FAQ für Kandidaten/Mitarbeitende
Pre-Employment Überprüfung
Dieses Überprüfungsprogramm ermöglicht es Ihrem (zukünftigen) Arbeitgeber oder Kunden, im Folgenden „Arbeitgeber“ genannt, wichtige Punkte in Ihrer Bewerberakte zu überprüfen, um seine internen Einstellungs- oder Sicherheitsbestimmungen einzuhalten und um sicherzustellen, dass Sie die Person sind, welche er für die Rolle sucht, die er in seiner Organisation definiert hat.
Je nach Position und Stellung in der Organisation hat Ihr Arbeitgeber eine Reihe von Punkten festgelegt, die in Bezug auf Ihre Vorgeschichte, Ihre Fähigkeiten und/oder Ihre Persönlichkeit überprüft werden. In Ihrem personalisierten und sicheren Webinterface, dessen Zugang Ihnen von Aequivalent zugeschickt wird, haben Sie einen vollständigen und umfassenden Überblick über die Überprüfungen, die erfolgen werden.
Aequivalent ist ein spezialisiertes Unternehmen, das von Ihrem Arbeitgeber beauftragt wurde, die notwendigen Überprüfungen durchzuführen, einen unabhängigen und objektiven Bericht zu erstellen und Sie bei der Einhaltung dieses standardisierten Prozesses zu unterstützen. Wenn Abweichungen festgestellt werden, wird Aequivalent diese in seinem Bericht aufführen und Ihr Arbeitgeber kann Ihnen weitere Fragen stellen. Aequivalent ist beauftragt, Überprüfungen durchzuführen, aber es ist allein Ihr Arbeitgeber, der entscheidet, wie mit dem Bericht weiter verfahren wird.
Ein Arbeitgeber hat Rechte, Pflichten und ein berechtigtes Interesse daran, Informationen über seine zukünftigen Mitarbeiter und Bevollmächtigten zu sammeln, solange er nur Informationen sammelt, die relevant sind, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, eine bestimmte Rolle auszuführen. Daher ist Ihre Zustimmung rechtlich gesehen nicht erforderlich, damit Informationen über Sie gesammelt werden können.
Obwohl Ihr Arbeitgeber das Recht hat, bestimmte Informationen über Sie zu sammeln, verlangt Aequivalent von Ihnen, dass Sie die Einverständniserklärung unterschreiben, bevor Sie mit dem Verifizierungsprozess beginnen. Dieses Dokument stellt sicher, dass Sie von Ihrem Arbeitgeber vorab darüber informiert wurden, dass er Aequivalent mit der Erhebung und Überprüfung Ihrer Daten beauftragt hat. Die Unterzeichnung der Einwilligungserklärung ist auch erforderlich, um Informationen von Dritten gemäss den Überprüfungen, die Ihr Arbeitgeber bei Aequivalent in Auftrag gegeben hat, zu erhalten (zuständige Behörden, wie z. B. das zuständige Amt für die Einholung eines Strafregisterauszugs, Betreibungsamt, Universitäten, Referenzpersonen, …) und um ein Persönlichkeitsprofil zu erstellen.
Ja. Ihr Arbeitgeber hat eine Richtlinie zur Hintergrundüberprüfung eingeführt und nutzt die Dienste von Aequivalent, um sicherzustellen, dass der Prozess nach den besten Praktiken durchgeführt wird. Dennoch haben Sie das Recht zu verweigern, wenn Sie nicht möchten, dass Informationen über Sie gesammelt werden. Wenn Sie erwägen, die Teilnahme am Verifizierungsprogramm abzulehnen, sollten Sie dies vorher mit Ihrem Arbeitgeber besprechen, der allein darüber entscheidet, was mit Ihrer Ablehnung geschehen soll.
Ihre Daten werden von Aequivalent im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeitet, der über die Verarbeitung entscheidet. Daher sollten alle Fragen, die sich auf die Ergebnisse der Überprüfungen beziehen, an Ihren Arbeitgeber gerichtet werden. Aequivalent ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert und verwendet Ihre Daten und Dokumente ausschliesslich im Rahmen dieses speziellen und einzigartigen Verifizierungsprogramms. Aequivalent löscht automatisch alle Daten und Dokumente, die Sie betreffen, 90 Tage nach der Berichterstattung an Ihren Arbeitgeber. Darüber hinaus können Sie jederzeit eine schnellere Löschung Ihrer Daten über Ihren personalisierten Zugang zur Plattform beantragen.
Aequivalent ist nach der ISO-Norm 27001 zertifiziert. Dies garantiert höchste Sorgfalt im
Umgang mit Ihren Daten, wie damit umgegangen und gearbeitet wird. Der Austausch von
Informationen mit Dritten wird auf ein Minimum reduziert. Zudem halten wir uns strikt an
das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und – sofern anwendbar – an die europäische
DSGVO.
