mit der ISO/IEC 27001 Norm sowie dem Schweizer Datenschutzgesetz bis zu ihrer Löschung geschützt (siehe Ziff. 4.3.).

4.2. Aequivalent AG darf die Persönlichen Daten und die Mitarbeiterdossiers nur im Rahmen und zum Zweck der Erbringung der Dienstleistungen und/oder Checks an den Kunden verwenden.

4.3. Abgesehen von den in Ziff. 4.4. genannten Persönlichen Daten und vorbehaltlich eines früheren Löschungsantrages, welchem so schnell wie möglich entsprochen würde, löscht Aequivalent AG sämtliche Persönlichen Daten und Mitarbeiterdossiers innert 90 Tagen nach Versand des Schlussberichts an den Kunden.

4.4. Aequivalent AG ist befugt, bestimmte in unwiderruflicher Weise anonymisierte Persönliche Daten (Geschlecht, Staatsbürgerschaft, Wohnsitzland, Geburtsjahr) aufzubewahren und für die Erstellung von Statistiken zu verwenden.

4.5. Der Kunde und Aequivalent AG sind verpflichtet, alle geltenden Gesetze und Verordnungen zum Datenschutz und zum Arbeitsrecht einzuhalten. In der Schweiz wird dieser Schutz insbesondere durch das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und seine Verordnung (VDSG), die Regelungen zum Arbeitnehmerschutz (ArG und ArGV) und die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) geregelt.

4.6. Die vom Kunden bestimmten Client-User erhalten einen einzigartigen, persönlichen und gesicherten Zugang, ein persönliches Passwort und einen Authentifizierungscode für jede Sitzung. Der Kunde ist für die Wahrung der üblichen Sicherheitsvorkehrungen durch die Client-User sowie die Aktualisierung der Liste der bestimmten Client-User verantwortlich. Aequivalent AG behält sich das Recht vor die Zugangsdaten zu ändern, wenn Zweifel an der Sicherheit der Zugriffe besteht.

4.7. Der Kunde kann jedoch die Zugriffe seiner Client-User verwalten, indem er eine Single-Sign-On (SSO) Anmeldung einrichtet, die mit seinem Active Directory verknüpft ist. Hierzu muss diese Funktion auf seiner Plattform von Aequivalent aktiviert werden.

4.8. Diese Massnahmen entbinden weder die Kunden noch Aequivalent AG von ihrer Pflicht zur Vornahme von zusätzlichen und angemessenen Sicherheitsvorkehrungen zur Vergewisserung, dass keine unautorisierten Personen Zugriff auf die Persönlichen Daten und Mitarbeiterdossiers erlangen können.

4.9. Die Kunden haften gegenüber Aequivalent AG für jeden Schaden infolge Nichtbeachtung der oben genannten Verpflichtungen, unter anderem wegen Nachlässigkeit betreffend oder missbräuchlicher Nutzung der offengelegten Persönlichen Daten.

5.1. Die Eröffnung eines Kundenkontos und die Nutzung der Plattform in ihrer standardisierten Konfiguration ist bis zu einem Maximum von 2 Client-Usern und für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeiterdossiers kostenlos. Um die Plattform mit erweiterten Funktionen nutzen zu können, wählt der Kunde die Art und Konfiguration seines Kontos, die seinen Bedürfnissen entspricht, gegen eine entsprechende Lizenzgebühr. Vorbehaltlich der schriftlichen Kündigung durch den Kunden oder durch Aequivalent AG mindestens 30 Tage vor Ablauf der Lizenzdauer, werden Konten und entsprechende Lizenzgebühren automatisch verlängert.

5.2. Um die Dienstleistungen und den Marktplatz nützen zu können, muss der Kunde über ein aktives Konto mit ausreichendem Guthaben auf der Plattform verfügen. Der Kunde kann jederzeit (zusätzliches) Guthaben erwerben. Bei einigen Kontotypen erhält der Kunde die Option des Bezugs auf Rechnung (ggf. können Gebühren für die Rechnungsstellung anfallen) oder über ein Abonnementmodell.

5.3. Die Gebühren für die Dienstleistungen und/oder den Marktplatz hängen von den Gebühren der vom Kunden ausgewählten Prüfprogramme und Checks ab und werden dem Konto bei Aufgabe der Bestellung auf der Plattform automatisch belastet.

5.4. Verweigert ein Mitarbeiter sein Einverständnis zu den Dienstleistungen vor dem Versand seiner für den Zugriff auf die Plattform erforderlichen Zugangsdaten, wird der Kunde darüber informiert. Die Servicegebühren werden nach der Stornierung der Bestellung durch den Kunden seinem Konto gutgeschrieben.

