Die häufigsten Fehler, die HR-Verantwortliche bei der Personalauswahl machen (und wie man sie vermeidet)

Einstellungen basieren auf Vertrauen – und doch wird oft übersehen, worauf es wirklich ankommt. Nach wochenlangen Interviews und internen Abstimmungen fühlt sich das Versenden eines Angebots an den Kandidaten wie die finale Bestätigung an. Dabei unterschätzen viele die Bedeutung von Background Checks und behandeln sie nur als lästige Formalität – kurz bevor der neue Mitarbeitende startet.

Gerade hier entstehen oft leicht vermeidbare Risiken. Unter dem Druck, schnell einzustellen, Kosten zu kontrollieren und Kandidaten zufrieden zu stellen, machen viele Unternehmen unbeabsichtigt Abstriche bei der Sorgfalt. Das kann teuer werden: Fehlbesetzungen, hohe Fluktuation, Compliance-Verstösse oder sogar dauerhafte Reputationsschäden drohen.

Dieser Artikel nimmt einen Schritt zurück, um die häufigsten Fallstricke bei Hintergrundprüfungen und ihre Folgen zu beleuchten. Er zeigt, dass viele HR-Verantwortliche sich nach wie vor stark auf Lebenslauf und persönliche Eindrücke verlassen – und dabei die Risiken in ihren Prüf- und Einstellungsprozessen unterschätzen.

Der zentrale Fehler: Überprüfungen, die auf Bequemlichkeit statt auf Risiko ausgelegt sind

Branchenübergreifend zeigt sich ein einheitliches Muster: Unternehmen verlassen sich zunehmend auf minimale Überprüfungen, bei denen Geschwindigkeit, kurzfristige Kosteneffizienz und Bequemlichkeit Vorrang vor einer fundierten Risikobewertung haben.

In der Praxis neigen Personalverantwortliche dazu, die schnellste und kostengünstigste Screening-Option auszuwählen, diese einheitlich auf alle Positionen anzuwenden und davon auszugehen, dass sie damit ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen. Auf den ersten Blick scheint dies harmlos zu sein. In Wirklichkeit ist es jedoch vergleichbar mit der Bildung einer Rechtsauffassung auf der Grundlage eines einzigen Dokuments, das von der zu beurteilenden Person vorgelegt wurde.

In der Schweiz kann diese Annahme problematisch sein. Grenzüberschreitende Einstellungen sind üblich und viele Berufe unterliegen Eignungsanforderungen. Gleichzeitig lassen Datenschutzgrundsätze wie Verhältnismässigkeit und Zweckbindung wenig Raum für Fehler. Ein zu oberflächliches Überprüfungsverfahren kann relevante Risiken übersehen, während ein schlecht angepasstes Verfahren selbst Compliance-Probleme verursachen kann. Die Situation verschärft sich durch mehrsprachige Unterlagen, unterschiedliche Transparenz- und Zugangsregeln, dezentrale Informationsquellen und eine Kultur der Diskretion – all das erschwert den Zugang zu verlässlichen Daten.

Hinzu kommen Zeitdruck und knappe HR-Ressourcen. Wenn eine Stelle schnell besetzt werden muss, liegt der Fokus oft auf technischen Fähigkeiten und schneller Verfügbarkeit. Warnsignale wie häufige Job- oder Adresswechsel, unklare Abschlüsse oder eine bedenkliche Internet-Präsenz werden dagegen leicht übersehen.

4 Bereiche, in denen typischerweise Probleme auftreten

Wenn Background Checks als obligatorischer Verwaltungsschritt statt als massgeschneiderter Mechanismus zur Risikokontrolle behandelt werden, treten häufig konkrete Schwächen und Risiken auf:

1. Ignorieren von Unterschieden bei rollenspezifischen Risiken

Das typische Szenario: Für jede Position werden identische Hintergrundüberprüfungen durchgeführt, ohne ausreichend zu berücksichtigen, ob – und inwieweit – eine Rolle den wichtigsten Risiken des Unternehmens ausgesetzt ist. Zu diesen Risiken können Sicherheit, Informationssicherheit, finanzielle Risiken oder Auswirkungen auf den Ruf gehören, doch nicht jede Position birgt das gleiche Risiko. Ein eindimensionaler Ansatz berücksichtigt nicht, dass das Risiko mit dem Zugang, der Autonomie und der Entscheidungsbefugnis steigt.