Den Prüfbericht stellen wir ausschliesslich dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur
Verfügung. Bei Fragen zur Einsichtnahme wenden Sie sich bitte direkt an den Arbeitgeber.
In-Employment Überprüfung
Dieses Überprüfungsprogramm ermöglicht es Ihrem Arbeitgeber, Ihre Personalakte zu aktualisieren, um seine internen Personal- oder Sicherheitsvorschriften einzuhalten.
Je nach Position und Ihrer Stellung in der Organisation hat Ihr Arbeitgeber eine bestimmte Anzahl an Überprüfungen und/oder zu aktualisierenden Dokumenten festgelegt. In Ihrem personalisierten und sicheren Webinterface, dessen Zugang Ihnen von Aequivalent zugeschickt wird, haben Sie einen vollständigen und umfassenden Überblick über die Überprüfungen, die erfolgen werden.
Aequivalent ist ein spezialisiertes Unternehmen, das von Ihrem Arbeitgeber beauftragt wurde, die erforderlichen Überprüfungen durchzuführen, einen unabhängigen und objektiven Bericht zu erstellen und Sie bei der Einhaltung dieses standardisierten Prozesses zu unterstützen. Wenn Abweichungen festgestellt werden, wird Aequivalent diese in seinem Bericht aufführen und Ihr Arbeitgeber kann Ihnen weitere Fragen stellen. Aequivalent ist beauftragt, Überprüfungen durchzuführen, aber es ist allein Ihr Arbeitgeber, der entscheidet, wie mit dem Bericht weiter verfahren wird.
Ein Arbeitgeber hat Rechte, Pflichten und ein berechtigtes Interesse daran, Informationen über seine Mitarbeiter zu sammeln, solange er nur Informationen sammelt, die relevant sind, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, eine bestimmte Rolle auszuführen. Daher ist Ihre Zustimmung rechtlich gesehen nicht erforderlich, damit Informationen über Sie gesammelt werden können.
Obwohl Ihr Arbeitgeber das Recht hat, bestimmte Informationen über Sie zu sammeln, verlangt Aequivalent, dass Sie die Einwilligungserklärung unterschreiben, bevor Sie mit dem Überprüfungsprozess beginnen. Dieses Dokument stellt sicher, dass Sie von Ihrem Arbeitgeber vorab darüber informiert wurden, dass er Aequivalent mit der Erhebung und Überprüfung Ihrer Daten beauftragt hat. Die Unterzeichnung der Einwilligungserklärung ist auch erforderlich, um Informationen von Dritten gemäss den Überprüfungen zu erhalten, die Ihr Arbeitgeber bei Aequivalent in Auftrag gegeben hat (zuständige Behörden, wie z. B. das für die Einholung eines Auszugs aus Ihrem Strafregister zuständige Amt, Betreibungsamt usw.), und um ein Persönlichkeitsprofil zu erstellen.
Ja. Ihr Arbeitgeber hat eine Verifizierungsrichtlinie eingeführt und nutzt die Dienste von Aequivalent, um sicherzustellen, dass der Prozess nach bewährten Verfahren durchgeführt wird. Nichtsdestotrotz haben Sie das Recht zu verweigern, wenn Sie nicht möchten, dass Informationen über Sie gesammelt werden. Wenn Sie erwägen, die Teilnahme am Verifizierungsprogramm zu verweigern, sollten Sie dies vorher mit Ihrem Arbeitgeber besprechen, der allein darüber entscheidet, was mit Ihrer Weigerung geschieht.
Ihre Daten werden von Aequivalent im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeitet, der über die Verarbeitung entscheidet. Daher sollten alle Fragen, die sich auf die Ergebnisse der Überprüfungen beziehen, an Ihren Arbeitgeber gerichtet werden. Aequivalent ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert und verwendet Ihre Daten und Dokumente ausschliesslich im Rahmen dieses speziellen und einzigartigen Verifizierungsprogramms. Aequivalent löscht alle Sie betreffenden Daten und Dokumente automatisch 90 Tage nach der Berichterstattung an Ihren Arbeitgeber. Darüber hinaus können Sie jederzeit eine schnellere Löschung Ihrer Daten über Ihren personalisierten Zugang auf der Plattform beantragen.
Aequivalent ist nach der ISO-Norm 27001 zertifiziert. Dies garantiert höchste Sorgfalt im
Umgang mit Ihren Daten, wie damit umgegangen und gearbeitet wird. Der Austausch von
Informationen mit Dritten wird auf ein Minimum reduziert. Zudem halten wir uns strikt an
das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und – sofern anwendbar – an die europäische
DSGVO.
