Background checks: 6 arguments pour votre budget 2026

À l’heure où les budgets 2026 se bouclent, les entreprises sont confrontées à un exercice délicat: investir ou économiser. Si la maîtrise des dépenses reste une priorité, chaque franc engagé devrait pouvoir démontrer son impact, qu’il s’agisse d’un gain d’efficacité ou d’une meilleure protection face aux risques de réputation, de conformité ou de sécurité. Les initiatives qui renforcent la confiance et l’intégrité ne devraient pas être de simples charges: elles constituent une assurance précieuse dont la véritable valeur se révèle souvent… lorsque c’est trop tard.

Définir un budget pour les background checks n’est pas toujours simple. Les questions «De combien de contrôles avons-nous réellement besoin?», «Quelles sont les vérifications minimales à faire?» ou «Comment prouver le retour sur investissement ?» reviennent fréquemment lors des arbitrages budgétaires, surtout lorsque les ressources sont limitées.

Si votre entreprise dispose déjà d’un programme de vérification des antécédents, vous choisirez certainement de poursuivre sur la même voie en 2026. En revanche, si vous envisagez de mettre en place ou d’élargir votre dispositif, il est important de disposer d’un cadre clair pour évaluer les coûts et les bénéfices.

Voici six approches concrètes pour justifier et structurer votre budget de background checks:

1. Évaluer le coût caché d’un mauvais recrutement

Chaque recrutement comporte des risques. Un collaborateur inadapté, malhonnête ou non qualifié peut avoir un impact majeur, tant sur le plan financier qu’opérationnel ou réputationnel.

Selon l’étude Advance & HSG*, le coût d’une embauche ratée est estimé entre 1,5 et 2 fois le salaire annuel du collaborateur, en tenant compte du recrutement, de l’intégration et de la perte de productivité.

Pour les employeurs suisses, notamment dans les secteurs spécialisés ou réglementés, ces coûts de remplacement, du départ jusqu’à la réintégration, peuvent être particulièrement élevés. Un background check structuré permet d’identifier les incohérences ou les signaux de risque humain avant la signature du contrat. Bien qu’il ne puisse éliminer tous les risques liés au recrutement, il réduit considérablement l’incertitude et le turnover, en garantissant que les décisions d’embauche reposent sur des informations fiables et vérifiées.

Conseil: Comparez toujours le coût estimé d’une erreur de recrutement avec celui d’un background check (en général quelques centaines de francs). Cette mise en perspective démontre concrètement la valeur préventive des vérifications de candidats.

2. Relier les background checks à la culture d’intégrité et de confiance

Au-delà de la dimension financière, les background checks renforcent la culture d’intégrité d’une entreprise. En vérifiant les antécédents professionnels, la formation et d’autres éléments pertinents, les employeurs démontrent que transparence et équité font partie de leurs valeurs.

Cette approche nourrit à la fois la confiance interne (entre collaborateurs) et externe (avec les clients, partenaires et autorités). En Suisse, où les entreprises évoluent souvent dans des environnements sensibles tels que la finance, la santé, l’horlogerie ou l’administration publique, la confiance est un capital stratégique.

Intégrer les background checks dans les processus RH envoie un message clair: l’intégrité commence dès le recrutement.

Conseil: Lors des discussions budgétaires, positionnez le screening comme un pilier du dispositif d’intégrité et de gouvernance, plutôt qu’une dépense RH isolée. Cela facilite l’alignement avec les priorités des autres départements.

3. Assurer la conformité aux exigences locales et sectorielles

Dans certains secteurs, les background checks ne sont pas seulement recommandés, ils sont obligatoires. Les institutions financières doivent ainsi contrôler que leurs collaborateurs clés sont « fit & proper », selon les règles de la FINMA. D’autres domaines font face à des obligations strictes concernant la protection des données, la santé, la sécurité ou les marchés publics.

Même lorsqu’aucune obligation légale n’existe, disposer d’un processus documenté, équitable et cohérent permet de démontrer le respect des politiques internes et des codes de conduite. Pas seulement lors du processus de recrutement, mais aussi plus tard lors de re-contrôles de collaborateurs déjà en poste. Cela limite les risques juridiques et réputationnels liés à une négligence à l’embauche.

Conseil: Identifiez les obligations spécifiques à votre secteur et reliez votre programme de background checks à ces exigences. Cet ancrage rend le budget plus défendable auprès des comités de gouvernance ou d’audit.