Die Konsequenz: Wenn die Tiefe der Überprüfung nicht mit den Aufgaben einer Position übereinstimmt, erkennen Arbeitgeber möglicherweise nicht den vollen Wert der Sorgfaltspflicht als echtes Instrument zur Risikominderung. Gleichzeitig wenden sie möglicherweise zu viel Zeit und Ressourcen für Überprüfungsfunktionen auf, die nur ein begrenztes Risiko bergen. Aus Compliance-Sicht ist ein einheitlicher Ansatz auch gegenüber Datenschutzbehörden schwer zu rechtfertigen, die verlangen, dass Überprüfungsmassnahmen relevant und verhältnismässig sind. Prüfer sowie interne oder externe Governance-Gremien könnten die Wirksamkeit solcher Kontrollen zusätzlich in Frage stellen. Über Compliance hinaus kann ein pauschaler Ansatz das interne Vertrauen untergraben. Eine gut konzipierte, rollenspezifische Screening-Strategie reduziert nicht nur Risiken, sondern zeigt auch klar, dass angemessene und verhältnismässige Sorgfalt walten gelassen wurde – gegenüber Aufsichtsbehörden, Governance-Gremien und vor allem gegenüber Bewerbern und Mitarbeitenden.

2. Lücken durch minimale Überprüfungsprogramme

Das typische Szenario: Um Kosten oder Komplexität zu reduzieren, entscheiden sich Unternehmen für vereinfachte Überprüfungsoptionen, die nur einen teilweisen Einblick in den Hintergrund eines Bewerbers bieten, z. B. indem sie sich ausschliesslich auf einen Strafregisterauszug oder eine Referenzprüfung stützen.

Die Konsequenz: Diese Überprüfungen können zwar in bestimmten Kontexten angemessen und wirksam sein, liefern jedoch selten ein vollständiges Bild, wenn sie isoliert durchgeführt werden. Lücken im Lebenslauf, nicht überprüfte Diplome, nicht offengelegte Aktivitäten, potenzielle Interessenkonflikte, bedenkliche Online-Präsenz, fehlende berufliche Qualifikationen oder Zulassungen und sogar Fragen der finanziellen Integrität können daher unbemerkt bleiben. Bei Positionen, die mit finanzieller Verantwortung, Zugang zu sensiblen Daten oder kritischer Infrastruktur, Verantwortung für schutzbedürftige Personen oder Aussenvertretung verbunden sind, erhöht eine unvollständige Überprüfung das Risiko, jemanden einzustellen, der für das erforderliche Mass an Vertrauen nicht geeignet ist, erheblich.

3. Fragmentierte Compliance für externe Ressourcen

Das typische Szenario: Personalrichtlinien gelten oft nur für festangestellte Mitarbeitende. Berater und Auftragnehmer, die in der Regel direkt von Vorgesetzten oder der Beschaffungsabteilung eingestellt werden, werden oft nicht derselben Sorgfaltspflicht unterzogen.

Die Konsequenz: Uneinheitliche Überprüfungsverfahren für verschiedene Arten von Arbeitsverträgen können ein erhebliches Risiko darstellen, besonders wenn Berater oder Auftragnehmer Zugang zu sensiblen Unternehmensressourcen haben oder Positionen mit dem gleichen Risiko wie Festangestellte bekleiden.

4. Überprüfung als einmalige Angelegenheit

Das typische Szenario: Nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags geraten Background Checks oft aus dem Blickfeld der HR-Abteilungen. Beförderungen, interne Wechsel oder veränderte Aufgabenbereiche führen selten zu einer Neubewertung des Risikos.

Die Konsequenz: Ohne regelmässige Überprüfungen arbeiten Unternehmen oft mit veralteten Risikoannahmen. Persönliche Umstände, Interessen und Aktivitäten von Mitarbeitenden ändern sich im Laufe der Zeit und können mit ihren neuen Aufgaben in Konflikt geraten. Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende Zugang zu neuen Systemen, sensiblen Informationen oder regulierten Tätigkeiten. So kann eine Person, die ursprünglich in der Verwaltung tätig war, später Finanztransaktionen durchführen oder vertrauliche Kundendaten bearbeiten – und erst dann werden bisher unerkannte Compliance- oder Qualifikationsprobleme sichtbar.