Den Prüfbericht stellen wir ausschliesslich dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur
Verfügung. Bei Fragen zur Einsichtnahme wenden Sie sich bitte direkt an den Arbeitgeber.
FAQ für Unternehmen
Ein Background Check (oder Hintergrundüberprüfung) dient dazu, die von Bewerbenden oder Mitarbeitenden gemachten Angaben zu bestätigen, etwa Identität, beruflicher Werdegang, Abschlüsse, Reputation, Nebenjobs oder Strafregistereinträge. Aequivalent führt diese Überprüfungen transparent und in voller Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch – für fundierte Personalentscheidungen und mehr Vertrauen im Recruiting.
Background Checks helfen, mögliche Reputations- und Personalrisiken bei Neueinstellungen zu minimieren, z.B. Betrug, mangelnde Integrität, gefälschte Diplome, überhöhte Qualifikationen, Fehlbesetzungen oder Reputationsschäden. Sie schaffen von Beginn an Vertrauen und Transparenz zwischen Unternehmen und Kandidat:innen und tragen langfristig dazu bei, Fluktuation und Fehlentscheidungen zu reduzieren.
Aequivalent bietet verschiedene Überprüfungskategorien an:
- Identitätsprüfung
- Überprüfung von Diplomen und Zertifikaten
- Beschäftigungs- und Referenzprüfung
- Strafregisterauszug
- Finanz- und Integritätsprüfung
- Social Media Screening
- Nebentätigkeiten und Interessenkonflikte
- Und viele mehr
Aequivalent ist ein Schweizer Unternehmen mit Standorten in Yverdon und Bern, das seit über zehn Jahren auf Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitenden – sowohl vor als auch während des Arbeitsverhältnisses – spezialisiert ist. Je nach Auftrag des zukünftigen bzw. aktuellen Arbeitgebers überprüft Aequivalent gewisse Aspekte weltweit (z.B. finanzielle Integrität, Identität oder potenzielle Interessenkonflikte. Wir bestätigen die Genauigkeit der von Kandidatinnen und Kandidaten angegebenen Informationen zu Ausbildung, Diplomen und Berufserfahrung. Dank unserer geschützten digitalen Plattform wird der gesamte Background-Check-Prozess effizient gesteuert und lässt sich nahtlos in führende HR-Systeme wie Workday, SAP SuccessFactors, Lucca, PeopleWeek, Abacus oder Adequasys integrieren. So starten Sie Background Checks mit wenigen Klicks direkt aus Ihrem HR-System und behalten den Status jederzeit in Echtzeit im Blick.
Ja. Hintergrundüberprüfungen sind erlaubt, sofern sie verhältnismässig und für die jeweilige Position relevant sind. In bestimmten Branchen (z. B. Bildung, Finanzwesen) sind sie sogar gesetzlich oder regulatorisch vorgeschrieben.
Aequivalent führt alle Überprüfungen transparent und ausschliesslich mit der vorherigen Zustimmung der Kandidatinnen und Kandidaten oder Mitarbeitenden durch – in voller Übereinstimmung mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und den SECO-Richtlinien.
Aequivalent passt seine Prozesse den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an und stellt zugleich internationale Compliance für global tätige Unternehmen sicher.
Für einen Background Check brauchen wir eine unterschriebene Einwilligungserklärung, ein Identitätsnachweis und gegebenenfalls ein aktueller Lebenslauf. Je nach Überprüfungstyp können auch Kontaktdaten früherer Arbeitgeber oder Kopien von Zeugnissen und Diplomen erforderlich sein.
Ja, ohne ausdrückliche Zustimmung wird keine Überprüfung durchgeführt. Die Einwilligung ist obligatorisch. Eine Verweigerung liegt im Recht der Kandidat:innen, kann jedoch als mögliches Warnsignal in Bezug auf Integrität gewertet werden. Zudem können bestimmte amtliche Nachweise – z. B. Wohnsitzbestätigungen, Strafregister- oder Betreibungsregisterauszüge – nur mit einer unterschriebenen Vollmacht beantragt werden.
Aequivalent führt Background Checks weltweit durch, sowohl für in der Schweiz wohnhafte als auch für internationale Kandidat:innen. Wir verifizieren Angaben direkt bei früheren Arbeitgebern, Bildungsinstitutionen und anderen offiziellen Stellen, auch wenn die Person im Ausland gelebt, studiert oder gearbeitet hat.
- Das Unternehmen eröffnet ein Firmenkonto auf der Aequivalent-Plattform, basierend auf dem erwarteten Prüfvolumen.
- Es wählt das passende Screening-Programm (Pre-Employment oder In-Employment).
- Die Kandidat:innen erhalten eine geschützte Einladung, erstellen und bestätigen ihr Profil, unterzeichnen die Vollmacht und laden die erforderlichen Informationen hoch.
