Background Checks auslagern: Chancen, Grenzen und Entscheidungskriterien

Rekrutieren bedeutet weit mehr, als nur Lebensläufe zu prüfen. Es geht darum, die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit zu legen und die Unternehmenskultur zu schützen. Immer häufiger gehören Background Checks – also Hintergrundsüberprüfungen von Kandidaten – zum Standard, wenn es darum geht, die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen. Auch in der Schweiz. Gleichzeitig stellt sich in einem immer schnelleren Einstellungsprozess die Frage: Weshalb noch einen zusätzlichen Schritt einbauen und externe Spezialisten beiziehen, wenn man solche Kontrollen auch intern durchführen könnte?

Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Vorteile die externe Durchführung bringt, welche Stolpersteine es gibt – und welche Kriterien Sie bei der Wahl eines Anbieters berücksichtigen sollten. Ziel ist es, Ihnen Orientierung zu geben, wie Sie schneller und sicherer einstellen können, ohne Kompromisse bei der Compliance oder der Qualität Ihrer HR-Entscheidungen einzugehen.

Warum ein Background Check mehr als ein Häkchen ist?

Fachliche Kompetenzen und Soft Skills allein reichen längst nicht mehr, um eine erfolgreiche Anstellung zu garantieren. HR-Teams müssen heute sicherstellen, dass ein Kandidatenprofil authentisch ist, dass seine Werte mit denen des Unternehmens übereinstimmen und dass keine versteckten Risiken die Zusammenarbeit gefährden.

Background Checks liefern Antworten auf zentrale Fragen: Sind die angegebenen Abschlüsse und Diplome korrekt? Stimmt der berufliche Werdegang? Gibt es problematische Online-Aktivitäten, Interessenkonflikte oder sensible Vorfälle in der Vergangenheit? Durch eine strukturierte Überprüfung sinkt die Unsicherheit – und die Zuverlässigkeit der Einstellungsentscheidung steigt deutlich.

Mit dem Inkrafttreten neuer Gesetze wie dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), steigenden regulatorischen Anforderungen und einer zunehmenden öffentlichen Transparenz sind diese Massnahmen 2025 nicht mehr optional, sondern eine grundlegende Absicherung – sowohl vor als auch während der Anstellung. Damit stellt sich zwangsläufig die strategische Frage: intern stemmen oder externe Expertise nutzen?

Interne Durchführung: unterschätzte Hürden

Die Überprüfung im eigenen Haus wirkt auf den ersten Blick attraktiv: Man behält die Kontrolle und die Daten bleiben intern. Für kleine Organisationen, die selten rekrutieren und bei weniger kritischen Positionen, kann dies durchaus sinnvoll sein. In der Praxis zeigen sich jedoch schnell die Grenzen:

• Begrenzte Ressourcen: Dokumente einholen, frühere Arbeitgeber kontaktieren, sensible Daten absichern oder mit Ablehnungen umgehen – all das kostet wertvolle Zeit und verzögert den Prozess.
• Technische Hürden: Bei Kandidaten mit internationalem Profil braucht es Zugang zu verschiedenen Datenbanken, unterschiedlichen Verfahren und Sprachkenntnissen.
• Fehleranfälligkeit: Mangelnde Erfahrung oder ein unvollständiger Check können gravierende rechtliche, finanzielle oder Reputationsschäden nach sich ziehen – insbesondere dort, wo Compliance entscheidend ist.
• Rechtliche Komplexität: Datenschutz und Arbeitsrecht entwickeln sich dynamisch. Den Überblick über nationale und internationale Vorgaben zu behalten, erfordert viel Know-how.

Man könnte es vergleichen mit einem Piloten, der ohne Instrumente und ohne Co-Pilot fliegt: möglich, aber riskant, anstrengend, risikobehaftet und fehleranfällig.

Externe Durchführung: Mehr Tempo und Sicherheit

Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Anbieter bedeutet, einen erfahrenen Co-Piloten an Bord zu holen. Denn solche Unternehmen verfügen über digitale Plattformen, standardisierte Prozesse und Fachleute, die Überprüfungen schnell, zuverlässig und rechtskonform durchführen.

Dank Schnittstellen (z. B. ATS oder HRIS) lässt sich der Prozess nahtlos in bestehende HR-Systeme integrieren. So erhalten Sie in Echtzeit Einblick in den Status der Überprüfung und erhalten am Ende ein umfassendes Reporting.

