Sind Background Checks in der Schweiz erlaubt?

Diese Frage hören wir bei Aequivalent sehr häufig von HR-Leitern, Compliance-Verantwortlichen und Geschäftsführern.

Die kurze Antwort: Ja, Background Checks sind grundsätzlich erlaubt.
Die etwas längere Antwort: Es kommt darauf an, wie sie durchgeführt werden.

Die rechtliche Grundlage

In der Schweiz bewegen sich Background Checks im Spannungsfeld zwischen Arbeitgeberinteressen und Datenschutz.

Entscheidend ist dabei ein zentrales Prinzip des Schweizer Arbeits- und Datenschutzrechts: Relevanz für die Stelle.

Rechtlich stützen sich diese Überprüfungen insbesondere auf folgende Bestimmungen:

• Art. 328b OR (Obligationenrecht)
  Arbeitgeber dürfen Daten über Mitarbeitende oder Bewerbende nur bearbeiten, soweit diese deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind.
• Art. 3 DSG (Schweizer Datenschutzgesetz)
  Jede Bearbeitung von Personendaten muss rechtmässig, verhältnismässig, zweckgebunden und transparent erfolgen.

Der zentrale Grundsatz lautet also: klarer Arbeitsplatzbezug und Verhältnismässigkeit.

Was bedeutet das konkret in der Praxis?

Ein Background Check ist zulässig, wenn die überprüften Informationen einen klaren Bezug zur Position haben.

Typische Beispiele:

✔ Strafregisterauszug
Kann bei Positionen mit besonderer Vertrauensstellung gerechtfertigt sein, etwa bei Führungskräften mit Governance-Verantwortung, Funktionen mit Zugang zu sensiblen Vermögenswerten, kritischer Infrastruktur oder vertraulichen Daten sowie bei Tätigkeiten mit Schutzbedürftigen (z. B. Kinder, Geflüchtete oder Personen mit Behinderungen bzw. Pflegebedarf).

✔ Betreibungsregisterauszug
Relevant bei Stellen mit finanzieller Verantwortung oder erhöhtem Integritäts- und Korruptionsrisiko. Finanzielle Schwierigkeiten können – je nach Funktion – das Risk Exposure für die Organisation erhöhen.

✔ Leistungsnachweise/Referenzen
Referenzauskünfte bei ehemaligen Arbeitgebern sind erlaubt, sofern die Kandidaten dem ausdrücklich zugestimmt haben. Andernfalls ist die Einholung von Referenzauskünften nicht rechtmässig und persönlichkeitsverletzend.

✔ Online-Recherchen
Öffentliche Informationen auf Netzwerken wie LinkedIn, Xing oder Instagram dürfen grundsätzlich berücksichtigt werden. Inhalte sind jedoch nur dann relevant, wenn sie die berufliche Eignung objektiv beeinträchtigen und ein klarer Funktionsbezug besteht, z.B. zur Beurteilung von Reputationsrisiken bei Rollen mit Kundenkontakt oder Repräsentationsfunktion.

Transparenz bleibt entscheidend

In den meisten Fällen müssen Kandidaten oder Mitarbeitende informiert werden und ausdrücklich zustimmen, bevor Daten überprüft oder an Dritte weitergegeben werden.

Die Bewerbenden/Mitarbeitenden müssen darüber informiert werden:

• Welche Daten werden geprüft?
• Zu welchem Zweck?
• Wer hat Zugriff darauf? Und aus welchem Land?
• Wie lange und wo werden sie gespeichert?

Die Freiwilligkeit der Zustimmung ist im Bewerbungsprozess und im Arbeitsverhältnis kritisch zu prüfen, da ein Abhängigkeitsverhältnis besteht. Bewerbende möchten die Stelle erhalten, Mitarbeitende befürchten allenfalls Nachteile bei einer Verweigerung der Zustimmung.

Transparenz ist daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern Ausdruck professioneller und verantwortungsvoller HR-Governance.

Fazit

Background Checks sind in der Schweiz ein legitimes Instrument des Risikomanagements, vorausgesetzt, sie werden rechtskonform, verhältnismässig und transparent durchgeführt. Richtig eingesetzt schützen sie vor Fehlbesetzungen, Reputationsrisiken und regulatorischen Konsequenzen.

Bei Aequivalent unterstützen wir Unternehmen dabei, genau diesen Balanceakt zu meistern: Compliance sicherstellen, Risiken reduzieren und gleichzeitig die Rechte der Kandidaten respektieren.