Un background check, ou vérification d’antécédents, est un processus structuré visant à confirmer les informations fournies par un candidat ou un collaborateur. Il peut inclure la vérification de l’identité, des diplômes et formations, du parcours professionnel, de la réputation, du casier judiciaire, de l’intégrité financière, des conflits d’intérêts, de la réputation à l’international ou d’autres éléments liés à la fonction. En Suisse, les background checks doivent être pertinents, proportionnés et conformes à la législation sur la protection des données.

Les vérifications avant l’embauche permettent aux entreprises de réduire les risques liés au recrutement, de valider les informations fournies par les candidats et de protéger leur réputation tout en renforçant leur conformité. Elles peuvent aider à identifier des incohérences, de faux diplômes, des expériences professionnelles inexactes, des conflits d’intérêts non déclarés ou d’autres risques liés à l’intégrité avant qu’une décision d’embauche définitive ne soit prise. En favorisant la transparence et la confiance dès le premier jour, les background checks permettent aux employeurs de prendre des décisions éclairées, de renforcer l’intégrité de leur organisation et de réduire le risque d’erreurs de recrutement coûteuses.

Aequivalent propose une large gamme de services de screening RH, notamment la vérification d’identité, la validation de diplômes et certificats, la vérification du parcours professionnel, les références, le casier judiciaire, la probité financière, le screening des réseaux sociaux, la réputation à l’international, les conflits d’intérêts et bien d’autres encore.

Aequivalent est une société suisse spécialisée dans les background checks, les screenings RH et les programmes de vérification pour candidats, collaborateurs et fournisseurs. Les vérifications peuvent porter sur l’identité, l’intégrité financière, les conflits d’intérêts, la formation, l’expérience professionnelle ou encore la présence en ligne et les réseaux sociaux. Basée à Yverdon-les-Bains et à Berne, Aequivalent accompagne depuis plus de 11 ans des entreprises en Suisse et à l’international grâce à des processus digitaux sécurisés, des rapports de vérification indépendants et des intégrations avec les principaux systèmes RH, notamment Workday, SAP SuccessFactors, Lucca, PeopleWeek, Abacus et Adequasys. Ces intégrations permettent aux équipes RH de lancer, suivre et gérer les background checks directement depuis leur SIRH.

Oui. Les background checks sont légaux en Suisse lorsqu’ils sont pertinents, proportionnés, transparents et liés au poste concerné. L’étendue de la vérification doit être justifiée par le poste, le secteur d’activité, les responsabilités et le niveau de risque associé. Dans certains secteurs (éducation, finance, etc.), ils peuvent même être exigés par la loi. Aequivalent aide les entreprises à réaliser ces vérifications dans le respect de la LPD et du RGPD lorsque celui-ci est applicable.

En Suisse, les background checks sont soumis aux exigences légales, administratives et de protection des données en vigueur. Les vérifications internationales peuvent impliquer des autorités, institutions, langues, procédures et cadres juridiques différents. Aequivalent adapte son processus de vérification à chaque pays tout en maintenant un niveau constant de conformité et de sécurité pour les employeurs internationaux.

Les documents nécessaires dépendent du programme de vérification choisi. En général, le candidat ou le collaborateur doit fournir un formulaire d’information et de procuration signé, une pièce d’identité ainsi que, le cas échéant, des documents justificatifs tels que des diplômes, des certificats ou des informations relatives à ses précédents emplois. La plateforme sécurisée d’Aequivalent guide l’utilisateur étape par étape tout au long du processus.

Oui. Aequivalent exige une autorisation explicite avant d’initier toute activité de vérification et avant de solliciter des informations auprès de tiers. Cette démarche garantit un processus transparent et confirme que le candidat ou le collaborateur a été informé des vérifications effectuées. Le refus de participer constitue un droit du candidat, mais il peut également être interprété comme un signal de risque en matière d’intégrité et justifier une décision de non-embauche. Certains documents officiels, tels que les attestations de domicile, les extraits du casier judiciaire ou les extraits du registre des poursuites, ne peuvent être obtenus qu’avec une procuration signée.