4. Planifier la flexibilité et la prévisibilité des coûts

Un programme de background checks efficace n’a pas besoin d’être complexe ni coûteux. L’essentiel est de pouvoir l’adapter à la taille, à la structure et au profil de risque de votre organisation. 

De nombreuses entreprises suisses adoptent aujourd’hui une approche différenciée, avec des niveaux de vérification adaptés selon la sensibilité du poste. Ainsi, les postes standards peuvent être couverts par des vérifications de base, comme le contrôle des diplômes ou la confirmation des références professionnelles. Dans d’autres cas, des contrôles d’identité, du casier judiciaire et des poursuites peuvent suffire. En revanche, les postes à responsabilité ou sensibles demandent souvent des vérifications étendues ou sur-mesure, incluant les conflits d’intérêts potentiels, le contenu des réseaux sociaux ou les listes de surveillance internationales. 

Cette méthode permet de maîtriser les coûts tout en garantissant un niveau homogène de contrôle des risques et de conformité.

Conseil: Évaluez votre volume annuel de recrutements et associez-le à différents niveaux de screening. En présentant ces chiffres de manière claire, vous facilitez la validation du budget et montrez que votre gestion est solide et réfléchie.

5. Digitaliser les processus RH et optimiser les pratiques de recrutement

Les vérifications d’antécédents peuvent être un levier de digitalisation pour les ressources humaines. Une grande partie du travail administratif déjà effectué par les équipes RH, comme la collecte de diplômes, certificats de travail, pièces d’identité, attestations de domicile ou extraits du casier judiciaire, est en réalité couverte par le processus de vérification lui-même. 

Traditionnellement, ces tâches sont partagées entre les RH et les candidats, impliquant souvent des remboursements et des suivis manuels, ce qui alourdit la charge administrative et rallonge les délais de recrutement et d’intégration.

En réorganisant et en digitalisant ces étapes à l’aide d’une solution de vérification intégrée aux systèmes RH existants, les équipes peuvent simplifier la collecte d’informations, garantir la conformité et libérer du temps pour se concentrer sur des priorités plus stratégiques et humaines.

Conseil: estimez combien de temps vous pouvez gagner en digitalisant et en accélérant ces tâches administratives. Intégrez ensuite ce gain concret dans votre business case pour soutenir la mise en place d’un programme de vérification des antécédents.

6. Renforcer la qualité et la cohérence des décisions de recrutement

Un programme bien conçu vous permet également d’améliorer la qualité et la cohérence de vos décisions d’embauche. En soumettant tous vos candidats au même processus, vous réduisez les biais et garantissez l’équité. 

Les résultats des background checks apportent aux équipes RH des données factuelles pour compléter les entretiens et les évaluations, favorisant des choix plus sûrs et mieux informés. Pour les candidats, un processus transparent et professionnel renforce la confiance envers l’entreprise. Il montre ainsi que les mêmes standards s’appliquent à tous, ce qui représente un gage essentiel d’équité et d’inclusion.

Conseil: demandez aux managers de partager des situations où les background checks ont contribué à de meilleures décisions ou empêché des problèmes. Ces exemples concrets sont souvent plus parlants que des chiffres lorsqu’il s’agit de justifier un budget.

Les background checks: un outil de gestion des risques humains

Comme indiqué plus haut, chaque entreprise peut estimer le retour sur investissement (ROI) de ses vérifications des antécédents. Toutefois, au-delà de l’impact financier immédiat, le screening doit aussi être vu comme un investissement dans l’intégrité et la performance de l’entreprise. A long terme! Il protège ainsi l’organisation, renforce la crédibilité des équipes, prévient les erreurs de recrutement et favorise la confiance tant en interne qu’avec les parties prenantes externes.

Dans un marché de l’emploi hautement concurrentiel, la pression sur les candidats pour «optimiser» leur profil s’intensifie, notamment avec l’usage croissant de l’IA. Selon l’analyse d’Aequivalent portant sur plus de 3’600 dossiers de background checks en Suisse, 74 % des CV contiennent des informations incorrectes, incomplètes ou trompeuses. Dans 5 % des cas, les divergences relèvent même d’une non-conformité manifeste, avec des informations falsifiées ou dissimulées, remettant directement en cause la crédibilité du profil.

En réduisant le risque d’erreur de recrutement et en garantissant des décisions basées sur des informations vérifiées et fiables, les programmes de background checks protègent non seulement la réputation de l’entreprise, mais offrent aussi des bénéfices mesurables, à la fois financiers, opérationnels et humains. 

* Gender Intelligence Report 2023, Advance & Université de Saint-Gall (HSG)