Les background checks sont-ils autorisés en Suisse?

C’est une question que nous entendons très souvent chez Aequivalent, de la part des DRH, responsables compliance et directions générales.

La réponse courte: oui, les background checks sont en principe autorisés.
La réponse plus complète: tout dépend du cadre et de la manière dont ils sont réalisés.

Le cadre juridique

En Suisse, les vérifications d’antécédents se situent à l’intersection des intérêts légitimes de l’employeur et de la protection des données.

Le principe est clair: toute vérification doit présenter un lien direct, objectif et proportionné avec la fonction concernée.

Deux bases légales sont déterminantes:

• Art. 328b CO (Code des obligations)
  L’employeur ne peut traiter des données concernant un collaborateur ou un candidat que si celles-ci concernent son aptitude au poste ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail.
• Art. 3 LPD (Loi fédérale sur la protection des données)
  Tout traitement de données personnelles doit être licite, proportionné, limité à un but précis et transparent.

En résumé: un lien fonctionnel établi et le respect du principe de proportionnalité.

Concrètement, qu’est-ce que cela signifie-pour les RH?

Un background check est admissible lorsque les informations vérifiées présentent un lien objectif avec les responsabilités du poste.

Exemples typiques:

✔ Extrait du casier judiciaire
Peut être justifié pour des postes sensibles et qui ont besoin de confiance accrue: fonctions dirigeantes avec responsabilités de gouvernance, accès à des valeurs patrimoniales sensibles, à des infrastructures critiques ou à des données confidentielles, ainsi que pour des activités auprès de personnes vulnérables (enfants, réfugiés, personnes en situation de handicap ou nécessitant des soins).

✔ Extrait du registre des poursuites
Pertinent pour des fonctions comportant des responsabilités financières ou un risque accru en matière d’intégrité et de corruption. Pour les personnes occupant ces postes, des difficultés financières peuvent augmenter l’exposition au risque d’intégrité, de qualité de performance et de corruption pour l’organisation.

✔ Références
Les prises de références auprès d’anciens employeurs sont autorisées, mais uniquement avec le consentement explicite du candidat. Dans le cas contraire, la collecte n’est pas légale et constitue une atteinte à la vie privée.

✔ Recherches en ligne
Les informations publiquement accessibles sur des réseaux tels que LinkedIn, Xing ou Instagram sont en principe autorisées. Cependant, seuls les contenus qui compromettent objectivement l’aptitude professionnelle et présentent un lien clair avec la fonction concernée peuvent être pris en compte. Cela peut être le cas dans l’évaluation des risques réputationnels pour des postes impliquant un contact clientèle ou une fonction de représentation.

La transparence reste essentielle

Dans de nombreux cas, les candidats ou collaborateurs doivent être informés et donner leur consentement explicite avant toute vérification ou transmission de données à des tiers.

Les candidats/employés doivent être informés sur les éléments suivants:

• Quelles données sont vérifiées?
• Dans quel but?
• Qui y a accès? Et depuis quel pays?
• Combien de temps et où les données sont conservées?

La nature volontaire du consentement doit être examinée avec attention dans le cadre du processus de recrutement et de la relation de travail, car un rapport de dépendance existe: les candidats souhaitent obtenir le poste, les employés craignent éventuellement être désavantagés en cas de refus de consentement.

La transparence n’est donc pas seulement une obligation légale, mais aussi un signe de gouvernance RH professionnelle et responsable.

En conclusion

Les background checks constituent en Suisse un outil légitime de gestion des risques, à condition d’être menés dans le respect du cadre légal, de manière proportionnée et transparente. Correctement structurés, ils permettent de prévenir les erreurs de recrutement, de limiter les risques réputationnels et réglementaires et de renforcer la gouvernance.

Chez Aequivalent, nous accompagnons les entreprises pour trouver cet équilibre: garantir la conformité, réduire les risques et respecter pleinement les droits des candidats.