Hintergrundüberprüfungen nach der Einstellung: Warum Rescreening heute unverzichtbar ist

In einer sich schnell verändernden Geschäftswelt ist es entscheidend, die Integrität und Verlässlichkeit der Mitarbeitenden dauerhaft sicherzustellen. Während Hintergrundüberprüfungen vor der Anstellung inzwischen zum Standard gehören, erkennen immer mehr Schweizer Unternehmen den Wert von sogenannten Post-Hire Screenings – also erneuten Überprüfungen während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Diese tragen wesentlich dazu bei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, Sicherheitsstandards einzuhalten und Vertrauen innerhalb der Organisation zu fördern.

Warum Mitarbeitende erneut überprüfen?

Rescreening bedeutet, bestehende Mitarbeitende in regelmässigen Abständen oder zu bestimmten Zeitpunkten wie Beförderungen oder Rollenwechseln zu überprüfen. Unternehmen, die sich ausschliesslich auf die Prüfung vor der Anstellung verlassen, blenden dabei potenzielle Veränderungen aus – etwa Nebentätigkeiten, finanzielle Schwierigkeiten, Interessenkonflikte oder rechtliche Probleme. Bleiben solche Entwicklungen unbemerkt, können sie ernsthafte Risiken für das Unternehmen darstellen.

Die Vorteile des Post-Hire Screenings

Regelmässige Überprüfungen bieten viele Vorteile:

• Rechtssicherheit: Branchen wie Finanzen, Gesundheit oder Luftfahrt unterliegen strengen Vorschriften. Laufende Überprüfungen helfen, gesetzliche und branchenspezifische Anforderungen stets zu erfüllen.
• Risikominimierung: Mitarbeitende mit Zugang zu sensiblen Daten, Vermögenswerten oder schutzbedürftigen Personen müssen kontinuierlich überprüft werden, um Missbrauch, Betrug oder Datenschutzverletzungen zu verhindern.
• Sicheres Arbeitsumfeld: Durch Rescreening können Risiken frühzeitig erkannt werden, die die Sicherheit von Mitarbeitenden oder Kundinnen/Kunden gefährden könnten.
• Reputationsschutz: Mitarbeiterfehlverhalten kann öffentliche Skandale auslösen und dem Ruf des Unternehmens schaden. Ein proaktives Screening schützt Ihre Marke nachhaltig.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Rescreening?

Die Frequenz und Auslöser für solche Überprüfungen hängen von verschiedenen Faktoren ab:

• Regelmässige Überprüfungen: Jährliche oder zweijährliche Screenings helfen, die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben zu sichern.
• Funktionswechsel: Bei Beförderungen oder dem Wechsel in sensible Rollen (z. B. in der Finanzkontrolle oder Datenverwaltung) ist ein sofortiges Rescreening ratsam.
• Vertragliche Anforderungen: Neue Kunden oder Märkte mit besonderen regulatorischen Anforderungen verlangen oft eine zusätzliche Überprüfung.
• Zufallskontrollen: Stichprobenartige Überprüfungen erhöhen die Effektivität des Programms – sollten jedoch transparent kommuniziert und mit Fingerspitzengefühl umgesetzt werden.

Was sollte ein Post-Hire Screening beinhalten?

Der Umfang von Überprüfungen nach der Einstellung variiert je nach Branche und den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens, umfasst jedoch in der Regel mehrere zentrale Prüfpunkte. Die Kontrolle von Nebentätigkeiten stellt sicher, dass keine Interessenkonflikte bestehen. Strafregisterauszüge decken rechtliche Probleme auf, die seit der Einstellung entstanden sein könnten, während Auszüge aus dem Betreibungsregister besonders bei Positionen mit finanzieller Verantwortung unerlässlich sind. Die Überprüfung von beruflichen Lizenzen und Zertifikaten gewährleistet deren Gültigkeit, und Sanktions- sowie Watchlist-Checks stellen sicher, dass Mitarbeitende nicht auf behördlichen Überwachungslisten geführt werden. Fahrzeugführende Mitarbeitende müssen hinsichtlich ihrer Fahrberechtigung geprüft werden, und in Branchen mit erhöhtem Suchtrisiko tragen Drogentests zur Risikoprävention bei.

Durch die individuelle Anpassung des Überprüfungspakets an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens lassen sich Compliance- und operationelle Risiken wirksam minimieren.

Erfolgsfaktoren für ein Rescreening-Programm

Ein gutes Post-Hire Screening benötigt einen strukturierten Ansatz:

1. 1. Ziele festlegen: Welche Risiken möchten Sie minimieren?
   2. Mitarbeitende einbinden: Offene Kommunikation schafft Vertrauen.
   3. Verlässlichen Partner wählen: Ein erfahrener, zuverlässiger Anbieter, der Ihre Unternehmenskultur versteht, liefert rechtssichere und objektive Ergebnisse.
   4. In HR-Prozesse integrieren: Etwa im Jahresrhythmus oder bei spezifischen HR-Workflows.
   5. Resultate analysieren & anpassen: So lassen sich Trends erkennen und das Programm optimieren.

Herausforderungen und wichtige Aspekte

Ein Screening-Programm benötigt Ressourcen und verursacht Kosten – doch diese stehen in keinem Verhältnis zu möglichen Schäden durch Betrug, Verstösse oder Imageverlust. Wichtig ist auch der Umgang mit Mitarbeitenden: Wird das Programm klar und transparent kommuniziert, wird es nicht als Misstrauensbeweis, sondern als Standard zur Sicherheit aller verstanden. Rechtlich gilt besondere Vorsicht: Die Schweiz und Europa hat strenge Datenschutzgesetze. Nur mit klarer Zustimmung der Mitarbeitenden und einem erfahrenen Anbieter lassen sich rechtliche Stolperfallen vermeiden.

Sichern Sie die Zukunft Ihrer Belegschaft mit Post-Hire Screening

Die Einführung von Hintergrundüberprüfungen nach der Einstellung ist längst mehr als eine Best Practice – sie ist ein Muss in einem komplexen, stark regulierten Umfeld. Mit einem Schweizer Background-Check Experten wie z.B. Aequivalent an Ihrer Seite stellen Sie sicher, dass Ihr Team gesetzeskonform, sicher und im Einklang mit Ihren Unternehmenswerten bleibt.