Background Check und soziale Netzwerke: Wie man Warnsignale erkennt

Soziale Netzwerke sind heute weit mehr als digitale Visitenkarten – sie zeigen nicht nur unsere beruflichen Qualifikationen, sondern auch Meinungen, Interessen und Verhaltensweisen. Für Personalverantwortliche können diese Plattformen wertvolle Zusatzinformationen im Rahmen eines Background Checks liefern. Gleichzeitig bergen sie rechtliche und ethische Fallstricke. Umso wichtiger ist ein strukturierter, rechtssicherer Umgang. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie potenzielle Warnsignale erkennen – ohne die roten Linien des Schweizer Datenschutzrechts zu überschreiten.

Warum sollten Sie soziale Netzwerke in Ihre Hintergrundprüfungen einbeziehen?

Stellen Sie sich das LinkedIn-Profil eines Bewerbenden als sorgfältig gestaltetes Schaufenster vor: Was gezeigt wird, ist bewusst gewählt – aber mit einem geschulten Blick lassen sich auch Diskrepanzen oder potenzielle Risiken erkennen. Soziale Netzwerke ergänzen klassische Quellen wie Lebenslauf, Interview oder Arbeitszeugnisse und ermöglichen es, Hinweise auf Reputationsrisiken, mangelnde Teamfähigkeit oder problematische Verhaltensmuster frühzeitig zu erkennen.

Aktuellen Studien* zufolge stimmen 74 % der LinkedIn-Profile nicht mit den eingereichten Lebensläufen überein. Zudem enthalten 66 % der untersuchten Social-Media-Profile mindestens ein Merkmal, das dem Ruf eines Unternehmens schaden könnte.

Was ist in der Schweiz erlaubt – und was nicht?

Der Schutz der Persönlichkeit und der Privatsphäre setzt enge Grenzen:

• Nur relevante Informationen des Bewerbers, die sich auf seine Eignung für die Stelle beziehen oder die für die Erfüllung des Arbeitsvertrags notwendig sind (Art. 328b OR), dürfen berücksichtigt werden.
• Websites mit beruflichen Zielen, wie LinkedIn oder Xing, können frei eingesehen werden.
• Informationen auf Facebook, Instagram, TikTok oder Snapchat dürfen nur dann analysiert werden, wenn sie von der Person selbst öffentlich zugänglich gemacht wurden.

Grundsatz: Die gesammelten Informationen müssen verhältnismässig, zweckgebunden und relevant für die Funktion sein.

Typische Warnsignale in sozialen Netzwerken

a. Widersprüche zwischen Lebenslauf und Online-Profil

Wie bei einem Puzzle, bei dem einige Teile nicht zusammenpassen, sollten offensichtliche Unstimmigkeiten Ihre Aufmerksamkeit erregen. Zum Beispiel:

• Fehlende Abschlüsse oder widersprüchliche Jobtitel.
• Diskrepanzen bei Beschäftigungszeiträumen.
• Auffällige „Lücken“ oder übertriebene Darstellungen.

Solche Unstimmigkeiten können auf mangelnde Transparenz oder bewusste Irreführung hinweisen.

b. Problematische Inhalte oder Verhaltensweisen

Bestimmte öffentliche Verhaltensweisen können ein Risiko für Ihr Unternehmen darstellen:

• Rassistische, sexistische oder diskriminierende Aussagen.
• Anstiftung zu Gewalt oder Verherrlichung von illegalem Verhalten.
• Regelmässige Beiträge mit unangemessenem Inhalt (z. B. Cybermobbing, Fake News, sexuelle Darstellungen, exzessiver Alkoholkonsum).

Diese Inhalte können das Firmenimage gefährden – besonders, wenn sich Mitarbeitende öffentlich mit Ihrem Unternehmen identifizieren.

c. Negative Kommunikation über frühere Arbeitgeber

Wie ein Sportler, der nach jedem Spiel öffentlich seine Mitspieler oder den Trainer kritisiert, wirkt auch ein Bewerber verdächtig, der ehemalige Arbeitgeber oder Kollegen in sozialen Netzwerken schlechtmacht. Solches Verhalten kann auf mangelnde Loyalität oder Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit hindeuten.

d. Öffentliches Engagement, das den Unternehmenswerten widerspricht

Ein starkes öffentliches Engagement in extremistischen (z. B. politischen, religiösen oder ideologischen) Gruppen, illegalen Aktivitäten oder Haltungen, die Ihrer Unternehmenskultur widersprechen, kann ein wichtiges Warnsignal sein. Es gefährdet nicht nur die kulturelle Passung, sondern auch das Vertrauen in Ihre Marke.

Wie kann man ein Profil bewerten?

Bleiben Sie objektiv! Bei der Analyse öffentlicher Informationen in sozialen Netzwerken sollten ausschliesslich berufsrelevante Inhalte berücksichtigt werden. Persönliche Vorlieben oder harmlose Meinungsäusserungen, etwa die Unterstützung eines rivalisierenden Fussballvereins, sind kein legitimes Kriterium für eine Bewertung.