Aequivalent réalise des background checks dans le monde entier, aussi bien pour des candidats basés en Suisse qu’à l’international. L’entreprise vérifie les informations auprès d’anciens employeurs, d’établissements de formation, d’autorités et d’autres sources officielles, selon le pays concerné, le parcours professionnel ou académique du candidat et les vérifications demandées.

L’entreprise s’inscrit sur la plateforme Aequivalent et sélectionne des vérifications individuelles ou un programme complet de background checks à réaliser avant ou pendant l’emploi, selon ses besoins, Le candidat reçoit une invitation sécurisée de la part d’Aequivalent, crée et confirme son profil, signe une autorisation et transmet les informations requises en ligne. Aequivalent collecte ensuite les informations pertinentes, les vérifie et remet un rapport de synthèse via la plateforme ou directement par intégration SIRH. Pour davantage de transparence, les résultats peuvent également être partagés avec le candidat ou le collaborateur.

Une vérification d’antécédents prend généralement entre 2 et 15 jours ouvrables, selon le type de vérification, les pays concernés et la réactivité des tiers sollicités. La plateforme digitale sécurisée d’Aequivalent permet de suivre en temps réel l’avancement des vérifications, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Dans de nombreux cas, les premiers résultats sont disponibles après quelques heures déjà, tandis que le rapport final est complété progressivement à fur et à mesure que les informations sont collectées et vérifiées. Toutes les données et tous les documents liés à la vérification restent accessibles sur la plateforme pendant le processus et jusqu’à 90 jours après sa finalisation.

Aequivalent applique des mesures strictes de sécurité et de protection des données. Les données sont chiffrées, hébergées en Suisse et traitées via des systèmes sécurisés. Aequivalent est certifiée ISO 27001, respecte la Loi fédérale sur la protection des données et applique le RGPD lorsque celui-ci est pertinent. Les données personnelles sont supprimées au plus tard 90 jours après l’établissement du rapport.

Le rapport final de vérification comprend une évaluation visuelle par code couleur (vert, jaune, rouge) pour chaque élément vérifié, indiquant le niveau de conformité ainsi que les éventuelles divergences identifiées. Lorsque le screening des profils en ligne est inclus, le rapport précise les sites internet et réseaux sociaux publics examinés et résume les constats d’Aequivalent. Les rapports sont disponibles dans l’espace client sécurisé et peuvent être consultés, téléchargés ou intégrés au système RH selon la configuration choisie.

Aequivalent supprime les données personnelles et les documents au plus tard 90 jours après l’émission du rapport de vérification. Des informations anonymisées peuvent être conservées à des fins statistiques ou d’optimisation, sans qu’il soit possible d’identifier le candidat ou le collaborateur.

Les background checks permettent d’améliorer la qualité du recrutement, de réduire les risques d’erreurs coûteuses, de protéger la réputation de l’entreprise, de renforcer la conformité et de prendre de meilleures décisions RH. Aequivalent contribue également à digitaliser le processus de vérification, à faire gagner du temps aux équipes RH et à fournir des informations fiables via une plateforme sécurisée et standardisée.

Un background check est généralement réalisé avant la signature du contrat, avant l’entrée en fonction ou avant la confirmation d’un poste sensible. Certaines organisations en Suisse et en Europe réalisent également des vérifications périodiques pendant la relation de travail, par exemple tous les deux à trois ans ou avant un changement vers une fonction avec davantage de responsabilités, un accès à des informations sensibles ou un niveau de risque plus élevé.

Oui. Aequivalent peut intégrer les background checks à des systèmes RH tels que Workday, SAP SuccessFactors, Abacus, Lucca, PeopleWeek et Adequasys. Ces intégrations permettent aux équipes RH de lancer, suivre et gérer les processus de vérification directement depuis leur SIRH, grâce à des intégrations natives ou à des connexions API personnalisées.

