Un background check (ou vérification d’antécédents) consiste à confirmer les informations fournies par un candidat ou un collaborateur: identité, parcours professionnel, diplômes, réputation, activités annexes, antécédents judiciaires, etc. Chez Aequivalent, nous réalisons ces vérifications de manière transparente et conforme au droit suisse de la protection des données (LPD) et européen (RGPD), pour garantir des recrutements fiables et renforcer la confiance envers votre marque employeur.

Les background checks réduisent les risques liés à une embauche: fraude, intégrité, usurpation de diplôme, qualifications surévaluées, erreurs de recrutement ou possible atteinte à la réputation. Ces vérifications favorisent une relation de confiance et de transparence entre l’employeur et le collaborateur dès le début de la relation de travail, tout en contribuant à réduire le turn-over du personnel.

Aequivalent propose plusieurs catégories de vérifications:

• Vérification d’identité
• Vérification de diplômes et certifications
• Vérification d’emploi et de références
• Extrait du casier judiciaire
• Vérification de la probité financière 
• Screening des réseaux sociaux 
• Activités annexes et conflits d’intérêts
• Et bien plus!

Aequivalent est une société basée en Suisse (Yverdon & Berne), active depuis plus de dix ans dans la vérification des antécédents des collaborateurs, qu’ils soient futurs ou actuels. Selon les besoins de l’employeur, Aequivalent réalise des contrôles ciblés dans le monde entier, tels que la vérification de l’identité, de l’intégrité financière ou de potentiels conflits d’intérêts et confirme l’exactitude des informations fournies par les candidats, notamment en matière de formation, de diplômes et d’expérience professionnelle. Aequivalent a développé une plateforme digitale sécurisée qui pilote l’ensemble du processus de background checks et s’intègre de manière fluide aux principaux systèmes RH, comme par exemple Workday, SAP SuccessFactors, Lucca, Peopleweek, Abacus ou Adequasys, permettant de lancer et suivre les vérifications directement depuis ces SIRH.

Oui. Les vérifications d’antécédents sont autorisées si elles sont proportionnées et pertinentes par rapport au poste. Dans certains domaines (éducation, finance, etc.), les vérifications d’antécédents constituent même une obligation légale ou règlementaire. Aequivalent effectue ses vérifications en toute transparence et exclusivement avec le consentement préalable des candidats et collaborateurs, ceci afin d’agir en conformité avec la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et les bonnes pratiques du SECO.

Aequivalent adapte ses processus selon chaque pays, tout en assurant une conformité internationale pour les entreprises actives globalement.

Pour effectuer un background check, il faut un formulaire d’information et de procuration signé, une preuve d’identité et, le cas échéant, un CV à jour. Selon le type de vérification, les coordonnées d’anciens employeurs, voire des copies de certificats et de diplômes peuvent être demandées.

Oui, l’autorisation est obligatoire. Aequivalent ne démarre aucune vérification sans l’autorisation explicite du candidat ou du collaborateur. Le refus de donner son autorisation constitue un droit du candidat, mais peut également être perçu comme un signal d’alerte potentiel en matière d’intégrité, pouvant justifier un refus d’engagement. De plus, certains justificatifs officiels, tels qu’une confirmation de résidence, un extrait du casier judiciaire ou du registre des poursuites, ne peuvent être obtenus qu’en présentant une procuration signée aux autorités compétentes.

Aequivalent effectue des vérifications dans le monde entier. En plus des candidats résidant en Suisse, Aequivalent couvre tous les profils internationaux, y compris ceux ayant séjourné ou travaillé à l’étranger. Cela inclut les validations auprès d’anciens employeurs, d’établissements de formation et d’autres sources officielles.

• Le client ouvre un compte d’entreprise sur la plateforme Aequivalent en fonction de ses volumes de vérifications.
• Il sélectionne le programme selon ses besoins (pre-employment ou in-employment).
• Le candidat reçoit une invitation sécurisée, crée et confirme son profil, signe une procuration et fournit les informations nécessaires en ligne.
• Aequivalent collecte, vérifie et valide les informations.
• Le rapport final est mis à disposition du client via la plateforme sécurisée ou repris directement dans son système RH. Si souhaité, le rapport être partagé avec le candidat ou le collaborateur pour plus de transparence.