Um eine faire Analyse zu gewährleisten, ist es wichtig, den Prozess zu systematisieren und ein standardisiertes Bewertungsschema einzuführen. Auf diese Weise können Sie jeden Bewerber objektiv und transparent behandeln:

• Welche Netzwerke werden analysiert?
• Welche Kriterien gelten als relevant?
• Welche Kriterien sind tatsächlich mit den Anforderungen der Stelle verbunden?

Durch einen einheitlichen, nachvollziehbaren Prozess vermeiden Sie Diskriminierung, wahren den Gleichbehandlungsgrundsatz und erhöhen die Qualität Ihrer Einstellungsentscheidungen.

Warum sich auch ein Blick nach der Einstellung lohnt

Der Ruf Ihres Unternehmens ist eng mit dem Ruf Ihrer Mitarbeitenden verknüpft, insbesondere wenn diese sich öffentlich als Mitglieder Ihres Unternehmens zu erkennen geben, z. B. durch die Nennung ihres Titels oder die Veröffentlichung eines Fotos an ihrem Arbeitsplatz. In regulierten Branchen wie Banken oder Versicherungen kommt eine rechtliche Verantwortung hinzu: Die Qualifikationen der Mitarbeitenden müssen korrekt dargestellt sein, um Kundentäuschung zu vermeiden. Eine regelmässige Analyse öffentlicher Profile kann dabei helfen, potenzielle Reputations- oder Rechtsrisiken frühzeitig zu erkennen – und zugleich das Bewusstsein für einen verantwortungsvollen Umgang mit sozialen Medien zu schärfen.

Best Practices für einen erfolgreichen Social Media Background Check

1. Immer explizit informieren
Die beste Praxis ist immer noch, Ihre Bewerber explizit darüber zu informieren, dass Online-Reputationsprüfungen durchgeführt werden, und dabei den Rahmen und den Zweck dieser Prüfungen zu nennen. Dies erhöht die Transparenz und verringert rechtliche Risiken.

2. Professionelle Tools oder Partner nutzen
Um Ausrutscher oder eine unangemessene Datenverarbeitung zu vermeiden, empfiehlt sich der Einsatz professioneller, bewährter Lösungen. Aequivalent verbindet fundierte Rechtsexpertise mit leistungsstarken digitalen Verifizierungstools – für schnelle, verlässliche und rechtskonforme Prüfprozesse.

3. Daten korrekt und rechtskonform verarbeiten
Jede Datenverarbeitung muss rechtmässig, verhältnismässig, zweckgebunden und sachlich korrekt sein. Es ist wichtig, die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten (Art. 6 DSG) und alle Anforderungen der Datenschutzgesetze einzuhalten.

4. Ergebnisse dokumentieren
Eine professionelle, nachvollziehbare Dokumentation stärkt Ihre Position sowohl bei internen Entscheidungsprozessen als auch im Falle von Einwänden oder rechtlichen Anfechtungen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Auswahl objektiv zu begründen und gleichzeitig Ihre Sorgfaltspflicht nachweislich zu erfüllen.

5. Sensibilisierung fördern
Die Ergebnisse von Background Checks in sozialen Netzwerken dienen nicht nur der Vorauswahl von Bewerbenden. Sie können ebenso wertvolle Impulse für die interne Sensibilisierung liefern – etwa in Form von Schulungen zu Unternehmenswerten, dem Umgang mit Reputationsrisiken oder der bewussten Nutzung sozialer Medien. So wird ein Prüfverfahren nicht nur zum Mittel der Risikominimierung, sondern auch zu einem wirkungsvollen Instrument zur Stärkung der Unternehmenskultur und digitalen Verantwortung.

Jetzt sind Sie dran

Soziale Netzwerke können der Personalabteilung wertvolle Einblicke in die Persönlichkeit, Arbeitshaltung und kulturelle Passung eines Bewerbenden liefern. Diese Informationen sollten jedoch stets mit Systematik, Sorgfalt und Respekt erhoben werden. Informieren Sie Ihre Kandidatinnen und Kandidaten transparent, fokussieren Sie sich auf berufsrelevante Inhalte und vermeiden Sie jede Form von Diskriminierung. So schaffen Sie die Grundlage für faire und fundierte Einstellungsentscheidungen – im Einklang mit Datenschutz und ethischen Standards.

Denken Sie daran: Ein Social-Media-Profil ist stets nur ein Ausschnitt aus dem Leben einer Person. Um seine Aussagekraft richtig zu bewerten, ist Kontext entscheidend. Beurteilen Sie daher Inhalte nie isoliert, sondern stets im Zusammenhang mit der angestrebten Position und dem Unternehmensumfeld. Wenn Sie öffentliche Informationen aus sozialen Netzwerken gezielt und verantwortungsbewusst als Ergänzung zu klassischen Auswahlmethoden einsetzen, stärken Sie die Qualität Ihres Rekrutierungsprozesses – und erhöhen die Chance, dass Bewerbende und Unternehmen wirklich zueinander passen.

*Quelle: Aequivalent Integritätsstudie 2024