Das Resultat: kein Bremsklotz im Rekrutierungsprozess, sondern im Gegenteil ein Beschleuniger. Ihre HR-Teams gewinnen Zeit für das Wesentliche – die persönliche Beurteilung, den Cultural Fit, die Candidate Experience.

Mehrwert über die Compliance hinaus

Externe Background Checks sind nicht einfach ein administrativer Outsourcing-Schritt, sondern ein strategischer Hebel. Sie helfen, Fehlbesetzungen zu vermeiden, die Unternehmenskultur zu stärken und Fluktuation zu senken.

Darüber hinaus wird die Time-to-Hire erheblich reduziert, ein entscheidender Vorteil in kompetitiven Märkten. Laut Kunden von Aequivalent, der Schweizer Plattform für Background Checks, lässt sich die Rekrutierungszeit um bis zu 66 % verkürzen.

Der Prozess funktioniert wie eine Hightech-Produktionslinie: Jede Komponente wird kontrolliert, ohne den Produktionsfluss zu unterbrechen – effizient, konstant und zuverlässig.

Worauf beim Dienstleister zu achten ist

Mit der Externalisierung geben Sie einen Teil der Verantwortung ab. Deshalb ist die Wahl des Partners entscheidend. Folgende Kriterien sollten Sie berücksichtigen:

• Datensicherheit: Wer hat Zugang zu den Informationen, wo werden sie gespeichert, wie werden sie geschützt?
• Support: Schnelle und kompetente Ansprechpersonen, die sowohl Kandidaten als auch HR bei komplexen Fällen oder juristischen Fragen begleiten.
• Digitale Plattform: Nahtlose Integration in Ihre HR-Systeme, jederzeit transparente Dossier-Einsicht und vollständige Nachverfolgbarkeit.
• Geografische Abdeckung: Verfügbarkeit sowohl in der Schweiz als auch global – unverzichtbar für multinationale Rekrutierungen.
• Rechtskonformität: Fundierte Kenntnisse von Schweizer Recht (revDSG, Arbeitsgesetz) und EU-Vorgaben (DSGVO).
• Reputation & Referenzen: Kundenstimmen, Case Studies oder Partnerschaften geben wertvolle Einblicke in die Zuverlässigkeit.

Darüber hinaus ist Flexibilität wichtig: Ein guter Anbieter bietet vom Self-Service über modulare Standardpakete bis hin zu massgeschneiderten Lösungen für spezifische Branchen oder Risikoprofile alles an.

Fragen, die Sie vor der Zusammenarbeit stellen sollten:

• Wie garantieren Sie den Schutz sensibler Daten?
• Wie detailliert und transparent sind Ihre Reports?
• In welcher Frist liefern Sie vollständige Ergebnisse?
• Wie läuft die Kommunikation mit unseren HR-Teams und Kandidaten?
• Bieten Sie Checks nur vor oder auch während des Arbeitsverhältnisses an?
• Ist eine Integration mit unserem ATS/HRIS möglich?
• Werden Ihre Prozesse regelmässig extern auditiert?

Grenzen im Blick behalten

Auslagern bedeutet nicht, Verantwortung abzugeben. Die finale Einstellungsentscheidung bleibt immer bei Ihnen.

Manche befürchten, dass externe Prüfungen den Kontakt zu den Kandidaten distanzieren. In der Praxis ist oft das Gegenteil der Fall: Indem der technische Teil an Experten delegiert wird, bleibt mehr Raum für persönliche Gespräche und eine engere Betreuung.

Auch die Kostenfrage relativiert sich schnell: Was zu Beginn als zusätzliche Investition erscheint, zahlt sich durch bessere Einstellungsqualität, geringere Fluktuation, höhere Effizienz und rechtliche Sicherheit vielfach aus.

Ein strategischer Vorteil

In einem Umfeld, in dem Geschwindigkeit und Qualität gleichermassen zählen, sind externe Background Checks ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Sie verwandelt eine oft als Hürde empfundene Pflicht in einen Effizienzbooster für HR: schnellere Prozesse, fundiertere Entscheidungen und eine verbesserte Candidate Experience. Mit dem richtigen Partner wird die Überprüfung von Hintergründen zu einem unsichtbaren Schutzschild, das Risiken abwehrt und gleichzeitig Ihre HR-Teams entlastet.

So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: starke, engagierte Teams aufzubauen, die langfristig zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.