Background Checks überdenken

Hintergrundüberprüfungen sind mehr als eine Formalität. Sie dienen dazu, Vertrauen, Sicherheit und Integrität im Unternehmen zu stärken. Ein effektives Screening erfordert keine übermässigen Kontrollen, sondern klare Strukturen und eine strategische Ausrichtung.

Vier Grundsätze sind für Schweizer HR-Verantwortliche besonders relevant:

1. Festlegung von Überprüfungsstufen nach Verantwortung
   Statt einheitliche Checks einzusetzen, definieren effektive Organisationen Screening-Stufen, die sich an Verantwortung und Risiko orientieren:
   • Geringes Risiko (Einstiegspositionen/allgemeine Mitarbeitende): Identitätsprüfung und gesetzlich zulässige Basisüberprüfungen.
   • Mittleres Risiko (mittleres Management/Positionen mit Zugang zu Vermögenswerten): Überprüfung des beruflichen Werdegangs, der Ausbildung und der beruflichen Angaben.
   • Hohes Risiko oder regulierte Positionen (Führungskräfte, Finanz- und Governance-Beauftragte, regulierte Branchen): Gezielte Zusatzprüfungen zu Lizenzen, Sanktionen, Online-Präsenz, Interessenkonflikten oder branchenspezifischen Anforderungen, immer innerhalb der gesetzlichen Grenzen.

   Strafregister- und Betreibungsauszug bilden in einigen Branchen die Basis, in anderen nur einen Teil des risikobasierten Ansatzes. Dieser strukturierte Ansatz sorgt für Konsistenz und respektiert gleichzeitig die Verhältnismässigkeit.

2. Integration der Überprüfung in den Mitarbeiterlebenszyklus
   Hintergrundüberprüfungen sollten sich parallel zum Beschäftigungsverhältnis weiterentwickeln. Wichtige Momente wie Stellenwechsel, Amtszeiten, Beförderungen oder der Eintritt in regulierte Funktionen bieten natürliche Gelegenheiten, das Risiko neu zu bewerten. Für bestimmte Positionen können regelmässige Screenings auch interne Kontrollrahmen und externe Audit-Anforderungen unterstützen.
3. Berücksichtigung externer Ressourcen
   HR-Richtlinien konzentrieren sich oft auf festangestellte Mitarbeiter. Aber auch Auftragnehmer, Berater und Lieferanten können Zugang zu sensiblen Daten, kritischen Systemen oder regulierten Funktionen haben. Diese Personen sollten also auch einer risikobasierten Kontrolle unterzogen werden, die in einem angemessenen Verhältnis zu ihren Verantwortlichkeiten und ihrem Risikopotenzial steht. Durch die Einbeziehung aller Mitarbeitenden in einen einheitlichen, rollenspezifischen Ansatz können Unternehmen Compliance-Lücken reduzieren, finanzielle oder operative Risiken vermeiden und die gleichen Standards in Bezug auf Vertrauen und Integrität aufrechterhalten, die von festangestellten Mitarbeitenden erwartet werden.
4. Verlassen Sie sich auf Fachwissen, nicht auf Vermutungen
   Die Schweizer und internationalen Überprüfungsanforderungen sind komplex. Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner mit lokalen Teams und internationaler Expertise wie Aequivalent hilft Personalverantwortlichen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig einen effizienten und kandidatenfreundlichen Prozess aufrechtzuerhalten.
   Der richtige Partner bringt nicht nur Technologie und massgeschneiderte Programme für jede Branche und Unternehmensgrösse mit, sondern auch strategische Beratung zur Gestaltung eines optimalen Screening-Ansatzes für das Unternehmen, mit einem klaren Verständnis der Schweizer Compliance-Standards, grenzüberschreitender Komplexitäten und Best Practices.

Von Formalitäten zu strategischen Sicherheitsvorkehrungen

Hintergrundüberprüfungen dienen nicht dazu, die Integrität von Menschen infrage zu stellen. Sie schützen Mitarbeitende, Organisationen und Reputation – gerade in einem komplexen und stark regulierten Umfeld.

Für Schweizer HR-Verantwortliche geht es nicht um die Frage, ob ein Screening notwendig ist, sondern wie es intelligent und kosteneffizient umgesetzt werden kann. Der Wechsel von generischen, routinemässigen Verfahren zu einer rollenbasierten, verhältnismässigen Strategie macht Background Checks zu einer stillen, aber wirkungsvollen Sicherheitsmassnahme, die nachhaltige Einstellungsentscheidungen und langfristiges Vertrauen fördert.