Nos conditions générales

1.1. Aequivalent SA fournit une plateforme en ligne de vérification des antécédents (ci-après, la « Plateforme ») pour gérer et exécuter les programmes d’assurance qualité mis en place par ses clients (ci-après, le « Client ») lors de l’embauche et du suivi des personnes dans le cadre de leurs contrats de travail ou de services (ci-après, les « Employés »).

1.2. La Plateforme permet au Client de vérifier les données personnelles des employés (ci-après, les « Données Personnelles ») par l’utilisation des « Services » fournis par Aequivalent SA ou par les outils fournis sur la « Marketplace ».

1.3. Par le biais d’une interface électronique sécurisée, le Client peut gérer et consulter la Plateforme et a accès à des vérifications, programmes, questionnaires, documents et procédures standardisés.

1.4. Le Client désigne les utilisateurs de la Plateforme au sein de son organisation (ci-après, les « Client-Users ») qui disposeront d’un accès personnalisé et sécurisé.

1.5. Un service de support à la clientèle est à la disposition des Client-Users et des Employés pendant les heures de bureau en Suisse.

2.1. Les Services consistent en la vérification et la remise d’un dossier détaillé de l’Employé et d’un rapport de vérification (ci-après, le « Dossier de l’Employé »).

2.2. Les Services sont rendus selon les programmes définis et choisis par le Client (le « Programme »). Le délai d’exécution des Services dépend du type de programme sélectionné par le Client et des Données Personnelles qui doivent être vérifiées. Un rapport final sera établi au plus tard 6 semaines après la demande du Client.

2.3. Les Employés qui font l’objet des Services sont contactés par Aequivalent SA et reçoivent leur propre accès unique, personnel et sécurisé à la Plateforme Aequivalent. Cet accès permettra à l’Employé de consulter et de compléter les Données Personnelles qui seront vérifiées par Aequivalent SA et de consulter ces Données Personnelles jusqu’à ce qu’elles soient supprimées (voir la clause 4.3.).

2.4. Le Client est tenu d’informer l’Employé du traitement et de la vérification des Données Personnelles par le biais de la Plateforme et des Services d’Aequivalent SA. Aequivalent SA ne procède pas aux Services sans la confirmation de l’Employé qui est formalisée via la plateforme Aequivalent.

2.5. Le Dossier de l’Employé est la propriété du Client. Le Client est le seul à pouvoir, en fonction de ses intérêts, accorder à l’Employé l’accès au Dossier de l’Employé. Le Client fournira les instructions correspondantes à Aequivalent SA par le biais de son interface électronique. Aequivalent SA ne peut être tenu responsable du refus du Client d’accorder l’accès à l’Employé et le Client indemnisera Aequivalent SA pour les dommages éventuels dus à un refus illégal.

2.6. Les Services qui ne sont pas standardisés (ci-après les « Services additionnels »), notamment le développement et l’exécution de programmes et de procédures de vérification personnalisés, les services de développement et de support à l’intégration des systèmes informatiques via l’API, les demandes de documents officiels supplémentaires ou de vérifications supplémentaires, les rapports statistiques personnalisés ou les services de conseil et de formation, sont fournis à la demande du Client et moyennant des frais supplémentaires (voir la clause 5.6.).

3.1. La Plateforme donne au Client l’accès à un espace dédié, appelé «Marketplace», où plusieurs outils en libre-service peuvent être utilisés pour vérifier et/ou analyser les Données Personnelles (ci-après dénommés les «Checks»).

3.2. La Marketplace est (uniquement) disponible pour les Clients qui disposent d’une licence de la Plateforme incluant cette fonctionnalité.

3.3. En fonction des Checks que le Client a sélectionnés, les Checks mis à disposition sur la Marketplace peuvent inclure l’utilisation de fournisseurs et/ou de services tiers et peuvent être soumis à des termes et conditions supplémentaires. Ces conditions supplémentaires doivent être acceptées séparément par le Client lors de chaque Check.

4.1. Les Données Personnelles sont hébergées en Suisse et protégées par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles conformes à la norme ISO/IEC 27001, y compris la loi suisse sur la protection des données, jusqu’à ce qu’elles soient supprimées (voir clause 4.3.).