5.5. Die Kosten für Dokumente, welche bei offiziellen Behörden in der Schweiz oder Liechtenstein bestellt werden müssen, sind in der jeweiligen Programmgebühr inbegriffen. Kosten für ausländische amtliche Dokumente oder ausländische Nachweise sind nicht in der jeweiligen Programmgebühr inbegriffen. Diese Kosten werden dem Konto, sofern sie nicht CHF 150.00 übersteigen, direkt oder, sofern sie CHF 150.00 übersteigen, mit vorgängiger Erlaubnis des Kunden belastet. Reicht das Guthaben des Kunden nicht zur Deckung der Mehrkosten, so werden sie dem Kunden nachträglich verrechnet.

5.6. Die Zusätzlichen Leistungen (vgl. Ziff. 2.6.) werden mit dem Kunden in einem separaten Vertrag vereinbart. Bei Fehlen einer solchen Vereinbarung werden zusätzliche Client-User zu CHF 250.00 pro Jahr und die Bestellung von zusätzlichen Dokumenten oder Nachweisen zu CHF 100.00 pro Fall verrechnet.

5.7. Wird das Konto des Kunden während 12 aufeinanderfolgenden Monaten nicht verwendet, darf Aequivalent AG administrative Kosten von CHF 480.00 verrechnen oder das Konto schliessen. Ein allfälliges Restguthaben auf dem betroffenen Konto fällt Aequivalent AG zu.

5.8. Die Rechnungen werden elektronisch als PDF-Dokument an den Hauptnutzer des Kundenkontos gesendet.

5.9. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Im Falle eines Zahlungsverzugs hat Aequivalent AG Anrecht auf einen Verzugszins von 5% und eine Entschädigung von CHF 20.00 pro Mahnung. Die vom Kunden geschuldeten Beträge dürfen weder mit Forderungen als Gegenleistungen ausgeglichen noch mit anderen Leistungen verrechnet werden. Bei Zahlungsverzug der Kunden behält sich Aequivalent AG vor, ohne vorherige Ankündigung alle Dienstleistungen bis zur Begleichung des ausstehenden Betrages zu unterbrechen.

5.10. Aequivalent AG behält sich das Recht vor, unter Einhaltung einer mindestens dreimonatigen Ankündigungsfrist ihre Gebühren dem Schweizer Konsumentenpreisindex oder der Steigerung externer Kosten anzupassen.

5.11. Die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Kundenverträgen erwähnten Beträge sind ohne Mehrwertsteuer, wenn nicht explizit etwas anderes erwähnt wird.

6.1. Die von Aequivalent AG zur Verfügung gestellten Informationen dienen dem Kunden nur als Hilfe zur Entscheidungsfindung und ersetzen dessen Urteilsvermögen nicht. Die Interpretation der erhaltenen Informationen und das Treffen von Entscheidungen liegen allein in der Verantwortung des Kunden.

6.2. Aequivalent AG schliesst für ihre erbrachten Dienstleistungen und Checks jegliche Haftung aus. Vorbehalten bleiben nur die Haftung für grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz (in letzterem Fall ist die Haftung von Aequivalent AG auf den Betrag der erbrachten Dienstleistung beschränkt). Aequivalent AG ist weder für den Inhalt der gesammelten Informationen noch für den Inhalt der Datenbank, die den Kunden zur Verfügung gestellt wird, noch für die Betriebskapazität der Software oder der Hardware verantwortlich. Alle Reklamationen des Kunden mit der Absicht eine Entschädigung, eine Kündigung, einen Ersatz, eine Aufhebung oder eine Wandlung zu erzielen, sind ausgeschlossen.

7.1. Aequivalent AG verpflichtet sich zur vertraulichen Behandlung und zur Geheimniswahrung bezüglich aller den Kunden betreffenden Daten, Informationen und Geschäftsgeheimnisse, welche ihr zur Erbringung der Dienstleistung kommuniziert wurden, solange diese nicht öffentlich zugänglich sind.

7.2. Die Kunden respektieren die Urheberrechte und geistigen Eigentumsrechte von Aequivalent AG und halten sich an eine vertragsgemässe Nutzung der Persönlichen Daten und an das anwendbare Recht. Die Kunden verpflichten sich, Informationen interner, vertraulicher oder bilateraler Natur (insbesondere Methoden, Preise, Prozesse), die aus der Zusammenarbeit mit Aequivalent AG oder aus anderen Quellen im Zusammenhang mit den Dienstleistungen stammen, Dritten gegenüber weder ganz noch teilweise offenzulegen. Diese Verpflichtung erlischt nicht mit der Beendigung des Vertrags.

8.1. Die Nichteinhaltung der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthaltenen Pflichten kann die Verweigerung der Dienstleistungserbringung durch Aequivalent AG zur Folge haben.

8.2. Abweichungen zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind nur in schriftlicher Form und mit Zustimmung von Aequivalent AG gültig. Im Zweifelsfall gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

8.3. Anwendbar ist das schweizerische Recht. Der Gerichtsstand für jeden aus diesem Vertrag entstehenden Rechtsstreit ist der Sitz der Aequivalent AG.