6 gute Gründe, um Ihr Budget für Background Checks 2026 zu sichern

Während viele Unternehmen derzeit ihre Budgets für 2026 festlegen, wird genau geprüft, wo sich Ausgaben lohnen und wo Einsparungen möglich sind. Kostenkontrolle bleibt zentral: Jeder Posten muss begründet werden, sei es durch Effizienzsteigerung oder durch den Schutz vor Reputations-, Sicherheits- und Personalrisiken. Doch Bereiche, die Vertrauen und Integrität sichern, sollten nicht wie gewöhnliche Ausgaben betrachtet werden. Ihr tatsächlicher Wert zeigt sich nämlich oft erst, wenn etwas schiefläuft – und dann sind die Kosten um ein Vielfaches höher.

Ein Budget für Background Checks festzulegen, ist nicht immer einfach. Fragen wie „Wie viele Überprüfungen brauchen wir?“, „Welche Checks sind wirklich nötig?“ oder „Wie lässt sich der ROI nachweisen?“ gehören in vielen Budgetrunden zum Alltag, insbesondere, wenn die Mittel knapp sind.

Wenn Ihr Unternehmen bereits ein Screening-Programm nutzt, kann es sinnvoll sein, diesen Ansatz beizubehalten. Planen Sie hingegen, ein neues Prüfverfahren einzuführen oder den bestehenden Prozess auszubauen, ist ein klarer Rahmen zur Beurteilung von Kosten und Nutzen unerlässlich.

Die folgenden sechs Punkte zeigen praxisnahe Ansätze, um das Budget für Background Checks gezielt zu planen und überzeugend zu begründen.

1. Die versteckten Kosten einer Fehlrekrutierung einschätzen

Jede Neueinstellung ist mit Risiken verbunden. Stellt sich eine Kandidatin oder ein Kandidat später als ungeeignet, unqualifiziert oder unehrlich heraus, kann dies erhebliche finanzielle, operative und reputative Folgen haben.

Gemäss der Advance & HSG-Studie* betragen die Gesamtkosten einer Fehlbesetzung das 1,5- bis 2-Fache des Jahresgehalts der betroffenen Person, inklusive Rekrutierung, Einarbeitung und Produktivitätsverlust.

Gerade in der Schweiz, wo viele Unternehmen in spezialisierten oder regulierten Branchen tätig sind, summieren sich die Aufwände für die Neubesetzung deutlich – vom Zeitpunkt der Vakanz bis zur erfolgreichen Reintegration. Ein strukturierter Background Check hilft, Diskrepanzen oder Risikofaktoren frühzeitig zu erkennen, bevor ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wird. Er eliminiert zwar nicht alle Risiken, reduziert jedoch Unsicherheiten und Fluktuation erheblich und sorgt dafür, dass Einstellungsentscheidungen auf geprüften Fakten beruhen.

Tipp: Vergleichen Sie in Ihrer Budgetargumentation die geschätzten Kosten einer Fehlrekrutierung mit den durchschnittlichen Kosten eines Background Checks, die meist nur wenige Hundert Franken betragen. So wird der präventive Nutzen sofort deutlich.

2. Background Checks in die Integritätskultur integrieren

Über die finanziellen Aspekte hinaus tragen Background Checks aktiv zur Förderung einer Integritätskultur bei. Durch die Verifizierung von beruflichen Stationen, Ausbildungen und weiteren relevanten Angaben signalisiert das Unternehmen klar: Fairness und Transparenz sind Teil seiner Werte. Dies stärkt sowohl das Vertrauen innerhalb des Teams als auch jenes von Kundinnen, Partnern und Aufsichtsbehörden.

Gerade in der Schweiz, wo ethische Standards hoch sind und viele Unternehmen in sensiblen Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen, Uhrenindustrie oder öffentlicher Verwaltung tätig sind, ist Vertrauen ein zentraler Geschäftswert.

Wer Background Checks fest in die HR-Prozesse integriert, setzt ein klares Zeichen: Integrität beginnt bei der Rekrutierung.

Tipp: Stellen Sie Mitarbeiter-Screenings nicht als reine HR-Ausgabe dar, sondern als integralen Bestandteil eines umfassenden Integritäts- und Governance-Konzepts. So fördern Sie Verständnis und Abstimmung über alle Abteilungen hinweg.

3. Compliance-Anforderungen sicher erfüllen

Je nach Branche können Background Checks auch dazu beitragen, gesetzliche oder regulatorische Vorgaben einzuhalten. So sind Finanzinstitute beispielsweise verpflichtet, sogenannte Fit & Proper-Prüfungen für Schlüsselfunktionen unter FINMA-Aufsicht durchzuführen. Andere Branchen müssen Anforderungen aus den Bereichen Datenschutz, Arbeitssicherheit oder öffentlicher Beschaffung berücksichtigen.

Auch ohne explizite gesetzliche Vorgabe kann ein dokumentierter und fairer Prüfprozess dazu beitragen, interne Richtlinien und Verhaltenskodizes einzuhalten – sowohl bei der Einstellung als auch bei regelmässigen Re-Checks während der Beschäftigung. So lassen sich rechtliche und Reputationsrisiken durch fahrlässige Einstellungsentscheidungen deutlich reduzieren.