4.2. Aequivalent SA ne peut pas utiliser les Données Personnelles et le Dossier de l’Employé à d’autres fins que les Services et/ou les Checks qu’elle fournit au Client.

4.3. À l’exception des Données Personnelles visées à la clause 4.4, Aequivalent SA supprime toutes les Données Personnelles et les Dossiers des Employés 90 jours après la remise du rapport de vérification final, à moins qu’une demande de suppression anticipée ne soit formulée, auquel cas Aequivalent SA répondra à la demande dans les plus brefs délais.

4.4. Aequivalent SA a le droit d’utiliser certaines Données Personnelles (sexe, nationalité, pays de résidence, année de naissance) qui ont été anonymisées de manière irréversible, à des fins statistiques.

4.5. Le Client et Aequivalent SA sont tenus de respecter toutes les lois et dispositions applicables en matière de protection des données et de droit du travail. En Suisse, ladite protection est notamment régie par la loi fédérale sur la protection des données et son ordonnance d’application, ainsi que par la réglementation existante en matière de protection des travailleurs (loi fédérale sur le travail dans l’industrie, l’artisanat et le commerce, et ses ordonnances) et le Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE (RGPD).

4.6. Les Client-Users reçoivent un accès personnel unique et sécurisé, un mot de passe personnel et un code d’authentification pour chaque session. Le Client est responsable du respect des mesures de sécurité habituelles par les Client-Users, ainsi que de la mise à jour de la liste de ces Client-Users. Aequivalent SA se réserve le droit de modifier les données d’accès en cas de doute sur la sécurité de ces accès.

4.7. Le Client peut choisir l’option de gérer les accès de ses Client-Users en mettant en place une connexion en Single-Sign-On (SSO) liée à son Active Directory. Pour ce faire, cette fonctionnalité doit être activée sur sa plateforme par Aequivalent SA.

4.8. Les mesures susmentionnées ne dispensent pas le client ni Aequivalent SA de l’obligation de veiller à ce que les personnes non autorisées n’aient aucune possibilité d’accéder aux Données Personnelles et aux Dossiers des Employés et d’appliquer des mesures de sécurité supplémentaires et appropriées.

4.9. Le Client est responsable envers Aequivalent SA de tout préjudice résultant du non-respect des obligations susmentionnées – en particulier en raison d’indiscrétions ou d’une utilisation abusive des informations personnelles divulguées.

5.1. L’ouverture d’un compte pour le Client et l’utilisation de la Plateforme dans sa configuration standardisée sont gratuites pour un maximum de 2 Client-Users, pour un nombre limité de Dossiers d’Employés. Pour bénéficier d’une Plateforme aux fonctionnalités avancées, le Client choisit le type et la configuration de son compte correspondant à ses besoins, moyennant un droit de licence correspondant. Les comptes et les droits de licence correspondants sont automatiquement renouvelés, sauf résiliation écrite par le Client ou Aequivalent SA, au moins 30 jours avant la date d’expiration de la licence.

5.2. Afin d’utiliser les Services et la Marketplace, le Client doit disposer d’un compte sur la Plateforme et d’un crédit d’utilisation suffisant. Le Client peut acquérir du crédit (supplémentaire) à tout moment. Pour certains types de comptes, le Client peut également choisir l’option de recevoir une facture a posteriori (des frais de facturation peuvent s’appliquer dans ce cas) ou de souscrire à un modèle d’abonnement.

5.3. Les frais des Services et/ou de la Marketplace dépendent du prix du/des Programme(s) et du/des Check(s) sélectionné(s) par le Client et sont automatiquement débités du compte du Client lors d’une commande sur la Plateforme.

5.4. Si un Employé n’accepte pas de faire l’objet des Services avant de recevoir un accès à la Plateforme, le Client en est informé et les frais de Services sont crédités sur son compte dès confirmation de l’annulation de la commande par le Client. Les frais pour les Checks effectués via la Marketplace ne peuvent pas être remboursés une fois que la commande a été confirmée par le Client.