- Aequivalent sammelt, überprüft und validiert die Daten.
- Der Abschlussbericht wird im gesicherten Kundenportal oder direkt im HR-System bereitgestellt – auf Wunsch auch für die Kandidat:innen einsehbar.
In der Regel zwischen 2 und 15 Arbeitstagen, abhängig von Art und Umfang der Überprüfung sowie den beteiligten Ländern. Über unsere geschützte Plattform können Sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Die ersten Ergebnisse sehen Sie bereits nach wenigen Stunden. Alle gewonnenen Informationen sind während der Überprüfung und danach für 90 Tage jederzeit auf unserer digitalen Plattform einsehbar.
Aequivalent garantiert höchste Sorgfalt im Aufbau und Umgang mit den bearbeiteten Daten und der digitalen Plattform. Alle Daten einer Überprüfung werden spätestens 90 Tage nach Erstellung des Screening-Berichts gelöscht. Aequivalent wird mindestens zweimal jährlich von unabhängigen Experten auditiert und ist nach der ISO-Norm 27001 zertifiziert. Wir halten unsere Daten hochverschlüsselt in der Schweiz, erfüllen dabei die Vorgaben des Schweizer und EU-Datenschutzrechts (DSG & DSGVO).
Der Abschlussbericht enthält eine farbcodierte Übersicht (Grün – Gelb – Rot), die den Compliance-Status der geprüften Punkte anzeigt. Bei Online-Checks werden die analysierten Netzwerke, öffentlichen Profile und die Prüfergebnisse von Aequivalent aufgeführt. Alle Berichte werden Ihnen im geschützten Kundenbereich auf der digitalen Plattform von Aequivalent zur Verfügung gestellt, wo Sie diesen auch herunterladen sowie ausdrucken können.
Alle personenbezogenen Daten werden spätestens 90 Tage nach Bereitstellung des Reports gelöscht. Für statistische Zwecke können anonymisierte Daten aufbewahrt werden, die jedoch keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Kandidat:innen oder Mitarbeitende zulassen.
- Höhere Qualität im Recruiting
- Digitalisierung und Beschleunigung der HR-Prozesse
- Vermeidung teurer Fehlrekrutierungen
- Zeitersparnis und verlässliche Informationen
- Sicherung der Integrität im Unternehmen
In der Regel vor Vertragsunterzeichnung oder Arbeitsbeginn. Immer mehr Schweizer und europäische Unternehmen führen jedoch auch regelmässige Überprüfungen durch – z. B. nach zwei bis drei Jahren Betriebszugehörigkeit oder vor einem Positionswechsel mit sensibler Verantwortung – um Sicherheit und Compliance dauerhaft zu gewährleisten.
Ja. Aequivalent bietet Integrationen mit HR-Systemen wie Workday, SAP SuccessFactors, Lucca, PeopleWeek, Abacus oder Adequasys an. Überprüfungen können direkt aus Ihrem HR-System gestartet und verfolgt werden – über eine API-Schnittstelle oder standardisierte Integration.
- Self-Service: Für Bestellungen offizieller Schweizer Dokumente oder schnelle Einzelüberprüfungen.
- Standardprogramme: Für regelmässige Bedürfnisse von KMU.
- Individuelle Programme: Für Grossunternehmen und regulierte Branchen.
Aequivalent unterstützt Unternehmen aus zahlreichen Branchen, darunter: Banken und Versicherungen, Gesundheitswesen, Transport, Bildung, IT, Pharma, Luxusgüter, Energie, Luftfahrt, NGOs, öffentliche Verwaltung, Verteidigung und viele mehr.
Der Preis hängt von Art und Umfang der Überprüfung ab. Programme beginnen bei CHF 10.– für eine einfache Identitätsprüfung und reichen bis CHF 975.– für umfassende Executive-Pakete. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.
Eine Referenzauskunft basiert ausschliesslich auf der Meinung eines früheren Arbeitgebers, während ein Background Check objektiv alle Fakten und offiziellen Dokumente einer Person überprüft.
Aequivalent ist nach ISO 27001 zertifiziert und garantiert damit höchste Sorgfalt beim Betrieb der digitalen Plattform sowie beim Umgang mit sämtlichen verarbeiteten Daten. Zudem halten wir uns strikt an das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und – sofern anwendbar – an die europäische DSGVO.
Wir speichern alle Daten ausschliesslich in der Schweiz – hochverschlüsselt und in voller Übereinstimmung mit den schweizerischen und europäischen Datenschutzvorgaben. Dadurch wird der Austausch von Informationen mit Dritten während des gesamten Screening-Prozesses auf ein Minimum reduziert. Sämtliche Daten werden spätestens 90 Tage nach Abschluss der Überprüfungen gelöscht.