Aequivalent propose des vérifications en self-service, des programmes de vérification standardisés et des solutions de background screening sur mesure.

Les options self-service conviennent aux contrôles rapides ou occasionnels, les programmes standard répondent aux besoins récurrents des PME, tandis que les programmes personnalisés sont conçus pour les grandes organisations, les secteurs réglementés et les exigences de conformité complexes.

Le programme de vérification approprié dépend du profil de risque du poste concerné. Des facteurs tels que le niveau de responsabilité, l’accès à des données sensibles, les responsabilités financières, les exigences réglementaires et l’exposition aux clients doivent être pris en compte lors de la définition des exigences de vérification. Aequivalent propose plusieurs programmes prédéfinis adaptés à différentes catégories de collaborateurs, allant des recrutements standard aux postes de direction et aux fonctions soumises à des exigences réglementaires. Nous sommes également à votre disposition pour vous aider à définir des profils de risque et à sélectionner les programmes de screening les plus adaptés aux besoins de votre organisation, en nous appuyant sur notre expérience auprès de centaines de clients issus de nombreux secteurs d’activité.

Aequivalent accompagne des entreprises de tous secteurs, notamment la banque, l’assurance, la santé, les transports, l’éducation, l’informatique, la pharmacie, le luxe, l’énergie, l’aviation, les ONG, les administrations publiques ainsi que d’autres environnements réglementés ou sensibles où la confiance, la conformité et l’intégrité sont essentielles.

Le coût d’un background check en Suisse dépend du type de vérification, du nombre de contrôles, de la couverture géographique et du volume de screening attendu. Aequivalent propose des solutions allant de simples vérifications d’identité à partir de CHF 10.– jusqu’à des programmes Executive complets pouvant atteindre CHF 975.–. Les entreprises peuvent demander un conseil personnalisé en fonction de leurs besoins en matière de recrutement, de conformité et de gestion des risques, sans aucun engagement.

Une prise de références se concentre principalement sur les retours d’anciens employeurs ou de contacts professionnels. Un background check est plus complet et vise à vérifier des informations factuelles telles que l’identité, la formation, les diplômes, l’expérience professionnelle, les documents officiels, l’intégrité financière ou les conflits d’intérêts, selon la fonction concernée et le programme de vérification choisi.

Aequivalent offre bien plus qu’une simple plateforme de screening. Nous prenons en charge l’ensemble du processus de vérification pour votre compte et accompagnons les candidats ainsi que les collaborateurs depuis l’invitation initiale jusqu’à la finalisation du screening et la remise du rapport final. Chaque candidat bénéficie d’un File Manager dédié chez Aequivalent qui l’accompagne tout au long du processus et reste disponible pour répondre à ses questions. De votre côté, vous disposez d’une visibilité en temps réel sur l’ensemble des vérifications en cours sur la plateforme Aequivalent. Des notifications automatiques vous informent dès qu’une vérification est finalisée ou lorsqu’un résultat critique nécessite votre attention, sans qu’aucun suivi manuel ne soit nécessaire. En combinant technologie, accompagnement personnalisé et approche centrée sur le candidat, Aequivalent offre une expérience de background check efficace, conforme et fluide pour les employeurs, les candidats et les collaborateurs.

Aequivalent garantit la confidentialité grâce à des processus digitaux sécurisés, au chiffrement des données, à des accès restreints, à un hébergement des données en Suisse et à des standards de sécurité de l’information certifiés ISO 27001. Les informations ne sont partagées avec des tiers que lorsque cela est nécessaire pour réaliser la vérification demandée.

Les données de vérification sont hébergées exclusivement en Suisse et traitées conformément aux exigences suisses et européennes en matière de protection des données. Aequivalent limite le partage avec des tiers au strict nécessaire pour réaliser les vérifications demandées. Toutes les données personnelles sont supprimées au plus tard 90 jours après la finalisation du rapport de vérification.