Tipp: Prüfen Sie die branchenspezifischen Compliance-Anforderungen und verknüpfen Sie Ihr Screening-Programm damit. So lässt sich das Budget gegenüber Governance- oder Audit-Gremien klarer und überzeugender begründen.

4. Skalierbarkeit und Kostenkontrolle sicherstellen

Ein wirksames Background-Check-Programm muss weder kompliziert noch teuer sein. Entscheidend ist, dass es zur Grösse, Struktur und Risikoprofil Ihres Unternehmens passt.

Viele Schweizer Arbeitgeber setzen heute auf mehrstufige Screening-Modelle, die sich am Risikograd der jeweiligen Funktion orientieren. Für Standardpositionen genügen meist Basiskontrollen, wie die Überprüfung von Diplomen und Referenzen. Für bestimmte Funktionen sind zusätzlich Identitäts-, Betreibungs- oder Strafregisterprüfungen sinnvoll. Schlüssel- oder Vertrauenspositionen erfordern häufig erweiterte oder individuelle Prüfungen, etwa zu Interessenkonflikten, Social-Media-Aktivitäten oder internationalen Watchlists.

Dieses abgestufte Vorgehen ermöglicht eine effiziente Kostensteuerung, ohne Kompromisse bei Risiko- und Compliance-Standards.

Tipp: Schätzen Sie Ihr jährliches Rekrutierungsvolumen und ordnen Sie es den jeweiligen Prüfungsstufen zu. Eine transparente Volumenplanung schafft Klarheit und Vertrauen bei Budgetverhandlungen.

5. HR-Prozesse digitalisieren und administrative Aufwände reduzieren

Background Checks können ein Treiber der HR-Digitalisierung sein. Viele Aufgaben, die HR-Abteilungen heute manuell erledigen, z.B. das Sammeln von Diplomen, Arbeitszeugnissen, Ausweisen oder Strafregisterauszügen, sind integraler Bestandteil eines digitalen Screening-Prozesses.

Traditionell werden diese Aufgaben zwischen HR und den Kandidaten aufgeteilt, was Rückfragen, Rückerstattungen und Verzögerungen im Bewerbungsprozess mit sich bringt.

Durch die Integration einer digitalen Background-Check-Lösung lassen sich diese Schritte automatisieren, Compliance sicherstellen und HR-Ressourcen entlasten.

Tipp: Berechnen Sie, wie viel Zeit durch digitale und schnellere Abläufe eingespart wird, und integrieren Sie diesen Vorteil in Ihren Business Case.

6. Qualität und Fairness im Recruiting sichern

Ein gut strukturiertes Screening-Programm erhöht auch die Qualität und Nachvollziehbarkeit Ihrer Einstellungsentscheidungen. Wenn alle Bewerbenden dem gleichen Verfahren unterliegen, wird der Prozess fairer und objektiver.

Die geprüften Daten liefern HR-Verantwortlichen fundierte Entscheidungsgrundlagen und ergänzen Interviews sowie Assessments durch Fakten. Auch für Kandidatinnen und Kandidaten schafft ein professioneller Screening-Prozess Vertrauen – er signalisiert, dass das Unternehmen für alle die gleichen Standards anwendet. Das stärkt die Glaubwürdigkeit und unterstützt eine faire, inklusive Unternehmenskultur.

Tipp: Holen Sie Feedback von Vorgesetzten ein, um zu zeigen, wie Background Checks in der Vergangenheit geholfen haben (oder hätten), bessere Entscheidungen zu treffen oder Probleme zu vermeiden. Solche praxisnahen Erfahrungswerte überzeugen oft stärker als reine Zahlen.

Human-Risk-Management mit Background Checks stärken

Jedes Unternehmen kann den Return on Investment (ROI) eines Background-Check-Programms selbst berechnen. Doch über den kurzfristigen finanziellen Nutzen hinaus sind Hintergrund-Screenings vor allem eine Investition in die langfristige Integrität und Leistungsfähigkeit der Organisation. Sie schützen das Unternehmen, stärken die Glaubwürdigkeit der Mitarbeitenden, verhindern teure Fehlbesetzungen und fördern das Vertrauen aller Stakeholder.

In einem zunehmend kompetitiven Arbeitsmarkt, in dem Bewerbende ihre Profile immer stärker optimieren – auch mithilfe von KI –, nimmt die Bedeutung von Faktenprüfung weiter zu. Laut Aequivalent-Analyse von über 3’600 standardisierten Background Checks in der Schweiz enthielten 74 % der Lebensläufe falsche, unvollständige oder irreführende Angaben. In 5 % der Fälle wurden sogar klare Verstösse festgestellt, etwa durch bewusst verfälschte oder ausgelassene Informationen.

Ein strukturiertes Screening senkt das Risiko von Fehlbesetzungen deutlich und stellt sicher, dass Personalentscheidungen auf verifizierten und vertrauenswürdigen Informationen basieren. Auf diese Weise leisten Background Checks einen messbaren Beitrag zu finanzieller Stabilität, operativer Sicherheit und langfristiger Unternehmensintegrität.

* Quelle: Gender Intelligence Report 2023, Advance & Universität St. Gallen (HSG)