En général, entre 2 et 15 jours ouvrables, selon le type de vérification et les pays concernés. Grâce à notre plateforme digitale sécurisée, vous pouvez suivre en temps réel l’avancement et le statut de chaque vérification, à tout moment, 24h/24. Les premiers résultats sont généralement disponibles après quelques heures seulement et sont complétés au fur et à mesure. Toutes les informations collectées restent accessibles sur la plateforme pendant la durée du processus, ainsi que durant les 90 jours suivant la clôture de la vérification.

Aequivalent applique les standards les plus élevées en matière de sécurité des données et supprime l’ensemble des informations au plus tard 90 jours après la fin de chaque vérification. Aequivalent est auditée au minimum deux fois par année par des experts indépendants et certifiée conforme à la norme de sécurité internationale ISO 27001. Toutes les données sont chiffrées et réalisées sous contrôle strict de conformité. Aequivalent héberge et traite toutes les données en Suisse exclusivement et respecte la LPD et le RGPD.

Le rapport final comprend un rapport de vérification présentant une signalisation par couleurs (vert – jaune – rouge) indiquant le niveau de conformité associé à chaque élément vérifié. Dans le cas d’une vérification de profil en ligne, le rapport précise les réseaux analysés, les sites sur lesquels la personne apparaît publiquement, ainsi que les constatations et observations d’Aequivalent. L’ensemble du dossier est disponible dans votre espace client sécurisé sur la plateforme numérique d’Aequivalent, où vous pouvez le consulter, le télécharger ou l’imprimer à tout moment.

Aequivalent supprime toutes les données personnelles au plus tard 90 jours après la mise à disposition du rapport de vérification. À des fins statistiques et d’optimisation, certaines données anonymisées peuvent être conservées, sans qu’il soit possible d’identifier les candidats ou collaborateurs concernés.

• Amélioration de la qualité du recrutement
• Digitalisation et accélération du processus RH
• Réduction d’erreurs de recrutement coûteuses
• Gain de temps et fiabilité des informations
• Intégrité assurée au sein de l’entreprise

Les background checks sont généralement effectués avant la signature ou le début du contrat. Cependant, de plus en plus d’entreprises suisses et européennes réalisent également des vérifications périodiques, par exemple après deux ou trois ans d’ancienneté ou avant un changement de poste sensible, ceci afin de maintenir un haut niveau de sécurité et de conformité avec leurs standards sectoriels.

Oui. Aequivalent propose des intégrations avec des systèmes RH tels que Workday, SAP SucessFactors, Lucca, PeopleWeek, Abacus ou Adequasys, permettant de lancer et suivre les vérifications directement depuis votre SIRH. Soit via une interface API personnalisable, soit via une intégration standard proposé par le SIRH.

• Self-service: pour les commandes des documents officiels suisses ou des vérifications rapides et ponctuelles.
• Programmes standard: adaptés aux besoins récurrents des PME.
• Programmes sur-mesure: pour les grandes entreprises et les secteurs réglementés.

Aequivalent intervient dans de nombreux secteurs d’activité, parmi lesquels: banques et assurances, santé, transport, éducation, IT, pharma, luxe, énergie, aviation, ONG, administration publique, défense et bien d’autres.

Le prix dépend du type de vérification et du volume. Les programmes débutent à CHF 10.- pour une simple vérification d’identité, jusqu’à CHF 975.- pour des packages Executive complets. Tout dépend de l’étendue de la vérification souhaitée. Contactez-nous pour un conseil personnalisé sans engagement.

Une prise de référence repose uniquement sur l’avis d’un ancien employeur, tandis qu’un background check vérifie objectivement tous les faits et documents officiels d’un candidat ou collaborateur.

Aequivalent est certifiée ISO 27001, garantissant ainsi le plus haut niveau de sécurité dans la gestion et l’exploitation de la plateforme digitale, tout comme dans le traitement des données qui y sont hébergées. Nous appliquons strictement la législation suisse en matière de protection des données (LPD), ainsi que, le cas échéant, les exigences européennes (RGPD).

Nous stockons toutes les données uniquement en Suisse, sous forme chiffrée et conformément aux exigences légales suisses et européennes en matière de protection des données. Cette approche garantit un échange minimal d’informations avec des tiers tout au long du processus de validation des profils. Toutes les données sont supprimées au plus tard 90 jours dès la fin des vérifications.