5.5. Les prix du Programme comprennent les coûts des documents officiels en Suisse et au Liechtenstein. Les coûts des documents officiels internationaux ou des sources de vérification ne sont pas inclus et sont débités du compte du Client s’ils ne dépassent pas 150.00 CHF, ou après accord explicite du Client s’ils dépassent ce montant. Si le Client ne dispose pas d’un crédit suffisant sur son compte pour débiter les frais supplémentaires, ceux-ci seront facturés a posteriori.

5.6. Les Services additionnels (voir clause 2.6) font l’objet d’un accord séparé avec le Client. En l’absence d’un tel accord, les Client-Users supplémentaires sont facturés 250.00 CHF par an et les demandes de documents ou de vérifications supplémentaires sont facturées 100.00 CHF par demande.

5.7. Si le compte du Client n’a pas été utilisé pendant 12 mois consécutifs, Aequivalent SA est en droit de facturer des frais d’administration de CHF 480.00 ou de désactiver le compte. Tout crédit restant sur le compte du Client concerné au moment de la fermeture est acquis à Aequivalent SA.

5.8. Les factures sont envoyées à l’utilisateur principal du Client par voie électronique au format PDF.

5.9. Le délai de paiement des factures est de 30 jours. En cas de retard de paiement, Aequivalent SA se voit accorder un intérêt moratoire de 5% et une indemnité de 20.00 CHF pour chaque rappel de paiement. Les montants dus par le Client ne peuvent être ni compensés par des créances, ni utilisés comme compensation pour d’autres services. En cas de retard de paiement, Aequivalent SA a le droit, sans préavis, d’interrompre les Services jusqu’à ce qu’elle reçoive le paiement complet des Services fournis.

5.10. Aequivalent SA se réserve le droit d’adapter ses prix en fonction de l’IPC suisse ou d’une augmentation des charges externes, moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

5.11. Tous les montants indiqués dans les présentes conditions générales de vente et dans le contrat conclu avec le Client s’entendent hors TVA, sauf disposition contraire.

6.1. Les informations fournies par Aequivalent SA doivent être utilisées comme un simple support à la décision du Client et ne remplacent pas son propre jugement. L’interprétation des informations reçues par le Client, ainsi que la prise de décision elle-même, relèvent de la seule responsabilité du Client.

6.2. Les Services et la Marketplace sont fournis à l’exclusion de toute responsabilité, sauf celles fondées sur une négligence grave ou une faute intentionnelle (dans ces derniers cas, la responsabilité d’Aequivalent SA est limitée au montant des Services fournis). Aequivalent SA n’est pas responsable du contenu des informations collectées, ni du contenu de la base de données transmise au client, ni de la capacité de fonctionnement de ses installations techniques ou de ses logiciels. Tous les droits du Client à des dommages et intérêts, à la résiliation du contrat, au remplacement, à la nullité ou à la rédhibition sont exclus.

7.1. Aequivalent SA s’engage à traiter de manière confidentielle et à garder le secret sur toutes les données et informations qui concernent l’organisation et les activités du Client et qui sont communiquées à Aequivalent SA pour l’exécution du contrat, à moins qu’il ne s’agisse d’informations publiques.

7.2. Les Clients respectent les droits d’auteur et les droits de propriété intellectuelle d’Aequivalent SA et se conforment à l’utilisation des Données Personnelles conformément au contrat et à la législation applicable. Les Clients s’engagent à ne pas divulguer à des tiers tout ou partie des informations de nature interne, confidentielle ou bilatérale (notamment méthodes, prix, procédés) résultant de la collaboration avec Aequivalent SA ou d’autres sources liées aux Services. Cette obligation ne s’éteint pas à la fin du contrat.

8.1. Le non-respect des obligations mentionnées dans le présent document peut entraîner le refus d’Aequivalent SA de fournir les Services et la Marketplace.

8.2. Les accords dérogeant aux présentes conditions générales ne sont valables que s’ils sont convenus par écrit avec Aequivalent SA. En cas de doute, les présentes conditions générales s’appliquent.

8.3. Le droit applicable aux présentes conditions générales et à la relation contractuelle entre Aequivalent SA et son Client est le droit suisse. Le lieu de juridiction exclusif pour toute procédure judiciaire découlant du présent contrat est le siège d’Aequivalent SA.